Typen bewijsstukken, die elders in het Lexicon onder een andere definitie val
len, bij voorbeeld beschikking, worden in inventarissen soms wel, soms niet
met 'akte' beschreven. Wel: de benoeming van een ambtenaar, niet: het rijbe
wijs, de vergunning. Ook in briefvorm verzonden stukken kunnen echter als
bewijsstuk voor de belanghebbende zijn opgemaakt. 'Akte' is mijns inziens
op zichzelf dan ook geen redactionele vorm, zoals 'notulen', 'brief' of 'be
schikking', maar een verzamelnaam, zoals ik in het hierna volgende zal ver
duidelijken.
De formulering 'rechtsgeldig bewijs' in de definitie geeft aanleiding om eens
een blik te werpen de juridische literatuur. Dan blijkt dat er sprake is van twee
op het eerste gezicht op elkaar lijkende terminologieën, die echter wezenlijke
verschillen vertonen. Diverse definities in het Lexicon geven echter aanleiding
tot het vermoeden dat deze terminologieën en tradities door elkaar zijn gehaald,
of preciezer dat de archivistische traditie zich heeft laten misleiden door de
juridische.
De opzet van dit artikel is het archivistische begrip akte zoveel mogelijk te
emanciperen van het juridische, en dat doe ik aan de hand van een vergelij
king van de archivistische terminologie en de terminologie omtrent het mo
derne bewijsrecht in burgerlijke zaken. Uit het betoog zal blijken, dat het niet
nodig is oudere of andere regelingen systematisch de revue te laten passeren.1
De definitie van de Nederlandse Archiefterminologie wordt nagenoeg gedekt
door die in paragraaf 92 van de Handleiding van 1898, waar oorkonde een
in plechtige vorm opgestelde akte, nummer 14 van deze terminologie) gedefi
nieerd wordt als volgt: Oorkonden zijn geschreven stukken, die men in den
daartoe bestemden vorm opmaakt, opdat zij als bewijs van het daarin vermel
de zullen kunnen dienen. In de latere definitie ontbreekt dus in hoofdzaak:
'in den daartoe bestemden vorm', terwijl aan het woord 'bewijs' later het be
grip 'rechtsgeldig' is toegevoegd. De definitie is door Th. van Riemsdijk ont
leend aan H. Bresslau, Handbuch der Urkundenlehre, zoals de Handleiding
ter plaatse vermeldt.
Dat de oorspronkelijke definitie van oorkonde/akte van de auteurs van de
Handleiding van 1898 haar juridische afkomst verraadt is niet verbazingwek
kend. Het zal namelijk geen toeval zijn, dat oudere juridische handboeken de
finities van het begrip akte geven, die met die van de Handleiding overeenko
men, bij voorbeeld Anema-Verdam2: akten zijn alle authentieke geschriften
en onderhandse geschriften, voor zover deze ondertekend zijn, bestemd om
tot bewijs te dienen. Scheltema3 definieert de (onderhandse) akte als een on
dertekend geschrift bestemd om te dienen tot bewijs van de daarin verklaarde
feiten.
Beide definities lijken meer op de omschrijving van 'oorkonde' in de Hand
leiding dan op de formulering van de toenmalige teksten voor het Burgerlijk
Wetboek, namelijk de artikelen 1905 en 1911.4
Een nieuwe wetgeving betreffende het bewijsrecht in burgerlijke zaken is
van kracht sinds 1 april 19885 en maakt sindsdien deel uit van het Wetboek
van burgerlijke rechtsvordering als artikelen 176-188. Over de akten en von
nissen handelen de artikelen 183-188. Artikel 183, lid 1, daarvan luidt: Akten
zijn ondertekende geschriften, bestemd om tot bewijs te dienen. Behalve het
124
in de archivistische definitie niet voorkomende woord 'ondertekende' (en wel
voorkomen van 'rechtsgeldig') is er nog een zeer belangrijk inhoudelijk ver
schil. Het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering en ook de daaraan voor
afgaande artikelen in het Burgerlijk Wetboek en de op beide gebaseerde juri
dische literatuur houden zich slechts bezig met privaatrechtelijke zaken en ten
behoeve daarvan eventueel door openbare ambtenaren opgemaakte stukken,
en niet met door de overheid bij de uitoefening van haar taken opgemaakte
stukken. In deze literatuur worden van de overheid afkomstige stukken wel
als akten beschouwd, maar niet als authentieke (dwingend bewijs opleveren
de) akten. Ook de term authentiek heeft hier dus een aparte betekenis.6
2
Bewijsrecht in burgerlijke zaken
Om het begrippenapparaat te ordenen is het allereerst noodzakelijk summier
op het bewijsrecht in burgerlijke zaken in te gaan. In het Wetboek van burger
lijke rechtsvordering worden drie typen geschriften onderscheiden, namelijk
akten, authentieke akten en overige geschriften. Geschriften moeten begrijpe
lijke leestekens dragen, dus audio-visuele media en beelden op foto's, films
of kaarten vallen daar niet onder. Dat is ook logisch, want de interpretatie
van bij voorbeeld afbeeldingen blijkt lang niet altijd uit de afbeeldingen zelf.
Wel kunnen partijen in een overeenkomst aan een bepaalde geluidsband of
film bewijskracht toekennen, waardoor deze als het ware een bijlage gaat vor
men bij de overeenkomst, of deel uitmaakt van de akte. De rechter is overi
gens vrij geschriften-niet-akten als bewijsmiddel te accepteren.
Het volledige artikel 183 Burgerlijke Rechtsvordering luidt:
Artikel 183
1 Akten zijn ondertekende geschriften bestemd om tot bewijs te dienen.
2 Authentieke akten zijn akten in de vereiste vorm en bevoegdelijk opgemaakt
door ambtenaren aan wie bij of krachtens de wet is opgedragen op die wijze
te doen blijken van door hen gedane waarnemingen of verrichtingen. Als au
thentieke akten worden tevens beschouwd de akten waarvan het opmaken aan
ambtenaren is voorbehouden, doch waarvan de wet het opmaken in bepaalde
gevallen aan anderen dan ambtenaren opdraagt.
3 Onderhandse akten zijn alle akten die niet authentieke akten zijn.
Authentieke akten (over het begrip zie onder) leveren dwingend bewijs op: de
rechter moet de inhoud van het bewijsmiddel aanvaarden zolang het tegenbe
wijs niet geleverd is. Andere akten (dus onderhandse) leveren in beginsel slechts
tussen partijen dwingend bewijs op. Akten, die niet van een van de partijen
afkomstig zijn, staan wat bewijskracht betreft in principe op gelijk niveau als
overige geschriften, ongeacht of zij van de overheid of van een particulier af
komstig zijn. Zij worden dus in het burgerlijk procesrecht niet als akten be
schouwd. Dit betreft dus bij voorbeeld (raads)notulen en andere administra
tieve stukken, waaronder begrepen stukken die als bewijsmiddel in strafzaken
zijn opgemaakt, bij voorbeeld het proces-verbaal van een verkeersovertreding,
dat wordt gebruikt bij een schadeclaim.7
Alleen op tegenspraak gewezen vonnissen in strafzaken (dus bij voorbeeld
125
