archiefvormer (naam, plaats, periode)
archief (naam archiefvormer, periode, omvang, toegankelijkheid)
archiefbestanddeel (nummer, redactionele vorm, inhoud, datum, ontwikke
lingsstadium, uiterlijke vorm, openbaarheid, materiële toestand).
Wanneer een archivaris een dynamische taakopvatting heeft, zal hij aan bo
venstaande gegevens, hoe volledig en betrouwbaar ook, onvoldoende infor
matie ontlenen. Voor een goede positionering van de archiefvormers, wanneer
hij archieven beheert of inspecteert, wil hij het organisatorisch kader kennen.
Tot welke hogere organen behoorden of behoren zij, wie is zorgdrager, welke
voorgangers en opvolgers zijn of waren er? Om leemten te kunnen opsporen,
zal hij geïnteresseerd zijn in functies en taken van archiefvormers: waar hiel
den zij zich mee bezig, in welke periode? Deze laatste categorie gegevens is
mede van belang in verband met selectie en vernietiging en is bovendien rele
vant voor het toegankelijk maken van het archief.
2
De informatiebehoefte van de vraagsteller
Is het de taak van de archivaris hem toevertrouwde archieven in goede en ge
ordende staat te beheren, dat beheer is geen doel op zich. Beheer is zinvol als
er iets of iemand mee gediend wordt. Het doel van archiefbeheer is beschik
baarstelling van archieven aan derden en wel zo dat die derden door hen ge
wenste informatie kunnen verkrijgen uit de beheerde archivalia. Een archief
dienst is een dienstverlenende instelling. Een goede beheerder zal zijn archieven,
zijn 'gegevensbank', zo ordenen en van toegangen voorzien dat gebruikers in
staat zijn de gegevens die zij zoeken, te vinden. Goede beheerders houden re
kening met 'derden', met gebruikers.
Het ligt derhalve voor de hand aandacht te besteden aan wensen en werk
wijzen van de gebruiker. Pas als daarover duidelijkheid bestaat, is het moge
lijk te bezien hoe op de meest efficiënte wijze door archivarissen archieven be
heerd en beschikbaar gesteld kunnen worden. Wat zoekt een onderzoeker? Voor
sommige groepen, zoals genealogen, is dat vrij duidelijk, maar voor onder
zoekers met een algemenere belangstelling ligt dat anders. Een complicatie is
dat zij allen eigen, unieke vragen hebben. Zou de archivaris zich op de ontwik
keling van een instrumentarium willen richten dat beantwoording van al die
vragen mogelijk maakt, dan lijkt dat, gezien de diversiteit en onvoorspelbaar
heid, uitzichtsloos.1
De vraag 'Wat zoekt hij?' biedt weinig mogelijkheden voor de archivaris
om bij beschikbaarstelling rekening mee te houden. Hoe staat het met de vraag
'Hoe zoekt hij?' Over methodiek van historisch onderzoek is verrassend wei
nig gepubliceerd dat aanknopingspunten geeft betreffende het traject van het
archiefonderzoek. In de meeste publikaties wordt veel aandacht besteed aan
apparaatkennis, literatuuronderzoek en bronnenkritiek; archiefonderzoek komt
er bekaaid af. In het overigens zeer nuttige boekje Zoeken en schrijven, hand
leiding bij het maken van een historisch werkstuk door P. de Buck, wordt bij
voorbeeld van de totaal 96 pagina's een halve pagina aan archiefonderzoek
besteed.
140
Een analyse van het zoekproces/de zoekprocessen van onderzoekers kan wel
licht aan het licht brengen welke de kritische schakels in dit proces zijn en kan
tevens duidelijk maken waar de archivaris ondersteuning kan bieden. Het is
dan niet uitgesloten dat met een andere inzet van dezelfde middelen een beter
rendement haalbaar is, bij voorbeeld door bepaalde elementen uit het be
heersproces tegelijk ook te gebruiken voor de beschikbaarstelling.
2-1 Archiefonderzoek2
Welke archieven bevatten antwoorden op mijn vragen en waar bevinden zij
zich? Dat zijn kernvragen waar iedere onderzoeker op stuit. Hoe lost hij dit
probleem op? De aanpak is vaak weinig methodisch. Alvorens naar een ar
chiefdienst te gaan, behoort de onderzoeker het nodige voorwerk te hebben
gedaan en getracht te hebben aanknopingspunten te vinden die hem in de rich
ting van bepaalde archiefbestanden sturen. Archiefonderzoek wordt in de re
gel voorafgegaan door literatuuronderzoek. De onderzoeker raadpleegt eer
der verschenen studies en gaat na welke archiefbronnen de betreffende auteurs
gebruikt hebben. Vervolgens treedt een soort sneeuwbaleffect op. Hij gaat naar
de in de annotatie genoemde archiefdiensten, spreekt met de archiefmedewer
kers (die ook de vorige onderzoekers van de geraadpleegde publikaties al op
het spoor zetten). De archivaris zal de onderzoeker (gedoseerd) op de moge
lijkheden van de archieven die hij beheert, wijzen. Een nadeel van deze 'sneeuw
balmethode' is dat men als het ware gestuurd wordt door de voorgaande on
derzoekers. Een sneeuwbal heeft de natuurlijke neiging het dal in te rollen over
het pad dat de minste weerstanden biedt; het gebaande pad. Een meer metho
dische zoekstrategie zou te prefereren zijn. Zijn er voor de onderzoeker ande
re mogelijkheden met de nu beschikbare middelen?
Zij, die methodischer te werk gaan, stellen zich de volgende vragen:
1 bij welke (historische) activiteiten kunnen stukken geproduceerd zijn die ge
gevens bevatten over mijn onderwerp?
2 wie of wat waren de producenten van die stukken?
3 waar bevinden zich de archieven die zij produceerden?
4 hoe vind ik de juiste stukken in het archief?
Deze methode passen archivarissen impliciet ook toe wanneer zij onderzoe
kers terzijde staan. Zij vertalen het onderwerp van het onderzoek naar taak/be
moeienis van een orgaan of persoon en gaan vervolgens na of dat orgaan of
die persoon archief nagelaten heeft en waar zich dat bevindt. Archiefbestan
den bevatten (voor een groot gedeelte) de neerslag van ambtelijk handelen.
Een belangrijk aspect van de zoekmethode is derhalve het vertalen van de vraag
naar ambtelijk handelen, naar taken en bemoeienissen van overheden, of in
geval van niet-overheden, naar organisaties en hun taken en bemoeienissen.
Om de genoemde zoekmethode te kunnen hanteren zal de gebruiker (onder
zoeker of archivaris) over een grote, soms gedetailleerde institutionele kennis
moeten beschikken. Naarmate men in modernere tijden onderzoek doet, neemt
dit probleem toe, immers de bemoeienissen van de overheid nemen toe. Dat
levert meer archief op, hetgeen gunstig lijkt voor de onderzoeker, maar het maakt
het ook moeilijker overzicht te houden. Onlangs verscheen naast de Staats-
141
