archieven kunnen over vele verschillende archiefdiensten verspreid zijn. Zijn
vraagstelling kan de grenzen van archiefbewaarplaatsen overschrijden.
Op het niveau daaronder - welke archiefstukken - beschikken we ondermeer
over de inventaris. Ook daar wordt het zoeken vergemakkelijkt door een syste
matische indeling, veelal gebaseerd op taken; en door indices op de archiefbe
schrijvingen en soms op individuele archiefbestanddelen. Over de doelmatig
heid van de huidige 'klassieke' inventaris wordt veel gediscussieerd. De
archivaris klaagt dat het maken van een 'klassieke' inventaris te veel tijd vergt
en voor het beheer volstaan zou kunnen worden met een plaatsingslijst. De
onderzoeker blijkt de inventaris als toegang op een archief vaak onvoldoende
te vinden. Het is het probleem van een instrument dat ten behoeve van beheer
ontwikkeld is en tevens gebruikt wordt als toegang.
Hoe gebruikt een onderzoeker een inventaris? Is het waar dat de praktijk
leert dat in een inventaris naar de stukken gezocht wordt met behulp van de
rubrieken in het archiefschema (door de onderzoeker meestal als inhoudsop
gave gezien) en index op de beschrijvingen (door de onderzoeker vaak als in
dex op het archief gezien)? Zo ja, dan zou dit, wil men bij de onderzoeksme
thoden van de onderzoeker aansluiten, gevolgen moeten hebben voor de
inventaris.
4
Welke verbeteringen zijn mogelijk? Consequenties
Het probleem voor de onderzoeker is hoe zijn informatie te verkrijgen, of be
ter, hoe de archiefstukken te vinden waarin hij deze informatie kan aantref
fen. Het probleem voor de archivaris, als beheerder, is de onderzoeker in staat
te stellen relevante archiefstukken te selecteren. Voor de oplossing van die pro
blemen maken zij voor een belangrijk deel gebruik van dezelfde elementen uit
hetzelfde informatiesysteem. Het informatiesysteem is echter lacuneus en wordt
deels oneigenlijk gebruikt al zijn de basisgegevens dezelfde. Het behoeft ver
betering zowel voor de archivaris die als beheerder zijn verantwoordelijkhe
den heeft als voor de gebruiker die nu onvoldoende zoekmiddelen aangereikt
krijgt.
Op het hoogste niveau, van archieven en archiefvormers, zou systematische
verwerking van taken en onderwerpen van bemoeienis als een adequaat instru
ment voor het traceren van relevante archieven kunnen dienen, zowel voor de
archivaris als voor de onderzoeker.
Hoe realiseer je een dergelijk systeem? Wat zijn de componenten? Het is
duidelijk dat een deel van de gegevens zowel voor de archivaris (als beheerder)
als voor de onderzoeker relevant is: naam, periode, plaats, de formele gege
vens. Toepassing van geautomatiseerde hulpmiddelen maakt het mogelijk de
ze gegevens, eenmaal in een databank vastgelegd, voor verschillende doelein
den te gebruiken. Andere groeperingen van de gegevens zijn dan mogelijk, bij
voorbeeld thematisch. Mutaties behoeven slechts eenmaal te worden doorge
voerd. Wil je de verzamelde gegevens ook landelijk aan onderzoekers beschik
baarstellen, dan moeten wel afspraken over vorm en inhoud gemaakt worden.
Het zou mooi zijn als dan ook taken en onderwerpen van bemoeienis van de
144
betrokken instellingen als zoekmiddelen toegevoegd werden. Dit zou de ge
bruikswaarde voor onderzoekers sterk kunnen verhogen. De vraag van de on
derzoeker zou dan via het informatiesysteem in goede banen naar de juiste ar
chiefvormers geleid kunnen worden. Het systeem werkt bij wijze van index,
maar is gebaseerd op de functies van de archiefvormers, functies waarvan het
archief de schriftelijke neerslag is. Vervolgens kan de archivaris ten behoeve
van zijn eigen beheer relevante gegevens aan deze basisgegevens koppelen. Te
denken valt daarbij aan depotplaats, verfilmingsgegevens enzovoort.
Een landelijk archievenoverzicht als hierboven geschetst, zou ook lokaal be
schikbaar moeten zijn. Onderzoeker en archivaris (als verwijzer) zouden moe
ten kunnen beschikken over een geautomatiseerd overzicht van archiefvormende
organisaties met hun taken en functies, gekoppeld aan de archieven. Dan kan
men zien welke archieven beschikbaar zijn en welke niet. Met behulp van de
bemoeienissen kan de onderzoeker bepalen of een instelling wellicht materiaal
geproduceerd heeft waarin hij het antwoord op zijn vraag kan vinden. Aan
iedere gemeentegrens staat tegenwoordig een uiterst handige stadsplattegrond,
waarmee men trefzeker de route in de stad kan bepalen. Slechts voor de meer
gecompliceerde informatie behoeft men zich tot de plaatselijke vvv te wen
den. Waarom ligt er geen 'organisatie- en takenplattegrond van de gemeente
van nu en vroeger' aan het begin van iedere studiezaal?
Het model oogt eenvoudig. En is eenvoud niet het geheim van het ware?
Maar voor de verwerkelijking van een dergelijk systeem is meer nodig dan een
model, en meer dan de gegevens over taken, namelijk een begrippenapparaat,
een beschrijvingstaal waarmee de gegevens eenduidig vastgelegd en geïnter
preteerd kunnen worden. Hoe een dergelijke beschrijvingstaal er uit zou moe
ten zien, valt buiten het bestek van dit artikel, evenals de oplossing voor het
praktische probleem: waar halen we al die gegevens vandaan?4
Wat dat laatste betreft is er echter geen keuze. Voor verantwoord beheer
is inzicht in en overzicht over archiefvormers en hun archieven een pure nood
zaak. Het gaat vooraf aan iedere beheersbeslissing (selectie voor vernietiging,
acquisitie, inventarisatie etcetera). Reeds opgedane ervaringen bij de CAS, het
Gemeentearchief Den Haag en het Rijksarchief in Zeeland duiden er op dat
het veel tijd vergt de benodigde gegevens te verzamelen, maar zij geven ook
aan dat in het vervolg van het proces tijd- en kwaliteitswinst is te behalen. Veel
van de opgebouwde institutionele kennis van de archivaris is verspreid en ver
snipperd terug te vinden in de inleidingen van inventarissen. Coördinatie van
de werkzaamheden zou effectief kunnen zijn. Is eenmaal een model voor bij
voorbeeld gemeenten ontworpen, dan kan dat als uitgangspunt dienen voor
anderen.
Wat betreft het tweede niveau: lijsten van archieven (archiefvormers) en
bestanddelen, samengesteld uit de formele basisgegevens, zoals hierboven op
gesomd, verschaffen archivarissen en bezoekers een objectief overzicht van
de inhoud van archiefdepots, formeel beschreven, niet meer dan dat. Het zijn
primair beheersinstrumenten en als hulpmiddel voor archiefonderzoek dienen
ze minder. Noch de depotstaten, noch de archiefinventarissen zijn van oor
sprong bedoeld als onderzoeksinstrument en mogen dan ook niet daarop be
oordeeld worden.
145
