Wat betreft de inventaris: zou niet overwogen moeten worden bij het samenstellen
van een inventaris meer nadruk te leggen op het archiefschema (zijnde de essen
tie van de ordening); een gedetailleerder uitgewerkt schema gevolgd door gro
vere beschrijvingen in de lijn van een plaatsingslijst en indices op slechts enkele
nummers, maar dan inhoudelijk. Tot het niveau van het archief zoude vraagstel
ling op formele kenmerken (waaronder taken) gebaseerd moeten zijn. Binnen
het archief zijn andersoortige, aan de specifieke bron aangepaste, varianten mo
gelijk en zelfs wenselijk (index op notulen, brievenlijsten, broncommentaren).
Een algemeen uitgangspunt zou moeten zijn dat de grootste verfijning op een
zo laag mogelijk niveau gegeven wordt. Dit houdt in een logische loskoppeling
van inhoudelijke gegevens (onderzoeker) en formele gegevens (archivaris).
Handhaving van het gebruik van de interne samenhang van een archief is
essentieel. Zo is nu juist bij de ordening in bibliotheken een probleem dat een
dergelijke dimensie ontbreekt. Daarom moet men daar een kunstmatige orde
ning aanbrengen, de systematische catalogus (die weinig gebruikt wordt). Ar
chivarissen hebben derhalve een voordeel, dat uitgebuit moet worden.
5
Conclusie
Informatievoorziening voor archiefgebruik en archiefbeheer is gebaseerd op
een kern van formele basisgegevens, zowel op het niveau van archiefvormers
als op dat van archiefbestanddelen. Voor beheer en onderzoek kunnen speci
fieke toepassingen ontwikkeld worden dan wel kunnen extra gegevens gekop
peld worden. Geen van beide partijen is gebaat bij een universeel middel, maar
veel meer bij individuele hulpmiddelen, zij het dat beide gebruik maken van
dezelfde kerngegevens.
Noten
1 Zo is het bijvoorbeeld lang niet altijd duidelijk
of de onderzoeker naar volledigheid streeft.
Mijn indruk is dat het de onderzoeker vaak niet
om volledigheid gaat. Op een gegeven moment
heeft hij voldoende materiaal verzameld om
zijn hypothese te ondersteunen en dan houdt
hij op met zoeken. Ook gaat het hem vaak niet
om één bepaald stuk, maar is dat een aankno
pingspunt en is hij veel meer geïnteresseerd in
de stukken er om heen. Er zijn ook meer com
plexe problemen denkbaar. Moeilijker wordt
het wanneer de gewenste informatie niet
rechtstreeks, 1 op 1, gezocht kan worden, maar
indirect. De historicus zal soms gegevens, door
de overheid met een bepaald oogmerk vastge
legd, voor andere doeleinden willen gebruiken.
Hij zal bij voorbeeld gegevens door de overheid
verzameld ten behoeve van belastingheffing, ge
bruiken voor vaststelling van gezinssamenstel
ling. Of, beter is het de vraag om te draaien: de
historicus wil een onderzoek doen naar de ge
zinssamenstelling in een bepaalde periode en
hoe kan hij er nu achter komen dat een over
heidsorgaan bij de uitoefening van zijn taak,
zijnde belastingheffing, gegevens heeft verza
meld die hem, de onderzoeker, voor zijn onder
zoek naar gezinssamenstellingen van dienst
zijn? Om in dit geval te weten welke archief
bronnen hij moet gebruiken, dient de onderzoe
ker inzicht te hebben in de inhoud van de bron
nen, die overigens vaak seriële bronnen zullen
zijn.
2 Hierover heeft Sigmond in nab 90 (1986) num
mer 4 gepubliceerd.
3 Metselaars geeft in zijn instructieve gids Onder
zoek in het rijksarchief in Noord-Holland,
Haarlem 1984, de onderzoeker drie stappen aan
die bij archiefonderzoek zijn te onderscheiden,
te weten:
a In welke archieven moet men naar de gezochte
gegevens zoeken?
b Waar bevinden zich die archieven?
c Welke archiefstukken moet ik raadplegen?
4 Zie in 'Nieuwe archivarissen en nieuwe onder
zoekers' door Th. H. P. M. Thomassen de dis
cussie tussen P. van der Voort en P. J. Hors
man, 'Woordsystemen en archieven. Een
beschrijvingstaal met niveau en diepte' in: nab
92 (1988), 9-11.
146
Summary
Archivists manage archives. To do this, they gather data and lay these down
in inventories and lists. Researchers use archives and in order to do this they
need information and support of the archivists to find the data they are looking
for. The archivist offers them his inventories. However, because these inven
tories were developed as management tools, not as finding aids, they fall short
of expectations. Still the basic data elements for both, the archivist-manager
and the researcher-user, are the same, but the authors argue that one should
make a sharper distinction between different needs of information. Automa
tion makes it possible to manipulate and arrange these data to satisfy diffe
rent users and to present these data in various ways.
Because of the complexity of modern society and the growing number of
administrative organizations, the archivist in the readingroom is unable to exer
cise his function satisfactory. In aid of himself as well as of the researcher new
methods and techniques should be developed and agreed on.
147
