2
Uitgangspunten
2-1 Waarom een landelijk archievenoverzicht?
De overwegingen om tot een landelijk archievenoverzicht te komen, zijn niet
terug te vinden in de huidige gedrukte serie, noch wordt deze vraag aan de or
de gesteld in het rapport van de Projectgroep Geautomatiseerd Archieven
overzicht. Naar onze mening dient een dergelijk archievenoverzicht alleen ge
maakt te worden ten behoeve van de onderzoekers. De enige functie is die van
archiefgebruik, hetzij direkt, hetzij indirekt. Direkt wil zeggen dat de archief
gebruiker het overzicht zelf hanteert, indirekt houdt in dat de archivaris als
dienstverlener het overzicht raadpleegt ten behoeve van de onderzoeker. De
gebruiksfunctie en de beheersfunctie van archieven moeten duidelijk onder
scheiden worden. Een landelijk archievenoverzicht bevat derhalve geen beheers-
gegevens. Dat betekent dat elke dienst desgewenst zijn eigen beheersysteem
kan ontwikkelen, zonder het archievenoverzicht te beïnvloeden.
2 2 Waarom heeft een onderzoeker een archievenoverzicht nodig?
De archiefgebruiker wenst informatie; de archivaris beheert archieven geba
seerd op het respect des fonds. Zijn methode van ontsluiting is dan ook insti
tutioneel gericht, geënt op de functies en taken van de archiefvormers. De me
ning dat hij daardoor geen rekening zou houden met de individuele onderzoeker
is onjuist. Door het materiaal zo aan te bieden kan elke onderzoeker het zoda
nig manipuleren dat het aan zijn individuele wensen tegemoet komt.
2-3 Waarom een landelijk archievenoverzicht?
De vraagstelling van de archiefgebruiker overschrijdt vaak de gelimiteerde in
houd van een enkele archiefbewaarplaats. Door bundeling van archievenover
zichten kunnen we tegemoet komen aan thematisch gerichte vragen. De orde
ning van het gedrukte overzicht is nu per archiefbewaarplaats. Dat is een keuze.
Alfabetisch per plaats, of thematisch per archief zou ook kunnen. In een ge
automatiseerd overzicht zijn de gegevens beter manipuleerbaar en hoeft die
keuze niet noodzakelijk tevoren gemaakt te worden.
2-4 Samenvatting uitgangspunten en systeembegrenzing
1 Een (landelijk) archievenoverzicht is een nuttig en noodzakelijk onderzoeks
instrument voor het publiek gebleken.
2 Gezichtspunt: het archiefwezen, de verzameling archiefbeheerders als infor
matieverstrekkers aan archiefonderzoekers.
3 Objecten: naar openbare archiefbewaarplaatsen overgebrachte archieven.
4 Doel: verschaffen van informatie over
welke archieven worden
waar beheerd en zijn
onder welke condities raadpleegbaar?
184
3
Kanttekeningen bij de huidige gedrukte serie
Zwakke punten
1 Snelle veroudering
2 Beperkte zoekmogelijkheden door precoördinatie
3 Heterogeniteit, bijvoorbeeld in gebruik van trefwoorden
4 Afzonderlijke delen per provincie, en daarbinnen rangschikking naar gemeente
(en Algemeen Rijksarchief) maken combinaties moeilijk
5 Kostbare en langdurige procedure voor het beschikbaarstellen van nieuwe ge
gevens
6 Opgenomen objecten (archieven) niet eenduidig gedefinieerd of gelijk gede
tailleerd.
Sterke punten
1 Beschikbaarheid op verschillende plaatsen
2 Provinciale aanpak sluit aan bij de wensen van onderzoekers (er blijkt in de
studiezalen nauwelijks vraag naar gegevens van elders beheerde archieven; daar
bij moet aangetekend worden dat het vooraf gepleegde onderzoek zich aan
de waarneming onttrekt).
3 Opgenomen gegevens per archief (vormer) voldoen, althans voorzover het de
formele gegevens betreft; de gegevens voldoen dus aan een bepaalde behoefte.
4
Schets van een nieuw systeem
In deze paragraaf wordt globaal de architectuur van een nieuw systeem van
archievenoverzichten geschetst. De vraag naar de technologische vormgeving
wordt hier nog niet beantwoord.
1 Het niveau van gegevens vastlegging is de archiefvormer. Daarvoor zijn de vol
gende argumenten aan te voeren:
sluit aan bij de huidige situatie
de haalbaarheid, zowel fysiek (benodigde tijd) als logisch: de archivistiek biedt
nauwelijks een instrumentarium om objectief dieper te ontsluiten.
2 Tijdsaspect: de periode tussen registratie van het archief (archiefvormer) bij
de archiefdienst en de beschikbaarheid van de gegevens voor de onderzoeker
bedraagt maximaal één jaar. Argumenten daarvoor zijn:
haalbaarheid
sluit aan op de cyclus van jaarverslagen
noodzakelijkheid van een kortere termijn is niet aangetoond.
Lokaal kunnen de gegevens natuurlijk wel sneller aan het publiek beschikbaar
gesteld worden.
3 Zoekmogelijkheden:
Archief (naam) Per rubriek, zoals nu in het gedrukte archievenoverzicht. Ge
gevens: rubriek, archief, periode, bewaarplaats, mate van toegankelijk
heid/openbaarheid. Mogelijkheden: per plaats (huidig systeem), per provin
cie, landelijk.
185
