punten en het wijzen op het vele, dat in de afgelopen jaren is bereikt. Maar
in dit geval hebben wij de indruk gekregen dat ook een positieve reactie heeft
plaatsgevonden en dat er een hernieuwd overleg is gestart tussen de ministe
ries van wvc en Binnenlandse Zaken om tot een gemeenschappelijke aanpak
te komen. De problemen liegen er ook niet om. Werd bij de start van de Cen
trale Archiefselectiedienst in Winschoten de achterstand aan te saneren archief
bestanden nog geschat op 300 strekkende kilometer, recentere schattingen
spreken van 500 of zelfs 600 kilometer, terwijl bij verkorting van de overbren
gingstermijn de jaarlijks op de rijksarchiefdienst afkomende lawine papier zon
der schoning oploopt van 3 naar 20 kilometer, nogmaals: per jaar!
Tegen die achtergrond is het merkwaardig dat het afgelopen jaar de Centra
le Archiefselectiedienst opnieuw in discussie is geweest. Wij hebben ons in de
zomer van het afgelopen jaar in die discussie gemengd, omdat gevreesd moest
worden dat plannen tot afslanking en/of privatisering van de cas zouden lei
den tot een afbraak in plaats van de opbouw van een dienst die nog maar net
begonnen is op snelheid te komen. Was de produktie in 1984 nog 1327 meter,
in 1986 was deze gestegen tot 4300 meter, terwijl de doelstelling voor 1987 6000
meter bedroeg. In een brief aan de ministers van Binnenlandse Zaken en wvc
hebben wij aangegeven dat er eigenlijk geen vrije beleidskeuze tot bezuiniging
bestaat, om de eenvoudige reden dat de archieven er zijn en beheerst moeten
worden, wil de informatievoorziening van de rijksorganen niet volledig dichtslib
ben door onhanteerbare hoeveelheden archiefstukken. Als er bij de cas zou
worden bezuinigd, zou immers autonoom de druk elders, dat wil zeggen bij
de verschillende ministeries en rijksorganen, groter worden. In die zin zou er
dan sprake zijn van een jojo-beleid, terwijl de cas nu juist is opgericht om
eindelijk eens orde op zaken te stellen. Wij hebben van de ministeries geen in
houdelijke reactie ontvangen, maar te horen gekregen dat de ergste kou in
middels van de lucht is. Ook de Rekenkamer is overigens van mening dat een
goed functionerende Archiefselectiedienst een voorwaarde is voor het wegwer
ken van de bestaande achterstanden. Wat de Rekenkamer niet met zoveel woor
den aangeeft, maar wat tussen de regels door te beluisteren valt is dat de mi
nisteries ook nog eens zelf de cas als een indirecte bezuiniging benutten door
taken naar de cas af te stoten en maatregelen achterwege te laten die nieuwe
achterstanden zouden kunnen voorkomen. Het lijkt mij nuttig om nog eens
nadrukkelijk stelling te nemen ten gunste van de cas. In het verleden heeft
het bestuur van de van zich enigszins afstandelijk opgesteld en aandacht ge
vraagd voor de alternatieve mogelijkheid van een adequaat beheer door de rijks
organen zelf, maar nadat de keuze is gemaakt voor een centrale dienst kan
niet nu weer het roer worden omgegooid. Wij vertrouwen dat in het interde
partementale overleg deze belangrijke voorziening de nodige positieve aandacht
zal krijgen en dat tevens in het kader van de door ons bepleite samenhangende
visie ook de afstemming met het beheer in de dynamische fase zal worden bezien.
