deelinventaris voor. Een belangrijk deel van de door mij geformuleerde te ver
melden informatie is opgenomen in de inleidingen of een woord vooraf en daar
door minder toegankelijk.
Bijlagen zijn in ruime mate opgenomen, hoewel ik bij Zuid-Holland een lijst
van illustraties mis.
Alleen Nieuwland heeft in zijn inventaris (deel i) gezorgd voor drie indices
op persoons-, geografische en zaaknamen, Pietersma en Kuipers zijn in deel
n niet verder gekomen dan indices op zaaknamen. Zuid-Holland heeft in deel
in een generale index toegevoegd, uitsluitend op persoons- en geografische na
men in de deelinventarissen (waarom ook niet de inleiding en bijlagen daarin
verwerkt?). In die generale index wreekt zich bovendien het feit dat de ver
schillende inventarissen niet zijn doorgenummerd (bij Friesland wel). De raad
pleger moet eerst geheimzinnige lettercodes ontraadselen om het betreffende
archief te vinden en dan weer de algemene inhoudsopgave naslaan in welk deel
de inventaris van dat archief voorkomt. Hopelijk heeft hij het inventarisnum
mer genoteerd, zodat hij te langen leste bij de beschrijvingen kan komen.
Een aparte eervolle vermelding verdienen de Zuidhollandse trefwoorden
lijsten op basis van de onderwerpen in de repertoria op de resoluties, een lof
felijke methode om de vele en vaak uiterst belangrijke informatie in die series
toegankelijk te maken. Het is niet onbekend, dat onderzoekers de meeste tijd
kwijt zijn aan de raadpleging van inhoudelijk niet toegankelijke series die vaak
het grootste deel van een archief uitmaken. Daarom heb ik grote waardering
voor het initiatief van Thomassen om de door hem geïnventariseerde archie
ven van de Hollandse Staatscommissies tot de zaken van de voc beter raad
pleegbaar te maken door een uitgebreid, gedegen repertorium (Zuid-Holland,
deel lil, 545). Zijn inventaris is daardoor in het grote conglomeraat in meer
dere opzichten een buitenbeentje.
Met de opmerking over inhoudelijke consistentie trap ik natuurlijk een open
deur in. Zoveel inventarisatoren, zoveel zinnen heeft in Zuid-Holland vooral,
maar ook in Friesland een rol gespeeld. De Friese inventarisatoren erkennen
dat ruiterlijk in hun woord vooraf. In Zuid-Holland heeft de eindredactie ge
poogd achteraf die uniformering nog te realiseren, maar is daar begrijpelijk
niet volledig in geslaagd.
Organisatie van de inventarisatie
In de voorgaande paragraaf is dit onderwerp al ter sprake gekomen. Even
als de inventarisatie in Gelderland was in Zuid-Holland en Friesland geen sprake
van een projectmatige aanpak vooraf. In Leeuwarden dacht men nog in 1975
het door één inventarisator te kunnen laten klaren, maar die gedachte moest
men laten varen. In Den Haag (en Arnhem) werden archieven als examenpro
ject successievelijk geïnventariseerd, totdat men zich de samenhang en bete
kenis van het conglomeraat bewust werd. Achteraf besloot men alsnog een in
ventarisatieproject te creëren en een eindredacteur of eindredactie (behalve in
Friesland) kreeg de ondankbare taak voor voltooiing en stroomlijning te zor
gen. Wanneer dan ook andere inventarisatoren van lopende inventarisaties wor
den afgenomen, ontstaat natuurlijk een forse tijdsdruk. Tenslotte kampt vrij
wel elke archiefdienst met beperkte middelen en menskracht en zo'n arbeids
intensieve aanpak kan dan niet lang worden volgehouden.
98
Er is een traditie in ons vak dat een inventaris het geestelijk eigendom is van
de inventarisator. Dat brengt van geval tot geval een grote vrijheid van aan
pak en uiteindelijke vormgeving met zich mee. Bovendien zullen eindredac
teuren, die ook in die traditie zijn opgevoed, behoedzaam zijn bij hun onver
mijdelijke snoeiwerk. Vaak lenen zich daar alleen de onvoltooide examen
inventarissen toe (zoals dat in Zuid-Holland het geval was). Het uiteindelijke
resultaat is een onvolkomen compromis tussen respect voor het geestelijke eigen
dom en streven naar eenduidigheid en gebruiksvriendelijkheid. Deze indivi
dualistische benadering heeft de eindredactie in Zuid-Holland ook moeilijk
heden opgeleverd bij de wenselijke invoeging van archieven. Die weg werd deels
afgesneden door beslissingen van andere inventarisatoren, die slechts één ar
chief inventariseerden en niet een volledig overzicht over een hele periode had
den. Uit praktische overwegingen moest men de situatie dan maar zo laten (deel
I, blz. 37).
Ik vraag mij af of het archiefwezen zich de luxe van deze traditie kan blijven
veroorloven. Het lijkt mij dat de vervaardiging van toegangen op archieven
in een regulier produktieproces met behulp van geautomatiseerde inventarisa
tiesystemen behoort te worden opgenomen. De archivaris wordt tenslotte be
taald om archieven voor raadpleging toegankelijk te maken en niet om een
uniek geestelijk werkstuk te creëren. Een dergelijke andere werkwijze vraagt
om een mentaliteitsverandering en een weloverwogen aanpak en zal ook moe
ten doorklinken in de opleiding en de examinering. In dit opzicht wil ik ver
wijzen naar de projectmatige aanpak van selectie en inventarisatie bij de Cen
trale Archiefselectiedienst te Winschoten. Een dergelijke projectorganisatie zou
bij archiefbeherende diensten goed te realiseren zijn en kan leiden tot een doel
matige inzet van mensen en middelen (zonder de arbeidsvreugde te verschra
len) en tot een doelmatig en gebruiksvriendelijk product.
In ven tarisatie-systemat iek
Zowel voor Friesland als Zuid-Holland geldt dat men getracht heeft oude
ordeningen (voor zover herkenbaar na eerdere inventarisaties en vele lotgeval
len) consciëntieus te herstellen of althans het herstel gewetensvol te overwe
gen. Het bestemmingsbeginsel is daarbij een leidende gedachte geweest (ge
heel in de geest van de Handleiding) en wanneer men moest afwijken, is dat
verantwoord en zoals meestal uit de verwoording blijkt, zelden met genoegen.
In deze inventarissen blijkt overigens weer eens duidelijk dat de consequente
toepassing daarvan op archieven van organen met een onduidelijke taakafba
kening de toegankelijkheid niet verhoogt. Dit manifesteert zich bijvoorbeeld
bij de archieven van het Provinciaal Comité van Holland en van de Departe
menten van dat Comité. In de afdeling 'Bijzonder' van vier deelarchieven ko
men financiële stukken voor en dus niet uitsluitend in het archief van het De
partement van Financiën. Bovendien zijn ook in een rubriek 'Handel en
Nijverheid' (blz. 214, nr. 274 en 275) financiële stukken aanwezig die daar op
grond van hun onderwerp en niet van hun functie zijn ingedeeld. Als de inven
tarisator al, blijkens zijn inleiding, geen haarscherp onderscheid tussen de be
moeiingen kan aangeven, moet dat voor een willekeurige raadpleger nog moei
lijker zijn. Een index op trefwoorden wordt dan wel erg gemist.
99
