S> K
Jaarrede van de voorzitter
I.W.L. ACaminada
Het onderwerp houdt verband met het feit dat de kaartcollecties van de ver
schillende archiefdiensten in ons land geen gewone kaartverzamelingen zijn,
maar mede bestaan uit kaarten die deel uitmaken van archiefbestanden: ad
ministraties dus, waarop de Archiefwet van toepassing is. Dit heeft gevolgen
voor verwerving, beschrijving en beheer van deze kaarten.
Als eerste voerde M. A. Bakker, archiefinspecteur van het Gemeentearchief
Rotterdam het woord over 'De Archiefwet, inspectie en vernietiging van kaar
ten en tekeningen'. Bakker vertelde dat tekeningen en kaarten op twee wijzen
in de administraties voorkomen, elk met een verschillende manier van orde
ning en bewaring:
op de tekenzalen, waar deze stukken geproduceerd worden en in het kaart-
of tekeningenarchief opgeborgen
in de geschreven dossiers gevouwen, als losse stukken.
Hij ging met name in op de vernietiging van deze documenten. Voor de kaart-
bijlagen, die via de dossiers onder het beheer van de registrator vallen, zijn
vernietigingslij sten beschikbaar, maar voor de tekeningbestanden is weinig ge
regeld. Verantwoorde vernietiging klemt daarbij echter des te meer, omdat het
om grote, en onder specialistische zorg vallende stukken gaat. Verkleining, bij
overbrenging, tot microficheformaat ziet Bakker als een oplossing, mits aan
dacht aan de toegangen wordt besteed. Aan deze mogelijkheid en aan de pro
blemen die met de automatisering van de kaartproduktie samenhangen, moet
het Archiefbesluit worden aangepast.
Behalve het bovengenoemde toezicht op de vorming van de getekende ar
chieven, heeft het Gemeentearchief ook tot taak om de overgebrachte bestan
den te bewaren en te ontsluiten en om een verzameling beeldmateriaal van de
stad te vormen (de Topografisch-Historische Atlas). Over deze laatste taken
sprak vervolgens P. Ratsma, conservator van de Atlas op het gemeentearchief
Rotterdam.
Na de lunch kwam F. Hoste van het Algemeen Rijksarchief in Den Haag
aan het woord over 'Inventariseren met een personal computer en ervaringen
met proefprojecten'. Zijn verhaal viel in tweëen uiteen: eerst een beschrijving
van het (proef)project archeion, ten tweede een verslag van het reeds opera
tionele project maïs.
Tenslotte kwam A. F. Wennekes, atlas/kaartbeheerder van het Rijksarchief
in Zeeland aan het woord over kaartbeheer bij een Rijksarchief in de provin
cie en tekeningen van de Deltadienst van Rijkswaterstaat. De kaartenverza
meling is ontstaan uit de handschriftkaarten van de Staten van Zeeland en de
Rekenkamer.
Vanaf 1978 kwam ook de historisch-topografische atlas Zelandia Illustrata
van het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen met circa 850
gedrukte kaarten van Zeeland, vergaard sinds de 18e eeuw, naar het Rijks
archief. De ruimte in de depots raakt vol door de komst van vooral de plans
van het Kadaster en de kaarten en tekeningen van Rijkswaterstaat, waarvan
120.000 van de Deltadienst.
M. Kok
A. F. Wennekes
108
Dames en heren,
Het is u wellicht ontgaan, maar dit keer ontbreekt op de agenda van de jaar
vergadering de aankondiging van de jaarrede van de voorzitter en staat er slechts
het simpele woord 'mededelingen' vermeld. Die keuze voor de aanduiding van
wat ook dit jaar weer door de voorzitter in de ledenvergadering naar voren
zal worden gebracht is bewust gemaakt. In het afgelopen jaar heeft het bestuur
van de vereniging meermalen gesproken over de vraag op welke wijze de vere
niging het meest effectief werkzaam kan zijn ten behoeve van de leden. In dat
kader is onder meer gesproken over de opzet van vergaderingen en studieda
gen. De meesten van u zullen inmiddels kennis hebben gemaakt met de gewij
zigde opzet van de studiedagen. Naar Amerikaans model is daarbij veel meer
dan in het verleden sprake van collegiale kennisuitwisseling, van een tweerich-
tingverkeer. Die aanpak, voor het eerst in 1986 beproefd, is in het afgelopen
jaar een doorslaand succes gebleken. Voor de studiedag van 12 november jl.
was het aantal aanmeldingen zo overweldigend groot, dat velen moesten wor
den teleurgesteld en het noodzakelijk bleek op 17 maart een herhaling te orga
niseren. Zelfs voor die reprise was de toch niet geringe capaciteit van het kb-
ARA-complex nauwelijks toereikend om het grote aantal belangstellenden als
nog te kunnen laten deelnemen aan de diverse discussies, demonstraties en in
leidingen. Niet alleen de aantallen deelnemers getuigen van een formule die
aanslaat, maar ook de reacties tijdens en na de studiedagen geven ons als bestuur
de overtuiging dat onze leden zich graag inzetten voor die verenigingsaktivi-
teiten die als zinvol en tegelijkertijd ook als 'gezellig' - we zijn toch immers
een Nederlandse vereniging worden ervaren. Voor diegenen die noch in no
vember, noch in maart de studiedagen konden bijwonen is het enthousiasme
waarmee werd gewerkt rond het thema 'Nieuwe archivarissen en nieuwe on
derzoekers' treffend verwoord in een verslag in het laatste nummer van het
Archievenblad door Theo Thomassen.1
Het succes van de studiedagen heeft bij het bestuur de vraag versterkt naar
de rol van de vereniging en de communicatie tussen het bestuur en de leden
en tussen de leden onderling. Uiteraard stellen wij ons voor om ook de ko
mende tijd door te gaan op de met de studiedagen ingeslagen weg, maar tege
lijkertijd willen we zien te achterhalen waaraan de leden van de vereniging het
meest behoefte hebben en welke veranderingen er in dat behoeftepatroon op
treden. Het lijkt er op dat bijeenkomsten die aan één thema worden gewijd
minder in de smaak beginnen te vallen, althans niet massaal worden bezocht,
109
