bijvoorbeeld vaste correspondenten in het buitenland - of op min of meer gespe
cificeerde onderwerpen - bijvoorbeeld Spaanse of Amerikaanse leningen. Deze
registers over bijzondere onderwerpen kunnen evenwel ook nog brieven of de
len van brieven bevatten over andere onderwerpen of gericht zijn aan andere
geadresseerden.
Buiten deze registers van uitgaande brieven zijn er, zoals gezegd, in de re
gisters met 'Diverse documenten' ook brieven afgeschreven en er zijn boven
dien brieven afgeschreven op de ingekomen stukken zelf of op afzonderlijke
stukken die bij de ingekomen stukken bewaard werden. Als laatste mogelijk
heid treft men ook afschriften van uitgaande brieven aan in de dossiers betref
fende bijzondere onderwerpen.
Ingekomen stukken
De ingekomen stukken laten zich nog moeilijker ordenen omdat deze bijna
allemaal uit losse stukken bestaan die her en der op verschillende plaatsen en
bij diverse personen van de firma Hope Co zijn binnengekomen. In tegen
stelling tot overheidsadministraties maakte de firma Hope Co geen gebruik
van agenda's, waarin in chronologische volgorde met behulp van een doorlo
pende nummering aantekening werd gehouden van het inkomen, afdoen en
opbergen van stukken. Gezien de soms langdurige behandeling van stukken
door de overheden en de voorkomende behoefte om ook na verloop van tijd
stukken nog te raadplegen was een agenda een must. Bij een handelsfirma als
Hope Co kwam het meestal aan op een snelle behandeling van de stukken,
de uitvoering van het verzoek of de opdracht met eventuele verwerking in de
boekhouding. Uit de registratie op de ingekomen stukken door de toenmalige
administratie blijkt ook dat de schriftelijke opdrachten vrijwel direct na de
ontvangst uitgevoerd werden. Raadpleging van de ingekomen stukken kon daar
na nog wel plaatsvinden, maar alleen zo lang de plaats van de stukken nog
bij het personeel bekend was. Voor de eventuele bewijsvoering stonden nog
wel de geklapperde registers van uitgaande brieven ter beschikking. Daarbij
werd meestal gerefereerd aan een ingekomen brief die in een van de series op
geborgen werd.
Bij de ingekomen brieven is geen onderscheid gemaakt tussen de brieven die
wel en niet aan de firmanten etc. persoonlijk geadresseerd werden met de toe
voeging en particulier of private. Het lijkt er niet op dat deze brieven op een
andere wijze behandeld werden dan de overige correspondentie van de firma.
Ook de antwoorden op particuliere brieven werden afgeschreven in de registers
van uitgaande brieven van de firma Hope Co. Dit geldt ook voor de registers
met particuliere brieven van Henry Hope. Persoonlijke kwesties komen erin
aan de orde, maar meer nog correspondentie over allerlei handelsaangelegen
heden. Zo werd in Londen ook geen verschil gemaakt tussen de ingekomen
stukken aan Hope Co vóór 1803 en aan de firma onder de naam Henry Ho
pe Co nadien.
In de praktijk van de firma Hope Co zijn de ingekomen brieven en andere
stukken per kantoor gesplitst in twee afzonderlijke series. De eerste serie be-
vat ingekomen brieven van niet nader gespecificeerde afzenders die min of meer
in chronologische volgorde geordend zijn. Er zijn jaren bij waarin de meeste
brieven die in een jaar ontvangen werden bij elkaar zitten. In andere jaren zijn
de ingekomen brieven, die in een jaar binnenkwamen, verspreid over meer pak
ken of omslagen die ook wel stukken bevatten uit voorafgaande en daaropeen-
volgende jaren. Mogelijk gaat het hier om bestanden archivalia van de een of
andere firmant of klerk, die specifieke taken uitvoerde.
De tweede serie ingekomen stukken is primair alfabetisch gerangschikt naar
de namen van de afzenders en vervolgens ook chronologisch geordend. Als
er van nader genoemde afzenders brieven in deze serie voorkomen wil dat nog
niet zeggen dat zich van deze afzenders alle brieven in deze serie bevinden. In
de regel werden pas dan alle ingekomen stukken van een afzender bij elkaar
bewaard wanneer de correspondentie min of meer uitgebreid werd. Voor dat
het zover was werden de brieven van dergelijke afzenders niet afzonderlijk maar
in de chronologische serie opgeborgen. Zoals vermeld kan men ook nog cor
respondentie van genoemde afzenders tegenkomen in de dossiers betreffende
onderwerpen.
De afzonderlijke bestanddelen ingekomen stukken, zoals die in omslagen
en pakken zijn aangetroffen, bestaan niet alleen uit ingekomen brieven. Er
zitten bijvoorbeeld ook aantekeningen bij van firmanten etc. van Hope Co,
of afschriften van uitgaande brieven of bijlagen als rekeningen en andere stuk
ken betreffende de boekhouding of brieven gericht aan derden etc. Bovendien
zijn de ingekomen stukken niet gescheiden naar de verschillende geadresseer
den. Dat betekent dat brieven aan diverse geadresseerden in diverse (ver-
blij fjplaatsen door elkaar zitten. Het opnemen van al deze gegevens in de be
schrijving van de archiefbestanddelen is praktisch uitgesloten. Opneming van
al deze gegevens zou de toegankelijkheid van het archief eerder bemoeilijken
dan bevorderen.
Handhaving van de oude orde
De gevolgen van de behandeling van de ingekomen stukken door de firma Hope
Co voor de archiefvorming zijn duidelijk. De toekomstige raadpleger zal
verschillende mappen moeten doornemen op zoek naar stukken over een be
paald handelsproject of over een bepaalde handelsrelatie, omdat er, zoals toen
meer voorkwam, nauwelijks sprake was van een consequent systeem van or
dening. Uiteraard is deze verspreiding van de stukken van een handelsrelatie
mede het gevolg van het feit dat deze zich met meer handelsprojecten kon be
zighouden. Daarbij dient aangetekend te worden dat een methode van archief
beheer, die wij tegenwoordig als een inconsequente methode aanmerken,
destijds heel goed werkbaar geweest kon zijn.
Het lijkt dan ook voor de hand te liggen deze oude ordening niet al te slaafs
na te volgen. Muller Fz. cum suis wezen er echter in dit verband reeds op dat
men voorzichtig moet zijn: 'Wat bij een oppervlakkige beschouwing onopge
helderd bleef, kan door latere vondsten volkomen duidelijk worden en ratio
neel blijken te zijn, en het kan zijn dat men die ontdekking eerst doet als men
de oude orde reeds heeft vernietigd en het veel moeite kost of onmogelijk is
haar te herstellen.' 17)
120
121
