langens van onderzoekers uit wetenschappelijke, publicitaire en journalistie
ke hoek, die onder toenemende publicatie- en studiedruk staan en steeds meer
voorkeur aan de dag leggen voor archieven met recent materiaal, kan hij bijna
niet meer voldoen.
Om de problemen het hoofd te bieden is verbetering van het toegangenap
paraat noodzakelijk. Daarbij moet niet zonder meer worden uitgegaan van
de onderwerpen waarin onderzoekers geïnteresseerd zijn, maar moet wel wor
den aangehaakt aan diens onderzoekstrategie. Er moet een beter instrumenta
rium worden ontwikkeld om vast te stellen welke archiefvormers met het on
derwerp in kwestie bemoeienis hebben gehad of het type stukken hebben
geproduceerd waarin de gezochte informatie kan worden gevonden. Gegevens
hierover die nu alleen per archief zijn verzameld, moeten systematisch worden
bijeengebracht en ter beschikking van het publiek gesteld.
Iedere dienst moet volgens Sigmond voor zijn bezoekers kunnen beschik
ken over een organisatieoverzicht van alle archiefvormende instanties en hun
voorgangers in het gebied dat door de dienst wordt bestreken, waarin ook over
zicht van hun taken en bemoeienissen is opgenomen. Daaraan moet een ar
chievenoverzicht worden gekoppeld, waaruit blijkt waar de al dan niet over
gebrachte archieven van deze instanties zich bevinden. Een trefwoordenlijst
van taken en bemoeienissen moet op het organisatiebestand een ingang vor
men. Een dergelijk apparaat zou op plaatselijk en op landelijk gebied moeten
worden ontwikkeld.
Voor het overige pleitte Sigmond opnieuw voor een vereenvoudigde inven
taris, nadere ontsluiting afhankelijk van de vraag en, ter aanvulling, een uit
gebreide serie broncommentaren.
Nadat Sigmond vooral de ontsluitingskant van het probleem had behandeld,
ging Rietbergen (universitair hoofddocent aan de Katholieke Universiteit in
Nijmegen) vooral in op het aspect van de onderzoekstrategie, in het bijzonder
die van universitaire studenten. Die strategie doorloopt, voordat zij een ar
chiefdienst bezoeken, idealiter een zestal fasen. Eerst wordt een onderwerp ge
kozen, dan wordt het geconcretiseerd en toegespitst op periode, regio of the
ma, daarna wordt de aard van het onderzoek (biografisch, thematisch
enzovoort) vastgesteld, vervolgens wordt het idee achtereenvolgens getoetst
aan de literatuur en aan de archiefmogelijkheden en tenslotte wordt onder
zocht voor welk onderdeel bibliotheken en voor welk onderdeel archieven moe
ten worden geraadpleegd.
De volgende stappen worden op de archiefdiensten gezet. Eerst moet wor
den nagegaan, of het onderwerp nog 'vrij' is, wat impliceert dat de archief
dienst de relevante informatie moet hebben en beschikbaar kunnen stellen. Doet
men onderzoek naar een persoon, dan is de aanwezigheid van zoveel mogelijk
indices, kruisverwijzingen enzovoort van belang. Onderzoekt men een thema,
dan is een helder overzicht noodzakelijk van archiefvormende instanties en
hun taken, een desideratum dat Sigmond even tevoren uitvoerig had besproken.
In de discussie verwierpen beide inleiders het voorstel om de archivaris al
in de fase van de keuze van het onderwerp bij het onderzoek te betrekken. De
archivaris heeft geen volledig overzicht meer van 'het administratieve plaatje'
en evenmin van de leemten in de geschiedschrijving. Als hij nog voor het over
leg van student en docent suggesties zou doen over mogelijke thema's, zou de
creativiteit van de student wellicht niet helemaal tot haar recht komen.
Tenslotte werd ten overvloede nog vastgesteld, dat archivarissen die organisa
tieoverzichten en taken- en bemoeienissenlijsten maken, minder tijd in de klas
sieke inventaris kunnen investeren. Sommigen hadden aan die klassieke inven
taris toch al weinig behoefte meer. En daarmee raakte de discussie opnieuw
een thema van de vorige studiedagen, dat verdere uitwerking verdient.
2-3 Woordsystemen en archieven. Een beschrijvingstaal met niveau en
diepte-P. van der Voort - P. J. Horsman
In tegenstelling tot Hofman eerder op de dag, ging Van der Voort (medewer
ker van het Nederlands Instituut voor geautomatiseerde Informatievoorzie
ning in Musea en andere Culturele instellingen) er vanuit, dat archivarissen
informatie beheren en dat zij die informatie behoren te ordenen (ontsluiten)
vanuit het gezichtspunt van (vooral de externe) gebruiker. Hij vatte een ar
chief op als een informatiesysteem: een systeem dat gegevens beschikbaar stelt
in een bepaalde ordening, die bij voorkeur op het vragenpatroon van de ge
bruiker is afgestemd.
Van der Voort beschuldigde archivarissen ervan, dat zij archieven vooral
vanuit hun eigen vragenpatroon ontsluiten en vrijwel niet vanuit het vragen
patroon van de externe gebruiker. Als excuus voerde hij twee voor archieven
specifieke problemen aan. In de eerste plaats levert de ontsluiting van collec
ties in een historisch-culturele omgeving meer terminologieproblemen op dan
de ontsluiting van andere collecties. In de tweede plaats is moeilijk te bepalen
wat de te ontsluiten eenheid moet zijn: de akte, het protocol, het archief of
het archieffonds. Hoe specifieker de ontsluiting (en het is de externe gebrui
kers nooit specifiek genoeg), des te specifieker de ontsluitingstermen en des
te groter het terminologieprobleem.
Van der Voort deed enkele concrete aanbevelingen. Naast de bestaande for
mele beschrijving moet globale ontsluiting door trefwoorden plaatsvinden op
het niveau van de documentatie-eenheid archiefblok en op lager niveau naar
gelang de behoeften van de gebruikers en de mogelijkheden van de beheer
ders. Bij de trefwoordenontsluiting moeten woordcontroletechnieken worden
toegepast (thesauri; fiets rijwiel) om een brug te slaan tussen de taal van
de documenten uit het verleden en de taal van het vragenpatroon van de huidi
ge gebruikers. De computer, mits goed gebruikt, kan hierbij een belangrijke
steun zijn.
Om te voorkomen dat dubbel werk wordt verricht, moet het staketsel van
die brug door de hele archiefwereld gebouwd worden, uitgaande van de taken
en functies van de archiefvormers uit het verleden ('dakthesaurus'). De verde
re invulling kan door de lokale archiefbeheerders geschieden uitgaande van
bepaalde regels en rekening houdend met het vragenpatroon van de gebruikers.
Van der Voorts enthousiasme over archivistische woordsystemen werd door
zijn opponent Horsman, automatiseringsmedewerker van de Rijksarchiefdienst,
bepaald niet gedeeld. Horsman bestreed de onder thesauriers gangbare opvat
ting dat fiets hetzelfde zou zijn als rijwiel: van een bakrijwiel had hij nog nooit
gehoord en van een race-rijwiel ook niet. Met de overtuigingskracht van een
Muller en refererend aan denkers en dichters als Hermans, Bloem, Thomas
sen en Witgenstein verdedigde hij de opvatting, dat de taal waarin een organi-
