Hoe klantvriendelijk is het archief?
Een enquête onder de bezoekers van de studiezaal in het
gemeentearchief van Zwolle
F. C. Berkenvelder
6 h. w. en k. wiersma, Bewijs door geschriften,
deel 2 van veegens-wiersma, Het nieuwe be
wijsrecht in burgerlijke zaken (Zwolle 1988),
121-122. In de oudere juridische literatuur over
het onderwerp akte, bij voorbeeld a.pitlo, Be
wijs en verjaring, bewerkt door t.r.hidma,
Arnhem 1981, deel 4 in: pitlo, Het Nederlands
Burgerlijk wetboek, 54-55, wordt bij van de
overheid afkomstige stukken ook het woord
'authentiek' toegevoegd; deze auteur meent
zelfs, dat alle ambtelijke geschriften authentie
ke akten zijn: 'wel nimmer (zal) een ambtenaar
in de uitoefening van zijn functie een geschrift
opmaken dat niet bestemd is om tot bewijs te
dienen'.
Deze juristen verliezen uit het oog, dat bij
voorbeeld ambtelijke adviezen zeker geen akten
zijn, laat staan authentieke.
7 Zie veegens-wiersma, deel 2, 121-124.
8 Artikel 184
1 Authentieke akten leveren tegen een ieder
dwingend bewijs op van hetgeen de ambtenaar
binnen de kring van zijn bevoegdheid omtrent
zijn waarnemingen en verrichtingen heeft ver
klaard.
9 Het is mij niet duidelijk waarom de tekst in
Burgerlijke Rechtsvordering het woord gehele
(afschriften) vermeldt, en niet een formulering
is gekozen als in artikel 8 van de Archiefwet
1962; vergelijk veegens-wiersma deel 2, 148-
149; een notariële grosse mag wèl in bepaalde
gevallen een uittreksel zijn, bij voorbeeld boe
delscheiding en veiling van onroerend goed, en
wel op grond van de definitie van grosse in ar
tikel 43 van de Wet op het Notarisambt. Of
een door de archivaris opgemaakt uittreksel,
dat niet een volledige tekst van een authentieke
akte bevat, wel dwingend bewijs levert is de
vraag; ongetwijfeld is het op zichzelf een au
thentieke akte, ongeacht de status van het ge
kopieerde stuk (dat kan namelijk ook een on
derhandse akte of 'overig geschrift' zijn). Voor
een archivistische beschrijving is deze vraag
echter niet relevant.
10 Zie voor buitenlandse terminologie overigens:
iso-norm 5127 Documentation and information
- Vocabulary, part. 4. Archival documents
(1984) (Engels en Frans). De term akte of iets
dergelijks komt daarin echter niet voor.
Vocabulaire des archives. Archivistique et di
plomatique contemporaines. afnor, Paris 1986
(Frans, met Engelse equivalenten).
h.o. meissner, Archivalienkunde vom 16. Jahr-
hundert bis 1918 (Göttingen 1969), 34-82
(Duits).
Elsevier's Lexicon of archive terminology
(Frans, Engels, Duits, Spaans, Italiaans, Ne
derlands), Amsterdam 1964.
Dictionary of Archival Terminology, München
1984 en 1987 (2de druk). Deze voegt daar het
Russisch aan toe. Voor het begrip akte (en ook
voor vele andere) is echter de behandeling in
Elseviers Lexicon veel beter dan in de onder
ling verschillende twee drukken van de Dictio
nary.
11 Mogelijk is 'rechtsgeldig' ooit in de definitie
gekomen ter onderscheiding van historisch be
wijs; ik meen, dat er geen verwarring tussen
beide 'bewijsvormen' ontstaat, als men er van
uit gaat dat archiefstukken in beginsel admi
nistratieve stukken zijn, die in hun ont
staansperiode het historisch bewijs niet als
bestaansreden hebben. Een eerste steen met in
scriptie is een historisch bewijsstuk, maar geen
archiefstuk.
12 Zie noot 3, pagina 38.
13 Deel 2, pagina 51-56; een ondertekening is een
geheel van lettertekens in het handschrift van
de ondertekenaar waardoor deze hetzij zijn
naam schrijft zoals hij gewoonlijk doet, hetzij
zich anderszins individualiseert zoals hij ge
woonlijk doet. Een analfabeet kan dus geen ak
te opmaken, omdat een kruisje, zelfs met een
getuigenverklaring, geen ondertekening is; een
handtekeningstempel daarentegen weer wel.
14 Zie: J. l. van den gouw, 'Munimenta et monu-
menta', in nab 84 (1980), 510.
15 Wetboek 1809, artikel 1; grondwet 1815 artikel
162: 'In naam des Konings'; wet van 22 juni
1891 Stb. 125: 'Wanneer eene Koningin de
kroon draagt,' worden de woorden in het for
mulier 'des Konings' vervangen door 'der Ko
ningin'. Besluit van 1 december 1813 Stb. 3 en
Besluit van 11 december 1813 Stb. 10, artikel
32: 'In naam van den hooge Overheid'; grond
wet 1814 artikel 99 'In naam van den Souverei-
nen Vorst'; paragraaf 6 van de Verordening
van den Rijkscommissaris voor het bezette Ne
derlandse gebied, 29 mei 1940 nr. 3: 'In den
naam van het Recht'. Tijdens de Republiek
voor elk gewest andere formules, in Holland
bijvoorbeeld meestal 'uit den naam en vanwe
gen de hoge Overheid en Grafelijkheid van
Holland en Westvriesland'.
132
Archieven worden bewaard om gebruik! te kunnen worden. Een belangrijke
vraag is: hoe ervaart de onderzoeker zijn bezoek? Een antwoord daarop kan
van belang zijn voor het beleid. De Zwolse gemeentearchivaris drs F. C. Ber
kenvelder heeft zelf een enquête ontwikkeld om er achter te komen hoe klant
vriendelijk zijn archief is. Hij beschouwt de enquête als een eerste aanzet en
wekt Landelijke Kring en Rijksarchiefdienst op met deskundige hulp een model
enquêteformulier te ontwikkelen.
Inleiding
Archieven zijn er om te gebruiken. Anders zijn archiefgebouwen pakhuizen
vol papier, waar niemand iets aan heeft. Daarom staat de gebruiker bij het
gemeentearchief van Zwolle centraal. Al jaar en dag wordt de prioriteit van
de inventarisatiewerkzaamheden bepaald door de gebruikers. Daartoe leggen
de studiezaalambtenaren hun oor goed te luisteren: zij vragen aan de onder
zoekers welke categorieën van archieven en verzamelingen zij het eerst ontslo
ten en nader toegankelijk gemaakt willen zien. Dit wordt met de archivaris
besproken en op grond hiervan wordt ieder jaar in gezamenlijk overleg de voor
deze werksoort ter beschikking staande tijd verdeeld. Dagelijks wordt door
ieder lid van het archiefpersoneel de op die dag aan de verschillende werksoor
ten bestede hoeveelheid tijd vermeld. Iejier kwartaal vindt een voortgangscon
trole plaats waarbij gekeken wordt of de uitkomsten overeenkomstig de plan
ning waren, hoe de vorderingen waren, welke problemen zich hebben
voorgedaan en of zich wellicht problemen zouden kunnen voordoen. Wensen
van gebruikers worden meegedeeld en geregistreerd om te laten meedingen bij
de vaststelling van de volgorde van de prioriteiten bij de eerstvolgende jaar
planning.
Bij een overheidsinstelling met een monopoliepositie als een archiefdienst
zal immers de kwaliteit van de dienstverlening voorop dienen te staan. Alleen
133
