delijk niet veel op, omdat deze depots aan veel hogere eisen voldoen dan die
van commerciële bedrijven. Het is dan nodig om onderscheid aan te brengen
tussen categorieën van archiefbestanden (bijvoorbeeld op termijn vernietig
baar of niet) en de noodzaak tot raadpleging. Omgekeerd werd gesteld, dat
omvangrijke vernietiging gekoppeld aan een goede WA-verzekering waarschijn
lijk goedkoper is dan op termijn vernietigbare bescheiden in een commerciële
archiefbewaarplaats onder te brengen. Daarbij werd nog zijdelings gevraagd
of de Nederlandse rechter bereid is aan archivalia, die zijn overgebracht naar
een particulier bedrijf en aldaar of bij de overheid zelf door particulieren zijn
geschoond, even grote bewijskracht toe te kennen als aan overheidsarchivalia
die dezelfde behandeling hebben ondergaan door de overheid zelf.
Het maken van onderscheid tussen permanent of incidenteel uitbesteden dook
bij de beantwoording van de vraag of uitbesteding aan particuliere bedrijven
goedkoper is, steeds weer op. Zonder adstructie met cijfertjes werd zowel door
de aanwezige particulieren (Varekamp voor archiefbeheer en Buro Den Boer
voor archiefbewerking) als van de kant van de archiefdiensten onderschreven,
dat bij incidentele inschakeling het bedrijfsleven goedkoper is. Men heeft het
dan echter niet over archiefbeheer in de zin der wet, rechtszekerheid enzovoort.
Inleider drs J.N.T. van Albada stelde dat de vraag of archiefbeheer door par
ticulieren goedkoper is, niet relevant is zolang onze bestuurderen ons niet ge
bruiken als bedrijfsarchivarissen, dienstbaar alleen aan het dagelijkse produc
tieproces van het bedrijf. Zover zag hij het nog niet zo snel komen.
Een voorbeeld uit de praktijk van bedrijfsmatig werken op financieel gebied
was de inleiding van mevrouw drs A.E. Groeneveld van de Rijksdienst voor
de Beeldende Kunst (rbk). Zij gaf allereerst aan, dat bedrijfsmatig werken
voor haar dienst optimalisatie in plaats van maximalisatie van de productie
betekent en dat voor kwaliteit nu eenmaal betaald moet worden. De totstand
brenging en het 'afzetten' van ieder product wordt als project met bijbeho
rend budget en informatiesysteem omschreven, de organisatie bestaat uit pro-
ductgerichte eenheden (afdelingen, projectgroepen). Het geheel wordt voorzien
van een duidelijke toedeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden op
grond van een heldere functiescheiding in organisatorische en inhoudelijke werk
zaamheden: 'door organisatorische werkzaamheden door daarvoor capabele
mensen te laten verrichten creëer je meer tijd voor creatieve doeleinden'. Hier
door en door de directe beschikking over de middelen die nodig zijn om het
werk te sturen (geld, informatie en dergelijke) wordt de eigen invloed op het
werk vergroot. Het is onmogelijk om tussentijds met budgetten van verschil
lende projecten te schuiven. Alleen halverwege het jaar kan de directeur beslissen
voor een bepaald project meer geld uit te trekken. De rigide kanten die dit sys
teem in zich herbergt, worden desalniettemin door de voordelen gecompen
seerd. Onvoorziene meevallers en sponsorgelden die bij onvoorziene tegenvallers
zijn verworven, vallen buiten begrotingsverband. Voor sponsorgelden wordt
geen aparte rechtspersoon opgericht. Dit zou volgens spreekster maar fraude
in de hand werken. De inhoudelijke bemoeienis van het rijk wordt weieens als
lastig ervaren. Dat wordt nog versterkt doordat de rbk per project door wvc
gefinancierd wordt. Als voorbeeld noemde de spreekster de vraag van wvc,
of het Nederlandse neo-classicisme wel een tentoonstelling waard was.
14
Automatisering
Het was nu eens niet de bedoeling de nieuwste technische snufjes uit te wisse
len, maar de personele, financiële en organisatorische aspekten alsmede uit
besteding aan particuliere (software)bedrijven van automatisering aan de or
de te stellen. J. Kloosterman, adjunct-directeur van het iisg, stelde dat de veel
gevraagde kosten/batenanalyse in zijn algemeenheid niet te geven is. Er zijn
wel een paar elementen te noemen:
mits vergezeld van de nodige organisatorische maatregelen zal automatisering
de arbeidsproductiviteit doen toenemen, hetgeen voor de subsidiegever ver
heugend is
dit leidt echter niet vanzelfsprekend tot besparing van arbeidskosten: men gaat
problemen aanpakken die voorheen onoplosbaar waren. Wel bestaat er een
tendens tot verdergaande arbeidsdeling, omdat duidelijk hoger en lager gekwa
lificeerde werkzaamheden te onderscheiden zijn, wat differentiatie in inscha
ling ten gevolge kan hebben.
de toename in arbeidsproduktiviteit en verbetering van zoekmogelijkheden ver
hogen de waardering van de gebruiker voor de instelling en soms het getal van
de gebruikers. Dit werkt soms kostenverhogend, tenzij de subsidiegever de waar
dering deelt en (materieel) beloont.
hinderlijk voor de gebruiker en de instelling is echter het veel voorkomende
verschijnsel dat automatisering leidt tot verveelvoudiging van het aantal toe
gangsmiddelen. De oplossing van dit probleem is doorgaans kostbaar.
vrijwel altijd zal rekening gehouden moeten worden met jaarlijks terugkeren-
15
