arekamp rchieven
ciplines, beroepsgroepen als journalisten, bouwkundigen, kunstenaars, nota
rissen, bedrijven, studenten. Middelen zijn onder andere tentoonstellingen, pu
blicaties in de reguliere bladen of in specifieke (vak)bladen, rondleidingen, in
terviews, lezingen, open dagen. Planning, inhoud en kwaliteit zijn essentieel.
Met het ad hoe aantrekken van een pr-bureau of het aanstellen van een vaste
pr-medewerker alleen ben je er niet. Pr hoort in de gehele organisatie geïnte
greerd te zijn; in het takenpakket van elke medewerker, werkzaam bij welke
afdeling dan ook, hoort een element van pr en voorlichting te zitten, ook fi
nancieel. Onmiddellijk rijst dan de vraag, hoe je daarvoor aan financiën komt
als je al over te weinig middelen beschikt om al je andere taken behoorlijk uit
te voeren. Het gemeentearchief Amsterdam ziet daar verschillende mogelijk
heden voor. Daar wordt onder andere samengewerkt met bedrijven die geïnte
resseerd zijn in de benaderde doelgroep, en er is een door de gemeenteraad
ingesteld Archieffonds, dat voor de nodige middelen zorgt. Bovendien is be
rusten in bezuinigingen volgens de sprekers alleen maar verdergaande bezui
nigingen te weeg brengen, terwijl je juist dan moet laten zien wie je bent en
wat je doet, en wel gericht op die mensen die invloed hebben op de besteding
van de (gemeenschaps)gelden.
Voor pr- en voorlichtingsdoeleinden zijn ook vriendenkringen in te zetten, zo
betoogde mevrouw M. Lestraden (provinciaal museumconsulent bij de Fede
ratie van Musea in Zuid-Holland). Zij vindt vriendenkringen waardevol, mits
eerst goed wordt geanalyseerd wat die 'vrienden' willen en kunnen (om ze ef
fectief in te kunnen zetten), de instelling zich goed voorbereidt op alle conse
quenties (opvang, waardering, investering in tijd en geld) en zich niet finan
cieel of personeel afhankelijk maakt van de bijdrage van 'vrienden'.
In de discussies bleek, dat niet iedere archivaris zo gesteld is op marketing
en vriendenkringen. De scepsis over marketing is enerzijds gebaseerd op het
principe, dat er voor archiefdiensten helemaal geen markt is: zij hebben een
monopoliepositie, archieven zijn openbaar en iedere burger heeft recht op in
zage. Desalniettemin bestaat er wel belangstelling voor marketingtechnieken,
al was het alleen maar om 'meer geld in huis te krijgen'. Anderen zien de bui
al hangen: een ongerichte stroom bezoekers en dus een groter beslag op de be
schikbare middelen. Geconcludeerd werd, dat marketing als instrument zin
vol kan zijn, maar dan met name voor de aanvullende taken van een archief
dienst. Tot een uitspraak over wat tot de kerntaken en wat tot de aanvullende
taken van een archiefdienst gerekend kan worden kwam het echter niet.
De discussie over vriendenkringen spitste zich toe op vrienden als extra werk
kracht, de oude discussie over de concurrentievervalsing op de arbeidsmarkt.
Gesteld werd dat er op de overheid ook een overtuigende werking voor forma
tieuitbreiding uit kan gaan, wanneer een instelling alleen nog maar met be
hulp van vrijwilligers draaiend gehouden kan worden. Bij het archiefwezen
heeft de overheid wettelijk de taak voor formatieplaatsen te zorgen en dus gaat
concurrentievervalsing daar niet op. Als een archiefdienst met vrijwilligers
werkt, dan moet er een duidelijke splitsing tussen de wettelijke taken en de
aanvullende werkzaamheden worden gemaakt, ongeacht de vraag of die addi
tionele werkzaamheden een hoge of lage prioriteit hebben. Het werken met
18
EXT®NE ARCHIEFOPSIAG Economisch en efficiënt
Privacy gewaarborgd
Ultramodern» archiefbewaarplaatsen
klimaatbeheersing
''■kSghetd verzekerd
Uw archief pwmonenf toegonfarf^
Modeme communicatiemiddelen
Opgokid* mensen
begeleiding
Koifen besparend
vrijwilligers die georganiseerd zijn in een vereniging of stichting, heeft als voor
deel dat onderlinge begeleiding kan plaatsvinden. Het is dan wenselijk dat de
instelling in het bestuur vertegenwoordigd is. Omgekeerd moet men oppassen
dat de vereniging niet mede beleidsbepalend wordt. Dat geldt natuurlijk ook
voor vriendenkringen die voor fondsenwerving zorgen. De instelling moet er
voor zorgen zelf te kunnen bepalen, waarvoor de gelden worden aangewend
(uitbreiding collectie, verfilming etc.). Het is wenselijk één en ander in de sta
tuten of het huishoudelijk reglement van zo'n vereniging of stichting vast te
laten leggen. Zo kan bijvoorbeeld worden voorkomen dat bij onenigheid een
deel van de collectie van een instelling verloren gaat.
Presentaties
Tijdens de studiedagen waren presentaties te zien van commercieel archiefbe
heer en automatisering. Collega E. Pelzers legde zijn oor te luisteren bij het
particulier initiatief op eerstgenoemd terrein. De firma's Varekamp Archie
ven en Geytenbeek leggen de nadruk op extern archiefbeheer en -opslag voor
derden, zowel in de particuliere als in de (semi-)overheidssfeer. Slechts een en
keling greep de kans om te bekijken of deze bedrijven de toets der kritiek kon
den doorstaan (afhankelijk van het doel waarvoor je ze inschakelt). Buro Den
Boer biedt zijn diensten aan bij dynamische dossiervorming, reorganisatie, se
lectie, vernietiging en inventarisatie van archieven. Zijn klandizie is vooral de
(semi-)overheid. De reclamefolder vermeldt dat de acht medewerkers beschikken
over het sod ii-diploma. Angstvallige vragen of het werkterrein van het bu
reau ook de statische archieven omvat, werden negatief beantwoord. De Stich
ting Archiefverzorging tenslotte is een soort niet-commercieel uitzendbureau
voor gediplomeerde archivarissen. De Stichting koppelt de vraag naar deskundig
informatiebeheer aan de vraag naar werk. Haar klanten zijn overheden, be-
19
