De herordening van de ingekomen stukken in een chronologische ordening zal
ernstige gevolgen met zich mee brengen. Zo zullen brieven waarop data ont
breken buiten een eventuele nieuwe ordening blijven. Handhaaft men de oude
orde, dan zal het verband met de andere stukken klaarheid kunnen brengen
in de datering. Een groot deel van de ingekomen stukken bestaat uit bijlagen,
aantekeningen en minuten van uitgaande brieven zonder data, die niet direct
geplaatst kunnen worden. Op andere brieven is bij de datering, blijkens het
verband met de andere stukken, duidelijk sprake van verschrijvingen, bijvoor
beeld de abusievelijke vermelding van het oude jaar na de jaarwisseling. Ook
zitten er tussen de ingekomen stukken brieven van oudere datum als bijlagen
van nieuwe brieven en veelvuldig treft men duplicaten van brieven aan bij brie
ven van latere datum. Bij de uitvoering van een consequente chronologische
ordening zal het probleem zich voordoen dat niet alle brieven voorzien zijn
van de data van ontvangst. Dit is in de regel de datum waarop het stuk een
bestemming kreeg in het archief van de firma Hope Co. In de laatste plaats
zij vermeld dat er aanwijzingen zijn, blijkens oude omslagen, dat de toenmali
ge administratie ingekomen stukken wel degelijk in chronologische volgorde
opgeborgen heeft; bijvoorbeeld in 1759 te Amsterdam en 1797 te Londen. Het
verbreken van deze orde zou in strijd zijn met het structuurbeginsel.
Tegen herordening in één alfabetische rangschikking van de stukken op naam
van de afzenders zijn echter ook de nodige bedenkingen. In de eerste plaats
zitten er bij de ingekomen stukken niet alleen brieven op naam, maar ook al
lerlei bijlagen, rekeningen, aantekeningen etcetera zonder namen van afzen
ders, die niet zonder meer geplaatst kunnen worden. Daarnaast zijn er brieven
waarop de afzenders ontbreken, bijvoorbeeld door verlies van de omslagen.
Andere brieven zijn afkomstig van derden, bijvoorbeeld als bijlage bij een be
geleidende brief voor behandeling door Hope Co. Verder worden brieven
van handelsrelaties soms afgesloten met de naam van de firma en soms met
die van de briefschrijver zelf, bijvoorbeeld Taay en Labouchère voor Hope
Co, Amsterdam of Agie voor Parish. Bij een consequente alfabetische or
dening blijven deze niet bij elkaar. Voor het omwerken van de oude orde naar
een eenduidig systeem zal veel tijdrovend leeswerk verricht moeten worden,
omdat men anders met een onvolkomen uitgevoerd systeem blijft zitten. Dan
zijn nog de vele brieven buiten beschouwing gebleven die in de dossiers betref
fende bijzondere onderwerpen zitten, die bij een consequente herordening buiten
de alfabetische rangschikking van de correspondentie zullen blijven vallen. De
problemen met een onderwerpsgewijze ordening blijven maar helemaal bui
ten beschouwing.
Na de opsomming van vele nadelen die aan de herordening van de ingeko
men stukken kleven, zal het duidelijk zijn dat de oude orde wel gehandhaafd
moet blijven. De keuze van de ordening dient niet voort te vloeien uit de slaaf
se navolging van een oud principe, maar is het gevolg van een afweging van
argumenten. De aanwezigheid van allerlei begeleidende stukken bij de inge
komen brieven maakt het haast onmogelijk de stukken volgens een nieuwe me
thode van ordening in te delen, waardoor herordening eerder aan overzichte
lijkheid zal verliezen dan winnen. Het verband dat tussen de ingekomen stukken
bestaat zou nog eens kunnen duiden op bijvoorbeeld de ontvangst en behan
deling door een bepaalde firmant en op het feit dat bepaalde eenheden met
122
archivalia uit zijn lade afkomstig zijn. Daarop duiden ook omschrijvingen op
lijsten van archivalia van de firma Hope Co, bijvoorbeeld: 'Sundry old pa
pers out of the desk of S. P. Labouchère'.
Behalve de archivistische argumenten die pleiten voor de handhaving van de
oude orde, is het ook uit oogpunt van beheersing van de kosten van de inven
tarisatie ongewenst alle stukken zelf te gaan verplaatsen. Nu zijn wij in een
tijd aangekomen waarin het veel gemakkelijker is om met behulp van een com
puter alfabetische indices op de namen van de afzenders te maken. In dit geval
zouden tevens de brieven in de dossiers betreffende bijzondere onderwerpen
toegankelijk gemaakt kunnen worden zonder werkelijk het gehele archief om
te gooien. Het blijft dan mogelijk de stukken in hun context te bestuderen en
de betekenis van archivalia zonder specifieke afzenders en data nader vast te
stellen. Deze wijze van ordening sluit goed aan bij de behoefte van historische
onderzoekers om stukken niet op zichzelf te beschouwen maar in samenhang
te zien met andere stukken. Voor de toegankelijkheid van een archief is het
niet altijd noodzakelijk om alle stukken afzonderlijk te beschrijven. Een ar
chief kan ook toegankelijk zijn als grotere eenheden beschreven en geordend
zijn, aangevuld met een inleiding over de inventarisatie en eventueel met een
index op namen van de afzenders en geadresseerden die in het archief voorko
men.
De registratie van de correspondentie
Tegenwoordig komt men niet veel gegevens meer op schrift tegen over de wij
ze waarop de handelscorrespondentie behandeld werd in de tijd vóór de intro
ductie van de kantoorordners. Ook in de archivistische literatuur in Neder
land is er weinig over te vinden. Dit is niet vreemd als men zich realiseert dat
het grootste deel van de handelscorrespondentie niet bewaard is gebleven. Een
handleiding voor de postbehandeling zal men waarschijnlijk niet verwachten.
Zelfs nu nog zijn er administraties waar dergelijke handleidingen ontbreken.
Toch vallen er overeenkomsten op als men de registratie op de binnengeko
men brieven met elkaar vergelijkt in volkomen los van elkaar staande bedrijfs
archieven. Dan blijkt dat vele kooplieden op dezelfde wijze aantekeningen
maakten op de ontvangen post. Er zijn voorbeelden van Amsterdamse koop
manshuizen van de zeventiende tot de achttiende eeuw en er is een ouder niet-
Amsterdams voorbeeld: de administratie van de Leidse koopman Daniël van
der Meulen uit de zestiende eeuw.4
Op zichzelf stelt de registratie niet zoveel voor. Na de binnenkomst - be
handeling vouwde de koopman of zijn bediende de brief min of meer volgens
een vast plan naar binnen toe. Op een smalle strook op de achterzijde van de
brief, aan dezelfde kant als de adressering, plaatste de koopman de naam en
de plaatsnaam van de afzender, datum van de brief, datum van ontvangst en
datum van beantwoording. Als een dergelijke eenvoudige en opvallende wijze
van registratie zo uitgebreid voorkomt, dat het lijkt alsof het algemeen gebruikt
werd door kooplieden, mag men toch wel veronderstellen dat er iemand was
die het gebruik op schrift stelde, bijvoorbeeld in memoires of in een handboek
voor kantoorbedienden.
123
