De generale index: nu of later?*
F. C. Berkenvelder
Wanneer men een rechtstreekse toegang tot concrete gegevens - zoals persoons
namen, beroepen en topografische namen - vermeld in verschillende informa
tiedragers uit diverse archieven wil maken, is het ook zonder automatisering
mogelijk een generale index samen te stellen. Men zal zich dan wel moeten hou
den aan een kaartsysteem dat in zeer sterke mate is gestandaardiseerd. Men
vindt dan uiteindelijk alle beschikbare gegevens over één persoon, beroep of
topografische naam in één greep bij elkaar, ongeacht de bron, waarin het ge
geven voorkomt.
Gedigitaliseerde opslag door middel van optische leesapparaten is dan ook
mogelijk, maar is, gezien de geringe tijdwinst die bij automatisering geboekt
zal worden, thans financieel niet rendabel. Drs. F. C. Berkenvelder, gemeen
tearchivaris van Zwolle, laat zijn licht over deze materie schijnen.
De generale index wordt wel als de droom van iedere archivaris gezien. Een
index is, zoals bekend, een opgave van gegevens uit één of meer archiefbestand
delen in een andere volgorde dan die, waarin zij in die bestanddelen voorko
men, met een verwijzing naar de vindplaats. Een index kan een opgave zijn
van persoonsnamen, topografische namen, zaken of trefwoorden en is door
gaans alfabetisch ingericht. Een generale index is één index op alle rechtstreeks
toegankelijk gemaakte archiefbestanddelen in één archiefbewaarplaats.
In de loop van de tijd zijn bij vele archiefdiensten de meest daarvoor in aan
merking komende archiefbestanddelen afzonderlijk nader toegankelijk ge
maakt. Registers en delen van het ene archief zijn door middel van een hand
geschreven kaartsysteem op persoonsnamen ontsloten, bestanddelen van het
andere archief door getypte lijsten, waarbij ook topografische namen zijn op
genomen, een derde archief is rechtstreeks toegankelijk gemaakt door trefwoor
den op blaadjes, die tot kleine boekjes zijn gebonden. Bij vele archiefdiensten
is de situatie ten aanzien van het indiceren derhalve zó, dat er net zoveel toe
gangen bestaan als er archieven of zelfs onderdelen van archieven ontsloten
zijn. Dit betekent dus, dat de gebruiker voor de ene index hier, maar voor de
andere index daar moet zijn. Het brengt veel heen en weer geloop met zich
mee. Bovendien is in zo'n situatie de kans groot, dat de onderzoeker een
klapper - dus een hele bron! - over het hoofd ziet, omdat geen onderlinge ver
wijzingen bestaan en de kaartsystemen, klappers en Leidse boekjes niet alle
maal bij elkaar geplaatst zijn.
Ideaal zou natuurlijk zijn alle gegevens uit alle bronnen in één greep bij elkaar
te hebben: de generale index.
De bestaande situatie in Zwolle
Lang vóórdat er sprake was van computers bij archiefdiensten werd ik als nieuw
aangetreden gemeentearchivaris van Zwolle in 1968 geconfronteerd met wat
ik zou willen omschrijven als een absolute nul-situatie. Reeds in 1904 beschreef
de Commissie van advies voor 's Rijks geschiedkundige publicaties in een over
zicht, voorafgaande aan de serie rgp, het archief van de gemeente Zwolle als
'het volledigste stedelijke archief, hier te lande ons bekend'. Er was een hand
geschreven beschrijving van een aantal bestanddelen van dit stadsarchief. Ook
vond men er enkele negentiende-eeuwse Nederlands Hervormde doopklappers
vol fouten, alleen op de eerste letter van de achternaam of patroniem van de
vader geordend en geschreven door wisselende handen. Verder was er hele
maal niets aan toegangen aanwezig. Er was geen archievenoverzicht, er waren
geen inventarissen en er waren dus eigenlijk ook geen klappers. Achteraf bleek
deze achterstand een voordeel te zijn. Het bekende verschijnsel van de voor
sprong van de achterstand deed zich nu namelijk voor.
Voorwaarden voor het tot stand brengen van een generale index
Na een brede oriëntatie, waarbij zelfs een futuroloog werd ingeschakeld, werd
ten aanzien van het onderdeel van de werkzaamheden: het indiceren, besloten
een generale index in te voeren. Ook zonder automatiseringsmiddelen werd
het destijds technisch mogelijk geacht dit te verwezenlijken. Tegelijkertijd werd
er bij de opzet alles aan gedaan om latere automatische verwerking van de ge
gevens niet bij voorbaat onmogelijk te maken.
Daartoe moest bij de toenmalige handmatige informatieverwerking aan een
aantal voorwaarden worden voldaan. In de eerste plaats werd besloten tot een
kaartsysteem. In de tweede plaats werd vastgesteld, dat de uniforme kaartjes,
waarvan gebruik zou worden gemaakt, enerzijds van goede, duurzame kwali
teit papier zouden moeten zijn, maar anderzijds niet van te dik karton om ruimte
te kunnen besparen en doorvoer door een camera tezijnertijd mogelijk te ma
ken. In de derde plaats zou ter wille van de snelle leesbaarheid en de latere
automatische verwerking de tekst door middel van tabulators op vaste plaat
sen en vaste afstanden en binnen een zeer nauwkeurig aangegeven kader aan
gebracht moeten worden. In de vierde plaats diende de informatie ter wille van
een optische leesbaarheid steeds met eenzelfde schrijfmachine-lettertype te wor
den aangebracht. Verbeteringen in de vorm van doorhalingen zouden niet aan
gebracht mogen worden. Alweer ter wille van de latere automatische verwer
king werd ook iedere aantasting van het papier door raderen, het gebruik van
typ-ex en dergelijke verboden.
Ter verwezenlijking van deze opzet werd gekozen voor kaartjes van 200 grams
wit natuurkarton van \2Vi x 9 centimeter, betypt met het lettertype Bruxel-
les. Deze worden uit praktische overwegingen doorboord met een gat van 9
128
129
