De provincie en het archiefbeheer
op lokaal niveau
J. N. T. van Albada
2
1990 lijkt een interessant jaar te worden voor de provinciale archiefinspectie.
Wijdde in de vorige aflevering de inspecteur van Noord-Brabant een artikel
aan deze bijzondere functie, nu bespeelt gemeentearchivaris Van Albada het
toetsenbord van zijn pc om de discussie voort te zetten. 'Wie doet wat' lijkt
een groter probleem dan 'wie is wie'. Een andere bijdrage aan een niet gevoer
de polemiek.
1
Inleiding
Een van de aantrekkelijke kanten van het ouder worden is dat je van tijd tot
tijd kunt zeggen: 'oh, dat is al een keer gezegd, geprobeerd' (bedoeld: 'mislukt').
Wij oudere jongeren tonen daarmee aan dat wij in de traditie leven van de oudere
ouderen en dat ook wij er niet vies van lijken te zijn soms vernieuwingen te
willen blokkeren. Daarom zal ik mij niet mengen in de argumenten die de twee
provinciale inspecteurs, die ik in mijn werkzaam leven als gemeentearchivaris
tot nu toe heb meegemaakt, aanvoeren inzake het al dan niet succesvol (kun
nen) zijn van de huidige of toekomstige provinciale archiefinspecties.
Eerlijk gezegd, van de provinciale archiefinspecties heb ik geen al te hoge
pet op. Hun nut heb ik nooit zo goed begrepen, tenminste niet voor een ge
meente met een gemeentearchivaris. Dat zij onder de heidenen een Clio welge
vallige taak kunnen verrichten is mij duidelijk. Maar laten zij het daar dan
ook bij houden. En wanneer ik de CBS-enquêtes mag geloven, zijn zij daarin
niet al te succesvol geweest.
Haaks hierop staat dat ik de inspecteur éénmaal van stal heb gehaald om
een rapport op te stellen over het in mijn toenmalige gemeente over de dyna
mische en semi-statische archieven gevoerde beheer. Voor het resultaat was
en ben ik de heer inspecteur zeer erkentelijk. Ook ben ik hem zeer erkentelijk
dat hij mij niet voor de voeten gelopen heeft toen ik, een paar jaar later, in
diezelfde gemeente een archiefbewaarplaats mocht realiseren. Ik moet er niet
aan denken dat iemand die ook een handboek in de kast heeft, adviseert in
bouwfysische problematieken. Eén eigenwijze archivaris is voor de meeste ar
chitecten en hun bouwkundige adviseurs wel genoeg.
44
Inspectie
En toch ben ik van mening dat er voor de 'inspecteur' wel degelijk een rol kan
zijn weggelegd. Een rol waarvan sommige van mijn gemeentelijke collega's
mogelijk zullen gruwen.' Een rol die overigens niet vervuld zal kunnen wor
den door, zoals nu helaas veelal het geval, pas afgestudeerde collega's. Deze
rol kan alleen worden vervuld door collega's die hun sporen in het vak al heb
ben verdiend, de meest succesvollen, en wel als een bekroning van hun carriè
re en niet als een eerste, en soms tevens laatste, stap daarop.
Het lijkt mij alleen veel aardiger, zelfs beter, om deze taak aan een ander
instituut op te dragen. De gangbare inspectiewerkzaamheden kunnen worden
verdeeld in drie groepen: inspectie, advisering en representatie. Inspectie is ver
want aan sanctie, een echte griffietaak. Advisering is verwant aan kennis, een
echte 'kennistaak'. Mijn oordeel over de derde taak lijkt mij in dit kader niet
relevant.
De inspectietaak valt voor mij daarmee binnen het normale takenpakket van
de provincie, een taak die elke middelbare of hogere archiefambtenaar, met
enige bijscholing, zou moeten kunnen uitvoeren. Wanneer we de provincie
Noord-Brabant als uitgangspunt nemen, mogen we veronderstellen dat voor
geheel Nederland bij de realisatie van een sluitend net voor het gemeentelijk
archiefbeheer 80 tot 100 archiefdiensten toereikend zijn. Het aantal diensten
zou per provincie dan variëren van 4 tot 15 a 20. Gezien de kwaliteit der door
snee gemeentearchivaris kan het repressieve toezicht dan worden uitgevoerd
door een eenvoudige klerk der eerste klasse.
3
Advisering
De huidige inspecteurs hebben het kennelijk wenselijk geoordeeld hun kennis
samen te ballen in een kennisbank. Aangezien, voor zover valt waar te nemen,
dit niet heeft geleid tot arbeidstijdverkorting, zal dit dus op termijn leiden tot
kennisvermeerdering. Zou die kennis niet nog veel meer vermeerderd kunnen
worden wanneer wordt overgegaan tot de oprichting van een werkelijk secto
raal 'centre of excellence', mijns inziens bij voorkeur te verbinden aan een Rijks-
archiefschool nieuwe stijl of desnoods aan de Vereniging van Nederlandse Ge
meenten? Een 'kennisbank' waaraan alle lagen van het archiefwezen kunnen
bijdragen? En die ook budgetten zou moeten hebben voor het uitvoeren van
onderzoek en het ontwikkelen van nieuwe produktiemethoden? De in deze ken
nisbank opgeslagen gegevens staan ten dienste van het totale vakgebied.
4
Een hypothese
Een van de argumenten voor het handhaven van de rijksarchiefdienst in zijn
huidige vorm in de discussies die geleid hebben tot het huidige ontwerp voor
een nieuwe archiefwet, was de meerwaarde van een grote organisatie, zoals
ruimte voor specialisten, centrale ontwikkeling van nieuwe produktiemetho
den en, uiteindelijk, betere produkten voor de klant.
45
