Archieven van notarissen ontsloten
met behulp van de computer
Het ARIS-project van de Gemeentelijke Archiefdienst
van Utrecht
I. W. L. ACaminada en H.L. M. Vera
Hel gemeentearchief in Utrecht heeft het voortouw genomen in de ontsluiting
van een zeer belangrijke categorie archieven, namelijk de notariële archieven.
De dienst maakt daarbij gebruik van de mogelijkheden die de automatisering
biedt. Dit leidt tot een verrassende opening van een bestand aan archieven dat
zo rijk is aan gegevens dat menige poging er zich nadere toegang te verschaf
fen schipbreuk leed. Gemeentearchivaris drs I. W. L. A. Caminada en H. L. M.
Vera laten zien hoe het ARIS-project in Utrecht opgezet wordt.
1
Inleiding
Archieven van notarissen vormen een belangrijke bron voor de kennis van het
verleden. Het dagelijks leven heeft vele sporen nagelaten in de akten die voor
notarissen werden gepasseerd. Testamenten, koopakten, financiële transac
ties van allerlei aard en dergelijke bevatten gegevens over economische en so
ciale aspecten van het verleden. Om die reden behoren notariële archieven tot
de veel geraadpleegde bestanden. Maar een handicap bij het onderzoek in de
notariële archieven wordt gevormd door de slechte toegankelijkheid. De tra
ditionele manier van inventariseren, het beschrijven van archiefstukken op for
mele kenmerken, levert bij de notariële archieven bedroevend weinig inhou
delijke informatie op: we komen slechts te weten dat er van een bepaalde notaris
akten zijn bewaard, welke periode die akten bestrijken en in hoeveel banden
die akten zijn gebonden. Voor een bezoeker is het weinig meer dan een lijst
met nummers.
Om de belangrijke bron die de notariële archieven vormen in een publieks
vriendelijker vorm te ontsluiten zijn in het verleden op verschillende plaatsen
fichesverzamelingen aangelegd, soms als begeleidende aktiviteit van een on
derzoek dat gericht was op een bepaald onderwerp. In een aantal gevallen biedt
228
dat soelaas, maar bij de meeste onderzoeken in notariële archieven zit er wei
nig anders op dan alle protocollen, zoals de gebonden akten worden genoemd,
door te bladeren. Bijna letterlijk monnikenwerk.
In de jaren zeventig, waarin het archiefwezen een belangrijke stap heeft ge
zet naar modernisering, ontstond de behoefte om een systematiek te ontwik
kelen voor de ontsluiting van de notariële archieven. De Archiefraad, aktief
met vele commissies en met F. C. J. Ketelaar als secretaris, publiceerde in 1973
het rapport van commissie iv: 'De ontsluiting van de notariële archieven 1842-
1895'. In dat rapport werd het begin voor een landelijk te aanvaarden stan
daard gezet voor de ontsluiting van notariële archieven. Het Gemeentearchief
van Dordrecht speelde daar reeds in een vroeg stadium op in en begon in 1977
met een project tot ontsluiting van de Dordtse notariële archieven over de pe
riode 1860-1869.' Het Dordtse experiment bleek helaas al spoedig dood te lo
pen, al was het maar omdat de computer werd gestolen en niet vervangen! Toch
was de aanzet in Dordrecht een goede, vooral in methodisch opzicht. Er werd
gestreefd naar een ontsluitingsmethodiek die ook bruikbaar zou zijn voor an
dere archiefdiensten. Ook de betrokkenheid van prof. H. van Dijk van de Eras-
musuniversiteit in Rotterdam bij het project bood uitzicht op ontwikkeling in
een algemeen toepasbare richting.
Een nieuwe poging om de computer bij de ontsluiting van notariële archie
ven te benutten bleef voorshands uit. Wel werd op verschillende plaatsen, on
der meer in Rotterdam en Utrecht, voortgewerkt aan het handmatig vervaar
digen van indices op het notarieel.
Hoewel Commissie-iv met name aanbevelingen had gedaan voor de
negentiende-eeuwse notariële archieven bleek bij de indicering van de oudere
protocollen dat de fundamentele wijze van werken van Commissie-iv, gecom
bineerd met de eeuwenlange continuiteit in de notarispraktijk, het mogelijk
maakte om een verdere toepassing te ontwikkelen voor de oudere notariële ar
chieven. Door de Gemeentelijke Archiefdienst van Utrecht werd een uittrek-
selvorm ontwikkeld, waarin alle belangrijke gegevens uit de akten konden wor
den opgenomen. Vanaf 1978 werden in het kader van de sociale werkvoorziening
systematisch uittreksels vervaardigd. Gedurende tien jaren is door gemiddeld
ongeveer vier mensen gewerkt aan wat geleidelijk uitgroeide tot het project
notariële archieven. In 1986 was er een voorraad uittreksels ontstaan van ruim
50.000 over de periode van 1685 tot 1735. Geconstateerd moest worden dat
onvoldoende rendement werd verkregen door het feit dat een handmatige toe
gang in de vorm van fiches, gerangschikt naar alle verschillende ingangen, een
voudig fysiek niet te realiseren was. Vele kasten vol met fiches zouden de be
zoeker eerder het gevoel van een doolhof dan van een toegang hebben gegeven.
Om die reden werd in 1986 besloten om de oorspronkelijke plannen tot auto
matisering te gaan uitwerken en naast de investering in mensjaren, die reeds
was gepleegd, te investeren in een geautomatiseerde toegang. Na een periode
waarin verschillende mogelijkheden werden onderzocht (onder meer een aan
sluiting bij een bestaande softwaretoepassing) werd gekozen voor de ontwik
keling van een op maat gemaakt softwarepakket. Als leverancier werd geko
zen voor Wang Nederland. Daarmee werd het ARis-project geboren.
Het softwarepakket aris (ARchieven Informatie Systeem) is in feite ge
bouwd op twee afzonderlijke systemen. Het eerste is het (handmatige) indice-
229
