Archiefvormer Rechtstreeks op naam. Gegevens: archiefnaam, periode, ru
briek, bewaarplaats, mate van toegankelijkheid/openbaarheid. Mogelijkhe
den: per plaats, per provincie, landelijk.
Tijd (periode archief of archiefvormer) Is geen primair zoekargument. Bij
een volledig geautomatiseerd systeem (zie 5.2) zou deze mogelijkheid wel ge
realiseerd kunnen worden.
Trefwoorden In het huidige systeem zijn de trefwoorden ontleend aan de ge
geven naam of beschrijving van het archief. Minimaal moeten de volgende tref
woorden worden toegekend: namen (geografisch, van personen, van organi
saties), ordening van de trefwoorden per provincie en/of landelijk.
Zaken Karakteristiek van de inhoud van het archief. Het argument naam zegt
op zich onvoldoende; rubriek is te geprecoördineerd en weinig flexibel. Een
begrip als overheid is te ruim (omvat circa 75% van het totale bestand). Voor
een goed bruikbaar systeem is een ingang op zaken noodzakelijk (uitgaande
van onbeperkte middelen), maar een structuur en begrippenapparaat (stan
daardisatie en thesaurus) daarvoor ontbreekt. Het niveau zou dat van ta
ken/functies/onderwerpen van bemoeienis moeten zijn. De mate van diepgang
zal nader vastgesteld moeten worden. Een dergelijke faciliteit biedt een ande
re dimensie dan de bovengenoemde zoekcriteria, mits deze uiteraard te kop
pelen is aan de beschreven objecten: archiefvormers (archieven).
Voorgangers/opvolgers Een uitbreiding ten opzichte van de bestaande serie
Overzichten is het leggen van horizontale relaties tussen archiefvormers en hun
opvolgers/voorgangers. In een handmatig systeem is dit in de praktijk slechts
zeer beperkt te benaderen in de vorm van annotaties. In geautomatiseerde vorm
(zie 5.2) kunnen koppelingen effectiever gerealiseerd worden.
Hiërarchie In vertikale lijn kunnen relaties gelegd worden tussen archiefvor
mers en hiërarchisch hogere of ondergeschikte organisaties.
5
Consequenties voor realisatie
5 1 Aandachtspunten
De werkgroep heeft geen onderzoek naar de wijze waarop archiefonderzoek
plaatsvindt en de eisen die onderzoekers stellen gedaan. De hier geformuleer
de functionele aandachtspunten zijn gebaseerd op veronderstellingen en ar-
chivistische principes.
Mate van gedetailleerdheid
Wie is zelfstandig archiefvormer?
Registratie van commissiearchieven
Standaardisatie van begrippen
5 2 Systeemeisen
In beginsel zijn drie manieren van realisatie te onderkennen:
Volledig handmatig. Nog afgezien van de functionele beperkingen die daar
door opgelegd worden (zie 4) moet een dergelijke aanpak technologisch als
achterhaald beschouwd worden: er zal tenminste van tekstverwerkingfaciliteiten
186
gebruik gemaakt moeten worden, om de te verwachten correcties en aanvul
lingen enigszins doelmatig te kunnen verwerken.
Geautomatiseerde verwerking/handmatige uitvoer. Gedacht kan worden aan
betrekkelijk eenvoudige database-programmatuur, gecombineerd met tekst
verwerking. Onder handmatige uitvoer worden lijsten, geprint, gedrukt of op
microfilm, verstaan.
Volledig geautomatiseerd. Zowel de verwerking als de uitvoer zijn geauto
matiseerd, het laatste eventueel gecombineerd met papieren uitvoer. De keuze
tussen 2 en 3 hangt ten nauwste samen met de organisatorische en financiële
mogelijkheden.
5-3 Gegevenselementen
In een eerder stadium was reeds vastgesteld welke gegevens in een (geautoma
tiseerd) archievenoverzicht opgenomen zouden moeten worden (enigszins on
eigenlijk format genoemd):
Bewaarplaats
Rubriek (systematische aanduiding)
Naam van de archiefvormer
Vestigingsplaats van de archiefvormer, danwel andere relevante geografische
aanduiding
Periode archief, cq onderscheiden deelarchieven
Descriptoren: trefwoorden, functies, onderwerpen van bemoeienis
Organisatorisch kader ('onderdeel van')
Voorgangers
Omvang van het archief
Openbaarheidsregels
Materiële toestand, voor zover dit de raadpleegbaarheid beïnvloed
Mate/wijze van toegankelijkheid
Opmerkingen/annotaties
Over de wijze waarop deze gegevens gestructureerd, geregistreerd of beschik
baar gesteld worden, doen wij hier geen uitspraak.
5 4 Organisatorische aspecten
In de opzet, beheer en beschikbaarstellen van een systeem van archievenover
zichten spelen de volgende aspecten een rol:
Verwerving van gegevens
lokaal, provinciaal of landelijk
wie is verantwoordelijk
hoe worden de gegevens aangeleverd
kwaliteitsbewaking
Verwerking
lokaal, provinciaal of landelijk
wijze van invoer
wie voert de redactie
kwaliteitsbewaking (correctie)
keuze van trefwoorden
187
