soon in het kaartsysteem ingevoegd. Omdat er natuurlijk op den duur erg veel
kaartjes met dezelfde voornaam, achternaam, hoedanigheid enzovoort ont
staan, zijn de rubrieken in periodes van een halve eeuw ingedeeld. Er is dus
een kast 'Achternamen 1500-1549' etcetera. Het alfabetiseren-invoegen is een
halve dagtaak voor een personeelslid, te vergelijken met een archiefassistent.
Indiceerders, controleur en alfabetiseur werken in een duidelijk teamverband.
Stimulerend voor eikaars werk is, dat wat gisteren geïndiceerd, dus getypt werd,
vandaag gecontroleerd wordt en morgen voor iedereen raadpleegbaar is, om
dat het dan in het kaartsysteem wordt ingevoegd. Geen kasten of dozen vol
handgeschreven fiches van jaren her, waarvan op den duur niemand meer weet
waar ze op slaan en die daarom in het ergste geval soms in de prullemand ver
dwijnen. Geen frustraties ook, dat er niets 'gedaan' wordt met het geïndiceerde.
Omvang van de Zwolse generale index
Waaruit bestaat de generale index in Zwolle, met andere woorden: welke bron
nen werden en worden nu daarvoor bewerkt? Gekozen is voor een empirische
benadering. Vanuit de geschetste blanco-situatie is vanuit een oogpunt van ef
ficiency en doelmatigheid voorrang gegeven aan het ontsluiten van de meest
geraadpleegde bronnen. Door de jaren heen vormen in Zwolle de genealogen
met circa 45% van alle studiezaalgebruikers de grootste groep. Daarna volgt
getalsmatig met 15% de groep van de huizenonderzoekers. Daarom zijn in Zwol
le systematisch de meest opgevraagde bronnen voor genealogisch onderzoek - in
volgorde van belangrijkheid en gebruiksfrekwentie- het eerst geïndiceerd, even
als die voor het huizenonderzoek. De belangrijkste overweging hierbij is, dat
wanneer deze groepen bezoekers door middel van zelfbediening tevreden zijn
gesteld, er geleidelijk meer tijd beschikbaar komt voor die andere taak binnen
dezelfde werksoort van het toegankelijk maken, namelijk het inventariseren.
132
De gegevens zijn aan diverse soorten informatiedragers ontleend. Juist daar
om kan het Zwolse kaartsysteem met recht een generale index genoemd wor
den. Niet alleen immers worden de gegevens verwerkt, die zich in de originele
archiefstukken bevinden. Ook boeken en tijdschriften en zelfs de krant wor
den op de geschetste wijze geïndiceerd, althans voorzover het Zwolse perso
nen, hoedanigheden en topografie betreft. Eveneens worden gegevens uit de
door de archiefdienst gevoerde correspondentie van genealogische en histori
sche aard in het grote geheel opgenomen en zelfs gegevens over Zwolle, die
zich in andere archiefbewaarplaatsen bevinden en verwerkt zijn in oorkonden-
boeken, inventarissen, etcetera.
Per jaar wordt de generale index met circa 100.000 kaartjes, ontleend aan
zeer diverse informatiedragers, uitgebreid. Het gevolg is, dat het Zwolse kaart
systeem thans zeker twee miljoen gegevens bevat.
Voor- en nadelen van de Zwolse generale index
Het zal duidelijk zijn, dat het merendeel van de studiezaalgebruikers zeer te
vreden is over de Zwolse generale index. Maar is het kaartsysteem alleen maar
voor deze onderzoekers van belang? Er wordt immers geen thesaurus opge
bouwd van trefwoorden om abstracte begrippen mee aan te duiden. Thesau-
rusopbouw is zeer moeilijk vanwege de subjectiviteit bij de onderwerpsontslui
ting. Volledigheid in dit opzicht lijkt een illusie. Bij een index op persoonsnamen,
beroepen en geografische namen is echter van misverstand vanwege subjecti
viteit geen sprake (nab 87 (1983) 154-164).
Ogenschijnlijk hebben andere onderzoekers dan genealogen en huizenon
derzoekers niet veel aan het kaartsysteem. In de praktijk blijkt dit nogal mee
te vallen: bij bijna elk onderzoek is wel sprake van bepaalde personen, beroe
pen of topografie. Een voorbeeld: op het eerste gezicht lijkt het niet, dat iemand,
die een dissertatie voorbereidt over het leesgedrag in Zwolle rond 1800, veel
aan het kaartsysteem zal hebben. Het tegendeel blijkt het geval. Niet alleen
is het kaartsysteem voor zo'n onderzoeker onontbeerlijk om te zien of bepaal
de personen Zwollenaren waren of elders woonden. Maar ook via de beroe
pen en de topografie heeft hij een snelle ingang.
Kortom, het blijkt meer en meer, dat eigenlijk voor iedere onderzoeker het
kaartsysteem van belang is. In de eerste plaats natuurlijk voor de genoemde
gebruikersgroepen en voor medisch erfelijkheidsonderzoek, prosopografisch
en demografisch onderzoek, maar juist nu er geleidelijk steeds meer via de ge
nerale index ontsloten is, gaat praktisch geen enkele onderzoeker meer aan het
kaartsysteem voorbij.
Eerlijk gezegd kan men er ook letterlijk moeilijk omheen. Want zonder nu
echt hinderlijk opgesteld te zijn, nemen de systeemkaartenkasten toch wel de
gelijk een prominente plaats in de studiezaal in: iedere onderzoeker gaat er
langs. Hier zijn we meteen op een punt beland, dat mogelijk als een nadeel
van het systeem gezien zou kunnen worden: het neemt ontegenzeggelijk meer
ruimte in beslag dan tot banden verenigde lijsten of anderszins gebonden de
len. Een systeemkast telt 30 laden, die ieder 2.0000 kaartjes kunnen bevatten.
Dit betekent dat per jaar twee kasten van 76 X 130 cm moeten worden bijge-
133
