ook de gedetailleerde samenstelling van de huisraad of een winkelinventaris
niet omschreven; er wordt uiteraard wel aangegeven, dat het om huisraad of
winkelgoederen gaat. Ook hier zijn weer uitzonderingen, bijvoorbeeld nauw
keurig omschreven cultuurgoed, zoals schilderijen waarvan de schilder genoemd
wordt, zilver van een bepaalde edelsmid, veel juwelen, boeken, en dergelijke,
alsmede innovatieve goederen, werktuigen of technieken (ten opzichte van het
jaartal) worden wel vermeld.
prijzen van onroerende goederen, aandelen en obligaties niet worden opgeno
men, omdat variabelen die bij het tot stand komen van de prijs van belang
zijn, vaak onvoldoende in de akte tot uitdrukking komen - vergelijk kosten
koper -zodat het onverantwoord is door middel van prijzen te suggereren
dat er vergelijkingen mogelijk zijn.
De mogelijkheid blijft uiteraard bestaan om in bijzondere gevallen van het
bovenstaande af te wijken, dat staat ter beoordeling aan de bewerker en voor
al ook aan degene die het verloop van de ontwikkeling coördineert.
Tijdens het eerste onderdeel van de bewerking wordt de rechtshandeling ge
traceerd (en afgewogen of sprake is van meer, afzonderlijke rechtshandelin
gen) en met de vindplaatsgegevens, de namen van de betrokkenen en andere
relevante gegevens handmatig op een fiche (formaat Leids boekje) genoteerd.
De fiches van alle bewerkers gaan daarop door een controlefase. Een mede
werker waakt ervoor dat er geen afzonderlijke 'stijlen' bij de bewerkers ont
staan, met name bij het benoemen van rechtshandelingen en de opstelling van
het fiche (vaak zijn er meer interpretatiemogelijkheden en opstellingsvarian
ten). Daarna wordt een invoerconcept vervaardigd, waarbij wordt gelet op de
juiste spellingswijze en op een correcte lay-out.
Daarmee is feitelijk het handmatige deel voltooid. Deze indices zouden na
bijvoorbeeld xerografisch vermenigvuldigd, gesorteerd en ingebonden te zijn
zonder verdere bewerking in de studiezaal plaatsbaar zijn. En daar zou wel
licht ook een aanvang mee gemaakt zijn, als niet te voren al had vastgestaan
dat de omvang van een dergelijke 'klapper' de beschikbare plaatsruimte verre
zou overschrijden. Naar schatting: 300 strekkende meter, uitgaande van 8 tref
woorden per akte en ordening naar vindplaats, tijd en soort; groter dus dan
het originele bestand.
3
Het geautomatiseerde systeem
3-1 Totstandkoming
Tijdens de ontwikkeling van het handmatige systeem werd al onderzoek ge
daan naar de mogelijkheden van automatisering van opslag en terugzoeken.
Daarvoor werd de hulp ingeroepen van het toenmalige Intergemeentelijk Au
tomatiseringscentrum Midden-Nederland. Er werd een functioneel ontwerp
voor een COM-oplossing (computer output on microfilm) gemaakt en een
kostenoverzicht opgesteld. Op grond van dat laatste werd het besluit genomen
voorlopig niet te gaan automatiseren. Anderzijds werd wel doorgegaan met
het vervaardigen van de indices. Hoewel toen betreurd, heeft de beslissing om
niet toen reeds te automatiseren uiteindelijk positieve gevolgen gehad, want
in enkele jaren zijn de kosten van hardware enorm gedaald en de technische
hulpmiddelen zo verbeterd dat zowel een veel flexibeler ontsluiting als on-line
raadpleging met een systeem 'in huis' mogelijk werd.
Eind 1985 werd, na inventarisatie van projecten die bij de Gemeentelijke Ar
chiefdienst van Utrecht voor automatisering in aanmerking zouden komen,
het project notariële archieven alsmede de negatievenbeschrijvingen van de fo
todienst uitgekozen als automatiseringsprojecten. Er volgde een jaar van ken
nismaking met leveranciers en systemen, waarbij uiteindelijk Wang Nederland
het vertrouwen kreeg. Na afwikkeling van de besluitvormingsprocedure kon
Wang eind 1987 met de bouw van aris beginnen. In het voorjaar van 1989
werd aris opgeleverd.
3-2 Het ARis-pakket
aris is specifiek gebouwd voor de ontsluiting van notariële archieven. Aan het
pakket zijn evenwel eisen gesteld die maken dat met kleine aanpassingen ook
andere toepassingen in het archiefveld mogelijk zijn. Conform de in het ar
chiefwezen gebruikelijke systematiek kent aris twee soorten bestanden:
een dynamisch bestand waarin de uittreksels worden ingevoerd en waarin ver
schillende controles mogelijk zijn en wijzigingen kunnen worden aangebracht;
van hieruit worden de gegevens overgebracht naar
een statisch bestand, waarin zich de gegevens bevinden die opvraagbaar zijn
voor het publiek.
Het opvragen door het publiek is door een controle-systeem aan beperkingen
gebonden; dit systeem kan naar behoefte aangepast worden. Het opvragen van
uittreksels is overzichtelijk en eenvoudig gemaakt en leidt de bezoeker met be
hulp van op het scherm gedefinieerde functietoetsen stapsgewijs langs de di
verse mogelijkheden. Indien de bezoeker een keuze moet maken uit meerdere
mogelijkheden, dan krijgt hij/zij altijd die mogelijkheden op het scherm te zien.
aris is een menugestuurd software pakket, waarbij de gebruiker zijn eigen
menu's kan maken, toegangsrechten per functie kan definiëren en de info-
schermen, die achter elk scherm aanwezig zijn, zelf kan aanpassen aan de eigen
behoeftes. Deze functies behoren tot een menudriver, die standaard bij aris
geleverd wordt.
4
De invoergegevens
4-1 Het uittreksel
De gegevens die in aris worden ingebracht zijn gestructureerd in de vorm van
een uittreksel of regest. Het uittreksel bestaat uit rubrieken, die weer onder
verdeeld zijn in subrubrieken. De archiefdienst bepaalt zelf welke rubrieknum
mers worden gebruikt en welke betekenis aan de verschillende rubrieken wor-
232
233
