den gegeven. In het geval van de voor de notariële archieven ontwikkelde toe
passing zijn bijvoorbeeld de naam van de eerste comparant, de naam van diens
echtgenoot/echtgenote, zijn of haar beroep en zijn of haar woonplaats als ru
brieken gedefinieerd.
De subnummering is nodig indien er meerdere personen of objecten onder
eenzelfde rubriek vallen. Er zijn maximaal drie subnummers, waarmee het af-
stammingsverband tussen de personen aangegeven kan worden. Zoals in het
voorbeeld over de eerste comparant is de informatie over een persoon (of ob
ject) verspreid over meerdere rubrieken. De archiefdienst kan zelf bepalen welke
rubrieken bij elkaar horen en een blok vormen.
Per rubriek kan een onbeperkte hoeveelheid tekst ingebracht worden. In de
tekst kunnen trefwoorden aangegeven worden, aris kent een onderscheid naar
trefwoordsoorten (bijvoorbeeld persoonsnamen, woonplaatsen, beroepen). De
archiefdienst bepaalt zelf welke trefwoordsoorten worden gebruikt. Per ru
briek kan aangegeven worden welke trefwoordsoort is toegestaan.
4-2 Het invoeren van de uittreksels
Het inbrengen van de uittreksels in het dynamische bestand is in verband met
de vereiste nauwkeurigheid door vele systeemvoorzieningen omgeven. Zo moet
een inventarisnummer vrijgegeven worden voordat uittreksels van het betref
fende inventarisnummer ingebracht kunnen worden. Men kan altijd nagaan
wie welk uittreksel heeft ingebracht. Elk uittreksel moet geaccordeerd wor
den, waarvan automatisch een controleverslag gemaakt wordt. Pas als alle uit
treksels van een inventarisnummer geaccordeerd zijn kan dat nummer afgesloten
worden.
Afgesloten inventarisnummers zijn klaar voor overheveling naar het stati
sche bestand. Alleen uittreksels uit dat bestand kunnen door het publiek op
gevraagd worden. Het overhevelen kan gebeuren in één grote run waarbij meer
dere inventarisnummers tegelijk verwerkt kunnen worden. Tijdens de
overheveling wordt het trefwoordenbestand opgebouwd en worden de tekens
die gebruikt zijn voor het aanwijzen van de trefwoorden uit de tekst verwijderd.
1 4-3 Het opvragen van de uittreksels
Het opvragen van de uittreksels is een voor het publiek toegankelijke functie,
waarvoor meerdere terminals gebruikt kunnen worden. Het opvragen verloopt
via een aantal stappen.
Als eerste moet de bezoeker opgeven in welke periode hij wil zoeken. Daar
bij kan hij een keuze maken uit een door de archiefdienst bepaalde periodise
ring of zelf een periode ingeven. De lengte van de periode wordt door de dienst
ingesteld vanwege de consequenties voor de zoektijden. Bij drukte kan de pe
riode kleiner gemaakt worden. Voor het notarieel archief is voorshands geko
zen voor perioden van 25 jaren.
Vervolgens kan de bezoeker uittreksels opvragen via het inventarisnummer,
aktenummer, aktedatum en aktesoort. Doorgaans zal dat alleen van belang
zijn indien de bezoeker weet welke uittreksels hij wil zien of wanneer hij in
de uittreksels wil 'bladeren'. Daarnaast kan de bezoeker uittreksels via tref-
woorden opvragen. In de praktijk is dat de gebruikelijke zoekmethode. Als
eerste kiest de bezoeker voor het wel of niet gebruiken van de thesaurus. De
thesaurus kan gebruikt worden voor het verbinden van synoniemen aan een
zelfde hoofdbetekenis. Bij het opvragen worden dan automatisch synoniemen
meegenomen.
Vervolgens kan de bezoeker een of meerdere trefwoordsoorten kiezen waarop
gezocht moet worden, bijvoorbeeld persoonsnamen, beroep, woonplaats, huis-
of veldnaam en dergelijke. Het maximaal aantal toegestane trefwoordsoorten
kan gevarieerd worden.
Per geselecteerde trefwoordsoort kan dan een zoekargument ingegeven wor
den. Betreft het een persoonsnaam dan kan de achternaam en eventueel de
voornaam opgegeven worden. Het zoekargument kan door een afgebro
ken worden zodat alleen op de eerste posities gezocht wordt. Het zoeken van
trefwoorden is ongevoelig voor hoofd- en kleine letters.
Gebruikt men de thesaurus dan worden alle synoniemen van het zoekargu
ment getoond. De bezoeker kan dan die synoniemen aankruisen die meegeno
men moeten worden bij het zoeken. De archiefdienst kan zelf het maximaal
aantal toegestane synoniemen variëren. Tussen de synoniemen bestaat een 'of'
verhouding tijdens het zoeken. Komt een van de synoniemen voor in een uit
treksel, dan wordt dat uittreksel geselecteerd. Tussen de verschillende trefwoord
soorten bestaat een 'en' verhouding tijdens het zoeken. Een uittreksel wordt
pas geselecteerd als het voldoet aan alle ingegeven zoekargumenten.
Als het zoeken is afgelopen krijgt de bezoeker eerst een overzicht te zien van
de gevonden uittreksels en kan hij/zij vervolgens de uittreksels - of een selec
tie daaruit-op de terminal raadplegen. Het aantal gevonden uittreksels kan
beperkt worden door een variabel in te stellen maximum. Is het aantal groter
dan dit maximum, dan kan de bezoeker de uittreksels alleen raadplegen door
middel van een uitdraai op papier. Hij krijgt dan automatisch een kostenop
gave te zien, gebaseerd op een door de dienst te stellen tarief.
Alle bovengenoemde beperkingen bij het zoeken zijn bedoeld om een be
zoeker bij drukte niet te lang aan een terminal te laten zitten. Ze zijn overigens
per terminal aan of uit te schakelen.
Voor uitgebreider onderzoek bestaat ook de mogelijkheid om te scannen.
Daarbij wordt het gehele opgeslagen bestand doorgelopen en gezocht op een
of meer ingegeven zoekargumenten. Omdat dit een sequentiële, tijd kostende
en processortijd vretende benaderingsmethode is, is deze mogelijkheid afge
schermd voor bezoekers en alleen mogelijk op basis van een 'met redenen om
kleed verzoek', bijvoorbeeld een gericht wetenschappelijk onderzoek. De output
is op papier, in de nabije toekomst wellicht ook op diskette.
4-4 De thesaurus
Uiteraard werkt het systeem uitsluitend op basis van de letterlijk ingegeven
zoektekst. Dat kan heel lastig zijn bij namen of beroepsaanduidingen met spel
lingsvarianten. Daarom is een zogenaamde thesaurus ontwikkeld, aangepast
aan het specifieke bestand. Het is geen instrument als een bibliotheekthesau
rus, die verwijst naar standaardtermen, maar een synoniemenlijst die aan de
hand van feitelijk in het bestand voorkomende termen verbanden legt.
234
235