Ten aanzien van het beheer van archiefstukken in de dynamische fase heeft
zich het afgelopen jaar een ontwikkeling voorgedaan die mogelijk tot ingrij
pende wijzigingen gaat leiden. Bij het ministerie van Financiën is naar een idee
van de Rijksarchiefinspectie een proefproject procesregistratie opgezet. Het
zou hier te ver voeren diepgaand op de zaak in te gaan, maar de essentie ervan
112
is dat de traditionele dossierordening wordt verlaten en dat men bij de registratie
slechts die gegevens registreert, die noodzakelijk zijn voor het functioneren
van de administratie. Men gaat dus niet langer uit van het individuele ar
chiefstuk, maar van het procesniveau. Voorwaarde daarbij is wel dat admi
nistratieve processen tevoren gedefinieerd zijn en de archiefstukken die bij die
processen horen in kaart gebracht zijn. Hoewel het ging om een beperkte proef
tuin bij de Directie der Domeinen, lijken de voorlopige resultaten bemoedi
gend. De procesregistratie kon op ongeveer 65% van de totale informatie wor
den toegepast, waarbij een tijdsbesparing van 50 tot 60% ten gunste van de
procesregistratie kon worden bereikt. Daarbij dient bedacht te worden dat de
procesregistratie slechts een onderdeel is van de totaal-idee van procesbeheer
sing. De ontwikkeling lijkt ons interessant genoeg om nauwgezet te blijven vol
gen. Wij hebben de Rijksarchiefinspectie uitgenodigd Nieuws van Archieven
te benutten ten behoeve van publiciteit over deze ontwikkeling. Voor het na
jaar van 1988 zijn grootschalige seminars aangekondigd, onder meer in samen
werking met het bedrijf Buil, dat voor het project de benodigde software heeft
ontwikkeld. De primeur voor een eerste kennismaking in verenigingsverband
was uiteraard voorbehouden aan onze zustervereniging de sod, die op haar
studiedagen in Lunteren in maart jl. de heer P. Waters had uitgenodigd. Hij
zei daar te verwachten dat de bestaande regelgeving ten aanzien van de docu
mentaire informatievoorziening zal moeten worden aangepast en dat de idee
van procesbeheersing een structurele oplossing kan bieden voor een deel van
de door de Algemene Rekenkamer gesignaleerde problemen.
Hoewel er, zoals gezegd, hoopvolle ontwikkelingen gaande zijn die kunnen
leiden tot meer eenheid in het beleid ten aanzien van archieven in hun verschil
lende levensstadia, wil ik toch de kanttekening maken dat een andere noodza
kelijke samenhang in het archiefbeleid, namelijk die tussen de archieven van
rijksoverheid en lagere overheden niet uit het oog mag worden verloren.
Zowel het rapport van de Algemene Rekenkamer als de experimenten van
de Rijksarchiefinspectie zijn uitsluitend gericht op de rijksdienst en ik wil be
nadrukken dat dezelfde problemen ook bij de andere overheden spelen. Dat
geldt ook voor het punt dat op dit ogenblik bijdraagt aan de vertraging van
de totstandkoming van de nieuwe Archiefwet en een van de weinige punten
die nog politiek gevoelig liggen en dat is de verkorting van de overbrengingster
mijn. In de motie Poppe-Dijkstal bij de behandeling van de Nota archiefbe
leid in de Tweede Kamer is destijds gevraagd naar de realisering en de finan
ciering van de verkorting van de overbrengingstermijn. Naar verluidt wil de
minister van wvc, in overleg met zijn collega van Biza, afspraken maken om
deze operatie 'macro-budgettair neutraal' te laten verlopen. In een notitie die
hij over deze materie in bewerking heeft, wil hij tevens aandacht besteden aan
de met de verkorting van de overbrengingstermijn verbonden huisvestingsaspec
ten. Ook hierbij geldt dat het ministeriële beleid tekortschiet als de aandacht
beperkt zou worden tot de problematiek van de rijksadministratie en de rijk
sarchieven. Op het niveau van de gemeentearchieven zal op vele plaatsen een
grote financiële en organisatorische inspanning nodig zijn wil een van de be
langrijkste wijzigingen in de archiefwetgeving geen dode letter blijven. Zon
der aanvullend beleid zal een verkorting van de overbrengingstermijn niet kun-
113
