voorzien van institutionele en biografische achtergrondinformatie, die aansluit
bij de stukken, aangevuld met organisatieschema's en/of genealogieen
voorzien van één index - niet meer - met een ingang naar onderwerpen, waar
in eigentijdse toegangen eventueel geïncorporeerd kunnen worden
gericht op een heldere analyse van de informatie, in een begrijpelijk taal
aantrekkelijk uitgevoerd.
Al deze elementen gelden volgens haar ook voor geautomatiseerde toegangen.
Er moet primair rekening gehouden worden met de gebruiker.
De gebruiker en de automatisering
De automatisering voegt een extra dimensie toe aan de interactie tussen ar
chivaris en archiefgebruiker. Elena Danielson belichtte de effecten daarvan
op de gebruiker.22 In vergelijking met de bibliotheken lopen de archieven ach
terop met automatisering van de publieksdiensten; pas omstreeks 1984 von
den op dit gebied in de vs de eerste projecten plaats. Literatuur over de on
line catalogus in de archiefstudiezaal is er nauwelijks. In de universiteits
bibliotheek van Stanford, waar boeken en archieven beide in de computer zijn
ingevoerd is gebleken dat bezoekers over het algemeen weinig succes boeken
bij het zoeken naar archiefmateriaal. Bij 'zelfbediening' in archieven is veel
meer hulp nodig: de computer kan de archivaris niet vervangen. De archivaris
moet de onderzoeker helpen met het ontwikkelen van een on line zoekstrate
gie. Verder moeten de schermen zoveel mogelijk voor zichzelf spreken, anders
vergt het systeem nog te veel tijd van de archivaris. Een van de grootste voor
delen van een on line catalogus op het archiefmateriaal is dat het de mogelijk
heid biedt op de klant toegesneden overzichten uit te printen. Daarom zal een
data-base van verspreid archiefmateriaal ook meer rendement hebben dan een
geautomatiseerd overzicht van het eigen depot.
Computers are tools en moeten dan ook gebruikt worden om hetzelfde wat
al gedaan werd nu beter te doen. Bij zijn praktische tips voor kleine diensten
die overgaan op de computer, wees David Bootros23 er op dat het ook bij het
overgaan tot geautomatiseerde toegangen van belang is inzicht te hebben in
de gebruikers. De hoeveelheid daarvan is van belang voor het vaststellen van
het aantal benodigde apparaten; inzicht in de gestelde vragen voor de softwa
re. Bij dat laatste is het het verstandigst om uit te gaan van bestaande pro
grammatuur (zelf schrijven werd uitdrukkelijk afgeraden), waarbij vooral ge
let moet worden op eenvoud en flexibiliteit. Ten slotte: een goede controle
(idouble check) van de data-base is absoluut noodzakelijk.
Automatisering en zelfbediening stellen hoge eisen aan de gebruiker. Ten
onrechte verwachten archivarissen dat hun gebruikers ervaren genoeg zijn, ze
leiden aan the illusion of omniscience. Rick Pilfer24 achtte het noodzakelijk
de provenance-benadering uit te breiden met inhoudsgerichte zaken. Niet al
leen de gebruiker, maar ook de archivaris kan met provenance niet voor 100%
uit de voeten. Onderzoekers gaan niet uit van provenancemaar van een on
derwerp. Bij de toegangen moeten er systemen ontworpen worden die m tijd,
geografie en op onderwerp combinaties mogelijk maken.
Van geautomatiseerde toegangen naar geautomatiseerde archiefbestanden
176
is maar een kleine stap. Maar ook hier worden weer de nodige veranderingen
in de werkwijze van de archivaris verwacht. Allereerst al bij de overname van
de bestanden. Er kan niet meer volstaan worden met (summier) enkele gege
vens van de overdragende instelling te noteren en een plaatsingslijst in ont
vangst te nemen. Het is voor het gebruik van het materiaal noodzakelijk heel
gedetailleerd de technische specificaties vast te leggen en direct een aantal tech
nische controles te verrichten.25 Los van de conserveringsproblematiek is er
ook op het gebied van de informatieverschaffing uit geautomatiseerde bestan
den nog het nodige te doen; bijvoorbeeld bepalen hoe er in de dienstverlening
mee om te gaan. Wordt er on line toegang tot het materiaal verleend of slechts
een kopie verstrekt van wat de gebruiker nodig heeft? Als dat laatste geval is,
krijgt hij dan gewoon het materiaal zoals het er ligt, of wordt het door de ar
chivaris gemanipuleerd (door een uittreksel uit te printen bijvoorbeeld). En
hoe gaat de archivaris met openbaarheid om: maakt hij, als het materiaal ge
deeltelijk openbaar is, een publieke versie daarvan? En wie gaat die archieven
gebruiken? Bij de National Archives blijkt dat 20% van de gebruikers van de
administratie afkomstig is, 18% van de universiteit, 4% andere archivarissen,
4% commercieel gebruik, 17% onderzoekers/consultants en 36% 'private re
search'; de rest valt in de categorie overige. Opvallend is het dat er zich onder
de gebruikers, anders dan men zou verwachten, weinig traditionele historici
bevinden; van die historici behoort de meerderheid ook nog tot de categorie
militaire historici.
Een ander probleem, dat zich niet alleen bij geautomatiseerde bestanden voor
doet, is de selectie en vernietiging. Nu is het zo dat, in de vs evenals in Neder
land, bij de selectie het administratief belang voorop staat. Helen Samuels26
wees op het belang van inhoudelijke toetsing. Belangrijke vragen daarbij zijn:
wat wil de onderzoeker weten, wat is er al in andere bronnen te vinden en wat
is er al gepubliceerd? De onderlinge verbanden tussen verschillende archieven
moeten zichtbaar gemaakt worden. Selectie van geautomatiseerde bestanden
is een probleem. Nog onderzocht moet worden hoe programma's voor selectie
ingevoerd kunnen worden en een studie naar de manier waarop de computer
in het gehele informatiegebeuren functioneert, is noodzakelijk. Er is behoefte
aan een nationale database en standaardisatie van de beschrijvingen. In sa
menwerking met bibliotheken en musea moet vastgesteld worden hoe goed de
archieven een onderwerp documenteren. Mevrouw Samuels staat hierbij, even
als vele Amerikanen, op het standpunt dat de belangrijkste functie van archie
ven is to document society, de juridische bewijsfunctie en het administratief
belang lijken bij Amerikaanse archivarissen een minder sterk accent te krijgen
dan in Nederland.
Frank Burke27 haakte hierop in met een pleidooi om academie archivists
onderzoek te laten doen naar selectiecriteria. Zij zouden een analyse moeten
maken van het historisch onderzoek en op basis daarvan beoordelen welk ar
chief bewaard moet worden. Academie archivists of research archivists bestaan
er op dit moment nog niet, maar de functies zouden gecreëerd moeten wor
den. De verhouding tussen deze collega's en de archivarissen die werkzaam
zijn in de archieven, zou vergeleken kunnen worden met die tussen een theo
loog en een parish priest.
Frank Boles28 leverde kritiek op de opvattingen van Samuels en Burke. Hij
177
