nomen (laserview). De andere methode van scannen door optische leesappa-
raten geschiedt door middel van karakterherkenning. Alle letters worden dan
afzonderlijk herkend en opgenomen, de zogenaamde optical character reading.
De volgens beide manieren geregistreerde en in het geheugen opgeslagen gege
vens kunnen in minder dan drie seconden tevoorschijn gebracht worden.
Aan enkele voorwaarden moet dan worden voldaan. De achtergrond van
de opgenomen tekst dient sterk contrasterend te zijn met de tekst en niet geli
nieerd. Ook mogen er geen verbeteringen in de getypte tekst zijn aangebracht
of oneffenheden voorkomen in de informatiedrager. Aan beide eisen voldoen
de bij de gemeentelijke archiefdienst van Zwolle in gebruik zijnde systeem
kaartjes. Ze zijn egaal wit, terwijl van het begin af aan de regel is geweest,
dat geen 'witte pasta' of andere hulpmiddelen mogen worden gebruikt ter ver
betering van gemaakte typefouten. Conversieproblemen zijn er technisch dus
niet, afgezien van het feit, dat het in Zwolle gebruikte lettertype nog niet be
hoort tot één van de zes door de optische leesapparaten te scannen soorten.
Een nu al wel aanwezige mogelijkheid is het microverfilmen van het gehele
kaartjesbestand. Door de grote uniformiteit kunnen de systeemkaartjes via een
microfilmdoorvoerapparaat betrekkelijk snel verwerkt worden. In de prak
tijk blijkt echter, dat deze apparaten vervelende haperingen vertonen in die
zin, dat niet te vermijden schijnt te zijn, dat ze af en toe een kaartje overslaan.
Enerzijds heeft men op die manier dus geen zekerheid, dat werkelijk alle gege
vens op microfilm staan. Anderzijds is het uiteraard niet mogelijk nieuwe ge
gevens tussen te voegen. Wel bereikt men door microverfilming de gewenste
ruimtewinst, maar andere voordelen dan schaduwarchiefvorming voor het geval
van calamiteiten zijn er niet.
Afgezien van het boven geschetste probleem, dat op dit ogenblik nog geen
voor het Bruxelles-leUertype geschikte optische leesapparatuur bestaat, lijkt
automatisering door opslag in een computer financieel zeker niet rendabel. De
tijdwinst, die dan geboekt wordt ten opzichte van het huidige kaartsysteem,
kan slechts in seconden worden uitgedrukt. Het zal duidelijk zijn, dat een on
getwijfeld gigantische investering om de generale index nu te gaan automati
seren dus niet lonend kan zijn. Hoogstens, dat in een verdere toekomst ruim
tenood, tezamen met het goedkoper worden van conversie, een automatisering
van de generale index voor de Zwolse gemeentelijke archiefdienst financieel
haalbaar en daarmee mogelijk maakt.
Het antwoord op de in de aanhef van dit artikel gestelde vraag: de generale
index nu of laterzal duidelijk zijn. Of het later gedigitaliseerd verwezenlijkt
kan worden is onzeker. Dat de generale index nu al mogelijk is, hoop ik te
hebben aangetoond. Eerlijkheidshalve moet ik daar dan aan toevoegen, dat
ik dan een generale index bedoel op eigennamen en niet op trefwoorden. Bo
vendien ga ik er vanuit, dat er niet al veel geïndiceerd is, zodat standaardise
ring en uniformiteit in de verwerking van de gegevens geen dubbel werk bete
kent. Dan kunt U nu al de droom van iedere archivaris realiseren: een generale
index, waarin U alles, ongeacht de bron waarin het gegeven staat, over een
persoon, een topografische naam of een hoedanigheid in één greep vindt.
136
Noot
Tijdens de studiedagen van de van van 12-14
november 1986 hield ik samen met collega
drs. H. Ernst van de gemeentelijke archiefdienst
van Amsterdam een inleiding over toeganke
lijkheid en indicering. Naderhand heeft de re
dactie van het Nederlands Archievenblad mij
gevraagd mijn tekst te willen bewerken. Spe
ciaal werd gevraagd of een overgang van het
behandelde Zwolse systeem van indicering naar
een geautomatiseerd systeem mogelijk is. Dit
artikel is derhalve het resultaat van een poging
de bestaande Zwolse generale index te beschrij
ven, met daaraan verbonden een toekomstvisie.
Summary
When a direct access to concrete information - such as names of persons, pro
fessions and topographic names, indicated in the various information-sources
in different archives - is required, it is also possible to compile a general index
without the help of an automatic system.
In that case you will have to stick to a card-system that is highly standardi
zed as to the type of characters, how and where to insert the text and so on.
Finally you will be able to find all available information about one person,
profession of topographical name in one grip together, without regard to the
source in which the information is given.
Digitalized storage by means of optic readers will also be possible then, but
is, in view of the very little time which will be gained in case of automation,
financially not payable at the moment.
137
