Archiefbezoekers testen aris,
Het indiceringssysteem
Het indiceringssysteem van het notarieel archief van de gemeente Utrecht is
tussen 1978 en 1982 ontworpen door P. G. H. Hofmans en H.L.M Vera beide
verbonden aan de gemeentelijke archiefdienst. Doel was een indiceringssysteem
te ontwikkelen dat tevens geschikt zou zijn voor geautomatiseerde opslag en
raadpleging. Dit gezien de te verwachten hoeveelheid gegevens die aan het no
tarieel archief onttrokken zouden kunnen worden. Na proefnemingen met en
kele andere vormen van indiceringssystemen werd gekozen voor een systeem
in aansluiting op het rapport van Commissie-iv van de Archiefraad. De com
missie stelde een soort systematisch regest voor, waarin verklarende en ver-
nngssysteem, het tweede het geautomatiseerde opslag- en zoeksysteem Voor
een goed begrip van aris is het noodzakelijk beide systemen apart te beschou
wen.
bindende teksten werden vervangen door termen en cijfercodes. Het idee om
door middel van een term de rechtshandeling weer te geven en door middel
van cijfercodes de plaats van personen aan te geven is voor de Utrechtse situa
tie overgenomen. De invulling daarvan werd echter zowel structureel als naar
plaats en tijd veranderd. Structurele verschillen met de door de commissie voor
gestelde methode zijn met name: de opsplitsing in partijen en de opsplitsing
in blokken gegevens, waardoor het eenvoudiger is logisch bij elkaar behoren
de gegevens ook als zodanig te benaderen. Naast dit systeem om de gegevens
in vast te leggen werden ook ideeën ontwikkeld over de benadering van de ge
gevens in de akten en de wijze van vastleggen. Er werden keuzes gemaakt voor
zowel de detailniveau's waarop gegevens nog worden vastgelegd als voor spel
lingsmogelijkheden. Hierna zal worden aangegeven dat beide van belang zijn
voor het geautomatiseerde systeem.
2 1 Werkwijze
Bij het bewerken van een notariële akte vraagt de indiceerder zich allereerst
af: welke is de rechtshandeling? en meteen daarna: wat is formule en wat zijn
eventueel relevante gegevens? Formule is alles wat tot de standaardterminolo
gie van de notaris behoorde, waarmee hij de rechtshandeling omschreef, de
nodige zekerheidsstellingen deed en dergelijke. Relevante gegevens zijn natuur
lijk de namen, beroepen, adressen van de direct bij de rechtshandeling betrok
kenen alsook het onderwerp van de rechtshandeling. Tussen formule en rele
vant gegeven bevindt zich een overgangsgebied, bijvoorbeeld: de vermelding
van getuigen bij het passeren van de akte. Getuigen waren vaak buren, kler
ken, andere notarissen. Wanneer het geen min of meer beroepsmatige getui
gen waren, zijn ze vaak moeilijk te identificeren. Hooguit heeft men een naam
en een handtekening, dat laatste vaak niet eens. Een ander voorbeeld: de op
somming van kopers van roerende goederen bij een publieke verkoping levert
meestal niet meer dan namen op. Hetzelfde geldt voor legatarissen in een testa
ment of codicil; dienstboden werden vaak alleen met de voornaam aangeduid.
Ten aanzien van de boedelbeschrijvingen is een principiële keuze gemaakt
om die niet te indiceren. Is het zinvol om zeer veel arbeid te steken in het opne
men van alle genoemde voorwerpen in een uittreksel, terwijl slechts een be
perkt aantal bezoekers in materiële cultuur geïnteresseerd is en dan ongetwij
feld ook nog alle inventarissen zal nazien in de hoop dat dit of dat gegeven
toch over het hoofd gezien is?
Op basis van deze en soortgelijke overwegingen, waarbij zeker ook de op
dat moment nog relatief kostbare gegevensdragers en computercapaciteit een
rol speelden, werd besloten dat:
alle namen relevant zijn, behalve die van getuigen, kopers van roerende goe
deren en legatarissen, tenzij deze laatsten onroerend goed gelegateerd kregen
of zij ook tot de universele of legitieme erfgenamen behoorden (dus prelegata-
rissen)
het detailniveau van roerende goederen wordt beperkt tot het niveau waarop
onroerende goederen omschreven worden. Daarbij is een boedel vergelijkbaar
met een huis en een winkelinventaris vergelijkbaar met een winkel; zoals de
materiële samenstelling van het huis of de winkel niet wordt omschreven, wordt
230
231
