plaatst. In totaal bevinden zich thans in de studiezaal 50 kasten, zodat er in
theorie met het huidige bestand nog capaciteit is voor een miljoen gegevens.
In werkelijkheid kan natuurlijk niet ieder laatje optimaal benut worden, wil
men althans de overzichtelijkheid van de rubrieken en de onderverdelingen daar
van (bijvoorbeeld de indeling in letters) handhaven: een zekere loze ruimte is
dan onvermijdelijk.
Een bijkomend voordeel van het Zwolse kaartsysteem is natuurlijk dat van
elke generale index. Het attendeert de gebruiker, omdat alle bronnen door el
kaar heen in één systeem zijn ondergebracht, op de grote verscheidenheid aan
bronnen waarvan gebruik kan worden gemaakt. Er is altijd wel een aantal bij
waar de onderzoeker uit zichzelf niet op gekomen zou zijn. Een groeiend aan
tal genealogen en huizenonderzoekers wordt dankzij de Zwolse generale in
dex omgeschoold tot lokale amateur-historici. De gegevens, verkregen uit het
kaartsysteem, roepen andersoortige vragen op dan waarmee de gebruiker zijn
onderzoek begon. Als blijkt, dat de betrokken voorvader of vroegere bewo
ner van het onderzochte pand bakker is geweest, rijst de vraag aan welke eisen
je moest voldoen om lid van het bakkersgilde te kunnen worden. Hoeveel bak
kers waren er toen eigenlijk tegelijkertijd met de bewuste voorvader of huisei
genaar in Zwolle als bakker werkzaam? Wat was hun omzet? Een handige stu
diezaalambtenaar weet een dergelijke interesse al gauw om te buigen in een
speciaal onderzoek, dat tenslotte kan leiden tot een publicatie in een lokaal-
historisch blad.
Kosten en personeel
Aan het samenstellen en uitbreiden van de generale index, zoals die in Zwolle
in de vorm van het kaartsysteem gestalte heeft gekregen, zijn uiteraard zowel
personeelskosten als materiële kosten verbonden. Het grootste deel van het
indiceren geschiedt als additioneel werk en wordt verricht door wsw-ers op
eigen locatie buiten het archiefgebouw. Deze zes indiceerders kosten op jaar
basis circa 55.000,De werkzaamheden van de controleur-sorteerder kun
nen op ƒ15.000,— per jaar gesteld worden, die van de alfabetiseur op
ƒ20.000,—. Aan materiaalkosten komt daar per jaar 6.000,— bij voor twee
kasten, ƒ2.500,voor kaartjes en 1.500,voor afschrijving aan schrijf
machines. Wanneer men afziet van huisvestingskosten, verlichting en verwar
ming en dergelijke, kost het hele project ongeveer een ton per jaar of een gul
den per toegankelijk gemaakt gegeven.
Het op de voorgeschreven wijze indiceren van archiefbescheiden, die de moei
te waard zijn om op het optimale (micro)niveau ontsloten te worden, geschiedt
in Zwolle sinds jaar en dag buiten het gemeentelijk archiefgebouw. In het Ad
ministratiecentrum de Sassenpoort typen vier personen in fulltime-baan, in
wsw-verband, de verlangde gegevens op systeemkaartjes. Een chef-archivist,
die ook andere werkteams begeleidt, controleert of de gegevens op de voorge
schreven wijze op het systeemkaartje zijn getypt en ook of bij de weergave geen
fouten zijn gemaakt. Een bij dit team behorende persoon, evenals de indiceer
ders werkzaam in wsw-verband, alfabetiseert de gereedgekomen en goedge
keurde systeemkaartjes. Deze worden vervolgens overgebracht naar de gemeen
telijke archiefdienst.
134
Daar indiceert of transcribeert de dienstdoende studiezaalambtenaar tussen
zijn studiezaalwerkzaamheden door moeilijk leesbare bronnen. De hieruit voort
vloeiende geschreven fiches worden vervolgens door de typiste aan de balie
van de receptie op de voorgeschreven wijze op systeemkaartjes getypt. Dit werk
wordt door de indicerende studiezaalambtenaar nagezien. Vergeleken met de
produktie van de indiceerders, die in wsw-verband werkzaam zijn, zijn deze
intern gemaakte systeem kaartjes gering in aantal, omdat er door de medewer
kers op formatieplaatsen slechts voor een fractie van de hen ter beschikking
staande tijd wordt geïndiceerd of getranscribeerd.
Wel weer is een vast personeelslid in halve dagtaak bezig alle gereedgeko
men systeemkaartjes - zowel intern als extern vervaardigd - in te voegen in de
systeemkaartenkasten. Het scheelt voor deze alfabetiseur natuurlijk, dat de
extern gemaakte kaartjes zijn voorgealfabetiseerd.
In totaal kost het nader toegankelijk maken oftewel op microniveau ont
sluiten in Zwolle dus ongeveer één formatieplaats of 10% van de ter beschik
king staande capaciteit (9,8 formatieplaatsen).
Veel meer tijd wordt derhalve bij de Zwolse gemeentelijke archiefdienst
besteed aan het toegankelijk maken op het macroniveau (overzicht van aan
wezige archieven etcetera) en op het mesoniveau (het inventariseren). Dat toch
10% van de tijd benut wordt op microniveau (het indiceren) wordt om tweeër
lei redenen bij de Zwolse gemeentelijke archiefdienst noodzakelijk geacht. Daar
aan ligt een pragmatische redenering ten grondslag. Meer dan de helft van alle
onderzoekers is gebaat bij een generale index op eigennamen: alleen al de groep
genealogisch geïnteresseerden omvat door de jaren heen gemiddeld 45% van
alle onderzoekers, die een bezoek brengen aan de studiezaal van de gemeente
lijke archiefdienst van Zwolle. Door deze grootste groep onderzoekers
rechtstreekse toegangen op het te onderzoeken materiaal te verschaffen, treedt
minder slijtage op van de betreffende archivalia, voor zover deze niet op mi
crofilm staan. Bovendien werkt de aldus bevorderde zelfwerkzaamheid van
de onderzoeker arbeidsbesparend voor de studiezaalambtenaar. Deze middel
bare archiefambtenaar is daardoor in staat naast het adviseren van de onder
zoekers en het toezicht houden op de veilige raadpleging van de in origineel
ter inzage gegeven archivalia meer tijd te besteden aan het indiceren of trans
criberen. Dit laatste wil zeggen het overtypen van de tekst van door handschrift,
taal of gebruikte terminologie moeilijk toegankelijke teksten, zodat ze voort
aan door onderzoekers gemakkelijker kunnen worden geraadpleegd, wat zonder
transcriptie of indicering niet of nauwelijks mogelijk is.
Hoe nu verder?
Uiteraard is meermalen gedacht over automatisering. Zoals al eerder verteld,
is zelfs bij de opzet van het geheel destijds uitdrukkelijk de bedoeling geweest
automatisering niet onmogelijk te maken. Hoe is nu-twintig jaar later-de
ontwikkeling van de techniek op dit gebied? Momenteel zijn er optische lees-
apparaten in de handel, die een zestal schrijfmachineletters automatisch kun
nen lezen. Hierbij zijn twee methodes te onderscheiden. De ene methode houdt
in, dat de tekst als bij een kopieerapparaat integraal electronisch wordt opge-
135
