almanak bij de Staatsuitgeverij Overzicht adviesorganen van de centrale over
heid. Een inspiratiebron voor onderzoekers die verlegen zitten om een onder
werp, maar tegelijk ontmoedigend omdat in de loop der tijd talloze van derge
lijke commissies bestaan hebben, waarvan men geen weet heeft. Of men moet
geduldig de Staatsbladen doorwerken.
Het probleem is voor overheden misschien groter dan voor niet-overheden.
Bij particuliere archieven zijn de 'bemoeienissen of taken' immers vaak ge
makkelijker te onderkennen, hoewel anderzijds de externe organisatie vaak
weer voor de nodige ondoorzichtigheid kan zorgen. Een onderzoeker die uit
is op informatie over de arbeidsverhoudingen bij de textielindustrie, zal zich
al snel richten op archieven van de betrokken bedrijven. Maar het blijft moei
lijk om na te gaan welke andere (overheids) instanties - inspecties, bedrijfsver
enigingen, vakbonden, ministeries, speciale commissies etcetera - zich hiermee
bezig hebben gehouden. Het is niet onterecht te veronderstellen dat de onder
zoeker amper over voldoende institutionele kennis kan beschikken om deze
meer methodische aanpak te kiezen. Ook voor de archivaris wordt deze on
doorzichtigheid van de maatschappij een steeds groter probleem.
Heeft de onderzoeker tenslotte een idee welke archieven bepaalde gegevens kun
nen bevatten, dan is de volgende stap er achter te komen of de betrokken ar
chieven bestaan en zo ja, waar deze archieven zich bevinden. Is hij daar achter
gekomen, dan kan hij de reis naar de betreffende archiefbewaarplaats onder
nemen. Vervolgens kan hij met hulpmiddelen die ter plekke worden aangebo
den kennis nemen van de inhoud van het archief en op zoek gaan naar de ge
zochte gegevens. Waaraan heeft de onderzoeker dus, samenvattend, tenminste
behoefte:
archiefvormer (naam, periode, taken, plaats in externe organisatie)
taak (periode, geografische restrictie)
archief (naam, periode, vindplaats, toegankelijkheid, openbaarheid).
Wanneer we vaststellen dat de 'institutionele' of 'formele' zoekmethode de
meest aangewezen methode is om, althans een belangrijk deel van het archief
onderzoek te doen, dan moeten we ons in gemoede afvragen of de geboden
hulpmiddelen daar in voldoende mate op aansluiten.
3
Welke hulpmiddelen heeft een archivaris?
Men zou kunnen zeggen dat de onderzoeker voor een belangrijk deel gebruik
maakt van het informatiesysteem van de archivaris, dat deze primair zelf ge
bruikt voor zijn eigen informatiebehoefte. Om te beginnen biedt de archivaris
zichzelf als eerste hulpmiddel aan. Het is een van de taken van de archivaris
de onderzoeker behulpzaam te zijn bij zijn speurtocht. Hij is de trait d'union
tussen vraag en informatiebron. Hij rekent het tot zijn plicht de bezoeker het
'administratieve plaatje' te kunnen verstrekken, om een antwoord te kunnen
geven op de vraag: 'welk overheidsorgaan heeft zich ermee bemoeid en waar
ligt het archiefmateriaal?'
Metselaars geeft in zijn gids Onderzoek in het rijksarchief in Noord-Holland
142
ook aan, wat de bezoeker van de archivaris mag verwachten. 'Hij kan inlich
tingen geven: over welke archieven U bij Uw onderzoek moet gebruiken, om
dat hij weet wat de taak was of is van de instelling waarvan hij de archieven
beheert; over de bewaarplaats van die archieven en over de stukken die voor
onderzoek in aanmerking komen.' Dat is nogal wat, en Metselaars relativeert
deze uitspraken dan ook snel: 'De archivaris kan U op weg helpen' en 'Wat
hij wel kan is: de plaatsen aanwijzen, waar U kans hebt iets te vinden'.4
Inderdaad ligt hier een van de meest essentiële kundigheden van de archiva
ris. Hij wordt in staat geacht op grond van zijn specifieke kennis de 'vertaalslag'
te kunnen maken of daarbij te assisteren. Maar is hij nog wel in staat die func
tie naar behoren uit te voeren? Ten aanzien van de volledigheid van de inlich
tingen die hij verstrekt, zal de zichzelf kennende archivaris voorzichtig (moe
ten) zijn. Want ook hij, de deskundige bij uitstek, kent zijn beperkingen. Zijn
kennis betreft meestal archieven van zijn eigen dienst. Zijn kennis van niet-
overgebrachte archieven en archieven elders in het land zal aanzienlijk beperkter
zijn. En zelfs dan blijft het de vraag of de archivaris ten aanzien van zijn eigen
archief over voldoende kennis beschikt of kan beschikken om een volledig beeld
te geven. Hij is ook maar een mens met een beperkt bevattingsvermogen. Met
de enorme toename van archieven wordt het voor hem schier onmogelijk het
overzicht en inzicht te bewaren. Kritische grenzen worden daarbij gesteld door
onder andere persoonlijke eigenschappen, interesse en ervaring.
De afhankelijkheid van de onderzoeker van de kennis van de archivaris om
zijn onderzoek methodisch aan te pakken is groot en zal waarschijnlijk nog
groter worden. Zonder de archivaris in te schakelen, is het vrijwel onmogelijk
onderzoek te doen. Dat zal zo blijven, maar wil de archivaris zijn essentiële
rol in het raderwerk behouden, dan zal hij er voor moeten zorgen dat ook hij
zijn eigen mogelijkheden om informatie te verstrekken verbetert, met name
met het oog op de toekomst. Daarnaast zou de onderzoeker meer in staat gesteld
moeten worden zijn zoekpad zelfstandig te kiezen, zelf de mogelijkheden af
te tasten. Voor dit proces is informatie nodig.
Tot slot is het ook bedrijfsmatig gezien niet verstandig er een toegang op
een gegevensbank in de vorm van een persoon op na te houden. Bij vertrek
verdwijnt tegelijk de kennis.
Onze conclusie is dat de archivaris als hulpmiddel onvoldoende is en dat hij
zijn taak niet (meer) waar kan maken.
Terug naar de vraag, welke toegangen biedt een archivaris aan? Op het meest
globale niveau beschikken wij over de serie landelijke archievenoverzichten
die de gebruikers in staat stellen na te gaan welke archieven zich waar bevin
den. Het zoeken daarin wordt vergemakkelijkt door een systematische inde
ling en indices. Het overzicht is een onmisbaar hulpmiddel voor de onderzoe
ker bij het bepalen van de archiefdienst van zijn keuze, maar het is ook
onmiskenbaar voor verbetering vatbaar. Zo moet bedacht worden dat alleen
overgebrachte archieven zijn opgenomen. Een tweede nadeel is dat de infor
matie in de gids in de huidige vorm met het verstrijken der jaren snel verou
dert. Voorts worden de gegevens per archiefdienst geordend aangeboden, maar
de vraagstelling van de onderzoeker is veelal niet archiefbewaarplaats-gebon
den. Hij heeft een bepaald onderwerp uitgekozen maar de daarvoor relevante
143
