Beheer en beschikbaarstellen
Archivaris en onderzoeker in een oud spanningsveld
P. J. Horsman en J. P. Sigmond
Voor wie beheert en inventariseert een archivaris: voor de onderzoeker, de ge
bruiker, of voor zichzelf, de beheerder? Wiens informatiebehoefte is maatge
vend bij de vervaardiging van archieftoegangen, zoals overzichten, inventa
rissen, gidsen en indices? P. J. Horsman en drs. J. P. Sigmond wagen zich aan
deze principiële vraag en doen enkele nuttige suggesties.
1
De informatiebehoefte van de archivaris
Het stelsel van archieftoegangen en de archivaris zelf kan beschouwd worden
als een informatiesysteem ter ondersteuning van onderzoeksprocessen: het
opsporen van relevante archiefstukken. Het functioneren van dit informatie
systeem staat onder druk. Er wordt kritiek op geleverd, de kwaliteit laat in
de ogen van de onderzoeker te wensen over. De vraag is hier nu niet zozeer
of die kritiek terecht is, het gaat er om na te gaan of de onderscheiden compo
nenten van het informatiesysteem wel alle zijn ontworpen voor het doel waar
voor zij worden gebruikt en in hoeverre zij voor verbetering vatbaar zijn. La
ten we de vraag trachten te beantwoorden door de taken van de archivaris als
uitgangspunt te nemen.
Voor de uitoefening van zijn taken heeft een archivaris informatie nodig. Om
welke taken het gaat, is afhankelijk van de doelstellingen van de betreffende
archiefdienst. In elk geval behoren, uitgaande van de Archiefwet 1962, naast
inspectie en acquisitie, ook beheerstaken daartoe, zoals archiefbeheer (mate
rieel beheer, toegankelijk maken, beschikbaarstellen) en depotbeheer, waar
toe ook verblijfsadministratie gerekend kan worden. De informatie welke de
archivaris voor die taakuitoefening nodig heeft, betreft ondermeer archiefvor
mers, archieven en archiefstukken, objecten waarin overigens juist ook de on
derzoekers geïnteresseerd zijn. Maar er zijn verschillen, voortvloeiend uit de
verschillende invalshoeken. Wij willen pogen die verschillen hier duidelijk te
138
maken door te onderzoeken welke gegevens archivaris en onderzoeker nodig
hebben of wensen te hebben, door na te gaan in hoeverre archivaris en onder
zoeker wellicht van dezelfde gegevens ieder op hun eigen manier gebruik kun
nen maken. Het uitgangspunt is de archivaris, dus we beginnen met hem en
zijn taken.
Om te kunnen inspecteren en acquireren moet tenminste bekend zijn welke
archiefvormers er zijn, welke archieven zij vormden, over welke periode en
hoe het met het beheer gesteld is. Voor het beheer in de ruime zin van het woord
van de hem toevertrouwde archieven zal de archivaris moeten weten, welke
archieven hij heeft, op welke rechtstitel, uit welke bestanddelen ze bestaan,
zo mogelijk of ze volledig zijn, hoe de openbaarheid geregeld is en hoe het
staat met de materiële toestand. Deze opsomming is niet uitputtend, maar in
het kader van dit artikel volstaat het. Een nadere detaillering is echter wel ge
wenst: om welke gegevens betreffende genoemde objecten gaat het, of beter,
waartoe zijn zij nodig?
Een archief is de (documentaire) neerslag van het (ambtelijk, bedrijfsma
tig) handelen van de archiefvormer. De naam van het archief is eigenlijk de
naam van de archiefvormer, door die naam worden archief en archiefvormer
geïdentificeerd. Die naam zal de archivaris dus in elk geval moeten weten. Ver
volgens de periode. Zuiver voor het beheer is die kennis niet nodig, wel om
te kunnen beoordelen of die periode van het archief overeenkomt met die van
de archiefvormer. Het zegt daarmee iets over de volledigheid van het archief.
Bovendien is het van belang om bepaalde vragen te kunnen beantwoorden:
heeft U het archief van instelling x uit de zeventiende eeuw? Zo zijn er argu
menten aan te voeren, waarom de archivaris als beheerder de jaartallen van
een archief en archiefvormer moet kennen. Van beide afzonderlijk, want on
danks de onlosmakelijke relatie betreft het twee afzonderlijke objecten. Ver
volgens moet hij iets weten van de omvang van het archief, in verband met
de toewijzing van ruimte in het depot; de toegankelijkheid, voortvloeiend uit
de plicht het archief in goede en geordende staat te bewaren, en dus ook de
materiële toestand. Tenslotte moet hij iets weten over de status (wel of niet
overgebracht, casu quo geacquireerd) van het archief, een eventuele rechtsti
tel en de mate van openbaarheid.
Een archief bestaat uit archiefbestanddelen; de archivaris zal moeten weten
welke en vaak bepaalt hij zelf welke bestanddelen onderscheiden worden. Hij
dient dan ook over gegevens te kunnen beschikken om het ene archiefbestand
deel van het andere te onderscheiden. Een uniek nummer zou bijna voldoende
zijn, maar een archivaris is meer dan een hoeder van anonieme papieren en
perkament. Hij wil ook de criteria weten op grond waarvan de bestanddelen
onderscheiden worden: redactionele vorm, inhoud (of onderwerp, liever zaak),
datum, tevens ontwikkelingsstadium en uiterlijke vorm. De verleiding is groot
hier met name het element inhoud, onderwerp of zaak nader kritisch te be
schouwen. We beperken ons hier tot de constatering dat kennis van de inhoud
noodzakelijk kan zijn om de functie van het betreffende archiefbestanddeel
te bepalen en daaruitvolgend de plaats in het archief. In het kader van de be
schikbaarstelling is van belang te weten of het bestanddeel openbaar is en in
welke mate, en of de materiële toestand raadpleging gedoogt.
Resumeren we het bovenstaande, dan resulteert dat in de volgende schema
tische weergave van de minimaal benodigde gegevens:
139
