teitsarchief als kern. Mej. Roelevink vestigde nog de aandacht op archieven
van geleerden die aan universiteiten verbonden zijn geweest: deze archieven
vormen een belangrijke categorie en zouden zeker door het archiefwezen moeten
worden geacquireerd.
Mej. Roelevink pleitte ook nog voor een krachtige voortzetting van het lo
pende overleg tussen archieven, bibliotheken, documentatiecentra en musea
ter bevordering van een duidelijke terreinafbakening en voor maatregelen ter
hereniging van verspreid geraakte archieven en collecties. Zij kreeg alle instem
ming van de aanwezige archivarissen, die enigszins beduusd waren van de schou
derklopjes die zij van mej. Roelevink, een archiefgebruiker nota bene, had
den gekregen.
Jammer was dat de inleidster opnieuw geen weerwoord kreeg op haar op
merkingen over interne toegankelijkheid, ook al hadden die maar indirect met
het onderwerp te maken. Het interessante van die opvattingen (die zij ook al
eerder in het nab heeft geventileerd) is onder meer, dat zij vanuit gebrui
kersstandpunt een formele en globale manier van inventariseren bepleit en de
neiging van hedendaagse archivarissen om uitgebreide, inhoudelijke beschrij
vingen te maken ook op wetenschappelijke gronden afwijst.
2
Ontsluiting
In de sessies van de hoofdgroep 'ontsluiting' werd gepraat over Archeion, over
de consequenties van onderzoeksstrategieën en over het gebruik van gecon
troleerde woordsystemen. De vraag in hoeverre de archivaris moet en kan aan
sluiten op de behoeften van de klant, werd hier in allerlei variaties minstens
zo vaak gehoord als in de sessies over beschikbaarstelling.
2-1 Standaardisatie, archievenoverzicht, Archeion - Drs. J. Hofman
Hofman schetste eerst de voorgeschiedenis van het project. Het archiefbeheer
systeem Archeion is eigenlijk voortgekomen uit onvrede over de beperkingen
van de gedrukte archievenoverzichten. Beantwoorden deze overzichten wel aan
hun doel? Ze zijn gemaakt voor onderzoekers, maar naar hun behoeften op
dit punt is geen onderzoek gedaan. Alleen lijkt vast te staan dat deze onder-
werpgericht en niet archiefgericht zoeken. Bovendien zijn de gegevens in die
overzichten met traditionele middelen niet actueel en toegankelijk te houden.
De laatste overweging was voor de Stuurgroep automatisering van de van
in januari 1983 aanleiding om door een projectgroep de mogelijkheden van
een landelijk geautomatiseerd archievenoverzicht te laten onderzoeken. Dit ar
chievenoverzicht zou primair een beheersinstrument moeten zijn en pas in de
tweede plaats een hulpmiddel voor onderzoekers. Het zou dus in de eerste plaats
beheergegevens en fysieke gegevens van archieven moeten bevatten en niet ge
gevens over hun inhoud. Het rapport van de projectgroep verscheen in sep
tember 1985 in het nab. De conclusies gaven geen aanleiding tot overdreven
optimisme, omdat onder meer een vergaande standaardisering werd aanbevo
len. Niettemin bleek op basis van dit rapport toch een systeem als Archeion
ontwikkeld te kunnen worden.
6
Vervolgens ging Hofman over tot een beschrijving van Archeion zelf. Het
systeem is primair bedoeld als hulpmiddel bij het beheer van semi-statische
en statische archieven. Doelgroepen zijn dus openbare archiefbewaarplaatsen
en algemene secretarieën van de departementen. Aan het systeem liggen vier
uitgangspunten ten grondslag. In de eerste plaats moeten de gegevensverza
melingen over archieven zo goed mogelijk geïntegreerd zijn: per archief wor
den de gegevens maar één keer opgeslagenIn de tweede plaats dient het systeem
in eerste aanleg ter ondersteuning van het beheer van archieven en nog niet
om vragen van bezoekers te beantwoorden. In de derde plaats is het archief
en niet het archiefbestanddeel de eenheid waarover gegevens worden vastge
legd. Tenslotte kunnen behalve archieven in de bewaarplaatsen ook gegevens
worden geregistreerd over archieven die (nog) elders berusten.
Het systeem heeft drie hoofdfuncties:
de registratie van gegevens over archieven (overgebracht of niet) die nodig zijn
bij de uitoefening van de taken inspectie, acquisitie, toegankelijk maken en
materieel beheer
depot- en verblijfplaatsadministratie, inclusief aanvraag- en uitleenadministratie
het vervaardigen van archievenoverzichten, waarbij het in principe mogelijk
is relaties tussen archiefvormers aan te geven.
Hofman benadrukte, dat Archeion geen onderwerpgerichte, maar een institu
tioneel gerichte toegang is en bijgevolg alleen voor die onderzoeker van nut
is die zijn onderwerpsgerichte vraagstelling in een institutioneel gerichte
vraagstelling kan vertalen.
In de discussie kregen twee problemen veel aandacht. In de eerste plaats de
oude vraag of archiefdiensten wel of niet informatie beheren. Het antwoord
op die vraag is belangrijk, omdat het bepaalt hoeveel aandacht de archivaris
naast de formeel-institutionele ontsluiting aan inhoudelijke ontsluiting zal ge
neigd zijn te geven. Hofman stelde dat archiefdiensten in de eerste plaats ar
chieven beheren om daaruit stukken beschikbaar te stellen aan onderzoekers
die uit die stukken zelf hun informatie halen. Enkele toehoorders vielen hem
hierin bij, niet alleen met principiële, maar ook met bedrijfseconomische ar
gumenten. Zo doet de automatisering de discussie weer oplaaien die aan de
canonisering van het herkomstbeginsel vooraf ging.
Een tweede kwestie was die van de noodzakelijke standaardisering. Was Ar
cheion op dit punt niet te ambitieus? Hoe moeilijk is het al niet om vast te
stellen wanneer van een archief sprake is? Hofman onderschatte de proble
men niet, maar was toch gematigd optimistisch. Bovendien kon hij enkele cri
tici geruststellen met de verzekering, dat de meeste velden van het uit zes pagi
na's bestaande format van Archeion niet verplicht zijn.
2-2 Consequenties van onderzoekstrategieën voor ontsluiting-
Drs. J. P. Sigmond - Drs. P. Rietbergen
Volgens Sigmond, directeur van de Rijks Archiefschool, staat de rol van de
archivaris als intermediair tussen publiek en archief op de tocht. Door de ex
plosieve groei van de overgebrachte archieven in tal en last kan de archivaris
nauwelijks nog het overzicht bewaren over wat hij in huis heeft. Aan de ver-
7
