/i'
öLV\ü(ccrnv^<Hn' cLl LyaX'u-
Indien van een geschrift een afschrift of uittreksel is vereist, dat enige vorm
van bewijskracht heeft in publiek- of privaatrechtelijke zin, dan wordt dit op
gemaakt door de bevoegde autoriteit in de vereiste vorm, wat de gangbare om
schrijving is van het begrip authentiek, ook in de archivistiek. Dit impliceert
niet dat ieder authentiek geschrift ook een authentieke akte of authentiek af
schrift daarvan is in de zin van het burgerlijk bewijsrecht; daarvoor moet het
aan de in Burgerlijke Rechtsvordering voorkomende criteria voldoen, zie on
der 2. Authentiek heeft dus in het burgerlijk procesrecht een veel meer beperkte
betekenis dan in de archivistiek.
Vooral de negentiende eeuw leverde talloze beschikkingen in de vorm van
door de bevoegde autoriteit opgemaakte 'afschriften''uittreksels' of 'extrac
ten' uit de 'resoluties van en de twintigste eeuw zette dat gebruik nog voort,
toen de resoluties in het geheel niet meer als zodanig werden opgemaakt. Het
'afschrift' is dan dus in feite niet anders dan de expeditie van een beschik
king;14 voor de belanghebbenden strekken deze stukken echter alle 'tot bewijs
van het daarin vermelde' en zijn zij dus akten. De definities en toelichtingen
van afschrift en uittreksel behoeven echter in het kader van dit artikel geen
wijziging.
Als nieuwe tekst met toelichting voor het begrip akte stel ik voor:
38 Een akte is een geschrift, opgemaakt om als bewijs van het daarin vermelde
te dienen.
Dit is een zeer ruime definitie: alleen stukken waaraan slechts achteraf bewijs
kracht zou kunnen worden toegekend (bij voorbeeld een agenda) vallen hier
niet onder. Om die reden is het aan te raden bij de beschrijving van archiefstuk
ken zoveel mogelijk meer specifieke termen te gebruiken; bij de overheid is
dat bij voorbeeld beschikking, met als specifieke vorm onder andere de ver
gunning, paspoort en rijbewijs. Verder het tractaat (in de zin van verdrag),
sententie, vonnis. In de privaatrechtelijke sfeer is dat het aandeel(-bewijs), polis,
diploma, codicil, kwitantie, requ, cheque, maar ook brief.
Een bijzondere vorm is de authentieke akte, voorzover opgemaakt om als
bewijs van privaatrechtelijke rechtsbetrekkingen te dienen door een daartoe
bij de wet bevoegd verklaarde ambtenaar, of vóór 1811 rechtscollege of zelf
standig oorkonden uitvaardigende functionaris of college. Speciale vormen
daarvan zijn testament, exploot en dagvaarding. Samenstellingen met brief in
oude benamingen: schepenbrief, geloofsbrief zijn te vermijden wegens de mo
gelijke verwarring met de brief. De term 'oorkonde' wordt uitsluitend gebruikt
in de diplomatiek (noot 55 nat 14); archivistisch zijn oorkonden te beschrij
ven als akten. Zie ook nummer 98. Eveneens te vermijden is het gebruik van
de term akten in de zin van handelingen, volgens Handleiding paragraaf 88
de verzamelnaam voor notulen en resoluties.
128
^ITÖc fo-vciitctwtucj futiALk/l
5c
cpTa-ivi cfccix H-fncCivt» 4"' dJU.
ceyc' i .v n-vT') f) Ca
j) i. Svco-iw itueb ïcciict'o^ J-l o^ctyc-o
r
$nv,c
Vonnis van de vrederechter van Hoogeveen. Minuut, echter identiek met de grosse, 1811.
Meestal lijken vonnissen in de periode 1811-1813 echter in de vorm van een proces-verbaal
te zijn opgemaakt.
Rijksarchief in Drenthe, Vredegerecht Hoogeveen, inv. nr. 7.
4
Andere begrippen; proces-verbaal en grosse
Andere definities en toelichtingen, die in verband met de definitie en het toe
passingsgebied akte aanpassing behoeven zijn: het proces-verbaal en de gros
se. Daar een akte in vele vormen kan voorkomen is er geen reden om dat be
grip niet in de definitie van proces-verbaal op te nemen. Bovendien herhaalt
de eerste zin van de toelichting in Lexicon nummer 42 de definitie van akte
vrijwel volledig. Daarom kan ook de toelichting worden vereenvoudigd:
42 Een proces-verbaal is een akte (38) waarbij ambtshalve verslag (50) wordt ge
daan van enige handeling of bevinding.
Wanneer het verslag de handelingen van een vergadering betreft, zal het soms
moeilijk zijn te beslissen of men de term notulen of proces-verbaal moet kie
zen (toelichting op nat nummer 27).
In de huidige definitie van grosse is iedere expeditie van een akte een grosse.
129
