de onderhoudskosten, die ongeveer 1% van de investeringskosten per maand
zullen bedragen.
er is geen weg terug: alle toekomstige conversieproblemen, nieuwe investerin
gen enzovoort zullen onder ogen moeten worden gezien.
Inleider concludeerde dat de investeringskosten (hardware, software) meestal
in grote trekken bekend zijn, ook al worden de bijkomende kosten (aanpas
sing van ruimtes, bekabeling enzovoort) vaak over het hoofd gezien. Wat ech
ter maar al te vaak wordt verwaarloosd zijn de verborgen kosten (in de perso
nele sfeer), die doorgaans veel hoger zijn. Schatting van deze kosten kan de
systeemkeuze beinvloeden, bijvoorbeeld in verband met de vraag in hoeverre
eigen deskundigheid vereist is. Onontbeerlijk is bovendien het opstellen van
een programma van eisen, waarmee voortdurend vastgesteld kan worden wat
wel en niet nodig is, of langs andere wegen bereikt kan worden. De neiging
bestaat naar een ideaal systeem te zoeken en, bij het onvermijdelijk niet vin
den ervan, tot ingrijpende software-ontwikkeling over te gaan. Dit leidt bijna
altijd, niet alleen op korte maar ook op lange termijn, tot extra problemen
en kosten. Het verdient de voorkeur te streven naar standaardoplossingen (veel
verkochte produkten die door de leverancier verder ontwikkeld worden), ook
als die niet (meteen) geheel voldoen. Het is belangrijk op te sporen waar de
essentiële verschillen liggen tussen handmatige en geautomatiseerde verrich
ting van werkzaamheden. Automatisering maakt soms sterke procedurele ver
eenvoudigingen mogelijk, die evenwel organisatorische aanpassingen kunnen
vragen. Tenslotte stelde spreker dat het zeer lonend kan zijn te onderzoeken
welk deel van de nieuw ontstane werkzaamheden is uit te besteden (bijvoor
beeld retrospectieve invoer), waarbij men zich ervoor moet hoeden hogere eisen
te stellen dan men vroeger deed. Er valt veel meer onder overtypen dan men
wel eens denkt en professionele typekrachten doen dit werk sneller, dus goed
koper.
Mevrouw drs S.A. Bronmans (abva/kabo) belichtte in haar inleiding de so
ciale aspekten van automatisering. Eén van de oorzaken dat de vakbond zich
pas in een laat stadium op de automatisering heeft 'gestort' was, dat de gevol
gen voor de werkgelegenheid, zowel kwantitatief als kwalitatief, niet van zo
danige aard waren dat ingrijpen van vakbondszijde echt nodig was. Oude werk
soorten verdwijnen, terwijl er nieuwe voor in de plaats komen. Zij benadrukte
dan ook, dat opleidingsplannen om twee redenen een onontbeerlijk bestand
deel van automatisering zijn. Automatisering slaagt alleen wanneer de werk
nemers betrokken worden bij de besluitvorming. Dat is te realiseren door in
een vroegtijdig stadium aandacht aan opleiding te besteden. Dan zijn ook waar
devolle initiatieven vanaf de werkvloer te verwachten. Opleiding in de sfeer
van om- en bijscholing moet zich vervolgens richten op die beroepscategorieën,
waarvan de werkgelegenheid het meest bedreigd wordt. Is automatisering op
Tayloriaanse leest geschoeid, dan ligt mislukking voor de hand. Is de inzet in
tegratie van functies en taken, dan kan de inhoud van het werk juist verbeteren.
Voorbeelden uit de praktijk kwamen van drs A. Pietersma van het gemeen
tearchief Utrecht en van A.F.E. de Heer van de Rijksdienst voor de Beeldende
16
Kunst. Net als Kloosterman kwam ook De Heer tot de slotsom, dat automati
sering eerder werk verzwaring dan werk verlichting tot gevolg heeft. Ook kwam
naar voren, dat het raadzaam is 'veiligheidskleppen in te bouwen' om te voor
komen, dat automatisering in plaats van middel doel wordt en niet te automa
tiseren kerntaken om die reden worden geschrapt. Men constateerde, dat in
de startfase van automatisering de invloed van 'techneuten' groot is. Dit wordt
vaak versterkt doordat automatisering bij de afdeling Algemene Zaken wordt
ondergebracht, zoals bij het gemeentearchief Utrecht. Gevolg daarvan is, dat
kennis van specifieke toepassingen voor het vervolgtraject bij de vakafdelin
gen ontbreekt. Basisscholing voor alle betrokkenen en sturing door de staf bie
den daarvoor een oplossing. Indien voor projectorganisatie wordt gekozen,
zal de projectmanager boven de 'techneut' gesteld moeten worden, maar in
een kleine organisatie zijn beide functies vaak in één persoon verenigd. Tenslotte
bestond er communis opinio over de noodzaak van een gemeenschappelijke
aanpak van automatisering binnen het archiefwezen. De één beperkte dit tot
de gemeentearchieven en zag hierin een taak voor de lkgs weggelegd, een an
der zag het breder en vond dat de van een belangrijke rol op automatise
ringsterrein zou moeten spelen.
Afzetmarkt
Centraal bij dit thema stond de vraag of en hoe de publieke belangstelling voor
het archief geprikkeld moet en kan worden. Mevrouw M. van der Reyden, werk
zaam bij de directie beleidszaken cultuurbeheer van wvc, noemde marketing
in de culturele sector zinvol, omdat het dwingt tot keuzes over de wijze waar
op doelstellingen gerealiseerd moeten worden. Volgens haar kan het leiden tot
grotere aantallen bezoekers, hogere inkomsten en intern tot doelmatig en prettig
samenwerken. Het maakt het mogelijk optimaal te reageren op de kansen die
de culturele markt biedt. Zij constateerde echter dat marketing pas zin heeft,
als de overheid met haar regelgeving het ontwikkelen van een marketingaan
pak niet meer belemmert; de baten van een succesvol marketingbeleid komen
nu meestal niet ten goede aan de instelling zelf. Als dat obstakel is weggeno
men meende spreekster, dat onder het motto: 'history is fun' archieven leuk
en interessant zijn (te maken) en archivarissen een marketing-mentaliteit moe
ten ontwikkelen.
Een praktijkvoorbeeld daarvan gaven de heren A.W. Hirs en B. Bakker, ver
antwoordelijk voor de presentatie en externe betrekkingen van het gemeen
tearchief Amsterdam. Het werken aan toegankelijkheid van archieven en ver
zamelingen is volgens hen meer dan ontsluiten alleen. Iedere archiefdienst heeft
eveneens de opdracht het publiek te attenderen op het bezit en de mogelijkhe
den van het bedrijf. Positieve publiciteit is een goed middel om dit te bereiken.
Dat heeft als nevenvoordeel, dat er een welwillende stemming bij de geldschie
ters cq gemeentebestuur ontstaat. Uitgangspunten voor het pr-beleid zijn de
regelgeving en de beleidsplannen. Vervolgens vraag je je af welke 'doelgroe
pen' je wilt bereiken en welke middelen daarvoor het meest geschikt zijn. Voor
beelden van doelgroepen zijn wetenschappelijk onderzoekers van diverse dis-
17
