Onderdelen praktijkjaar bij de tweede afdeling van het ARA
Onderdeel Aantal dagen Aantal dagen naar periode
totaal
in
septemher-juni
juli-augustus
Introductie
5
2,5
5
0
Rijks archiefschool
70
35
65
5
Inventarisatie
90
45
65
25
Externe dienstverlening
16
8
16
0
Acquisitie en inspectie
3
1,5
3
0
Paleografie
10
5
8
2
Intern overleg
6
3
5
1
Totaal
200
100
167
33
Ter illustratie hebben wij het jaarprogramma bij de Tweede Afdeling van het
Algemeen Rijksarchief in cijfers weergegeven.19 Opvallend hierbij is dat min
der dan de helft van de tijd van de adspirant-archivaris voor inventarisatie be
schikbaar is.
2-2 Introductiecursus archiefbewerking
Een belangrijk onderdeel van het jaarprogramma is de algemene introductie
cursus archiefbewerking. Deze vindt plaats aan het begin van het stagejaar en
bestaat uit zes bijeenkomsten, waaraan in principe alle adspirant-archivarissen
van het Algemeen Rijksarchief deelnemen.
Deze cursus voorziet deels in een leemte die in 1974 ontstond toen de rijks
archiefschool besloot de eerste werkweek van het begin van het studiejaar naar
medio oktober te verschuiven. Traditiegetrouw worden in de eerste werkweek
de eerste beginselen van het beschrijven van archiefstukken bijgebracht. Door
de eerste werkweek later te houden verschoof men in 1974 automatisch het tijdstip
waarop de adspirant- archivaris zelfstandig, zonder al te veel hulp van de men
tor met het beschrijven van de archiefstukken kon beginnen. Als reden gaf men
op dat 'als nadeel van de vroeger gebruikelijke start van de cursus met een werk
week werd ervaren dat de meerderheid der deelnemers nauwelijks enige archief
ervaring had'.20
Hiermee belandde het probleem bij de archiefdiensten zelf. Voor beginnen
de archivarissen is het ompakken van archieven, het halen en terugbrengen van
archiefstukken voor de studiezaal en wat dies meer zij een uitstekende manier
om lijfelijk vertrouwd te raken met het archief, maar men kan dit niet zeven
weken lang doen. Vandaar dat binnen het Algemeen Rijksarchief is besloten
zelf een eerste scholing voor de adspirant-archivarissen te verzorgen, waarmee
in 1985 een begin werd gemaakt.
De bedoeling van deze cursus is op de eerste plaats de adspirant-archivarissen
door inleidingen en discussies te leren hoe een archief planmatig te bewerken.
Daarnaast werkt men tegelijkertijd aan de hand van een vragenlijst aan een be
werkingsplan voor het eigen archief (bladzijde 347). De lijst is zo opgesteld dat
346
Gegevens ten behoeve van een archiefbewerkingsplan
ia Archiefvormend orgaan
1 Volledige naam van het archiefvormend orgaan
2 Datum van instelling en/of opheffing van het orgaan
3 Naam van de rechtsvoorganger
4 Naam van de rechtsopvolger
5 Overzicht van de organisatie van het orgaan (Uitwerken als bijlage i)
6 Doel en taken van het orgaan
7 Bronnen en literatuur over het orgaan
IB Archiefvormend persoon of personen
1 Volledige naam/namen
2 Geboorte- en eventuele sterfdata
3 Overzicht van onderlinge familie- en/of ambtelijke verhoudingen
4 Uitgeoefende functies (Samen met punt 3 uitwerken als bijlage i)
5 Bronnen en literatuur over persoon of personen
ii Archief
1 Volledige naam van het archief
2 Periode waarover archiefstukken aanwezig zijn
3 Omvang van het archief in strekkende meters
4 Wijze van verwerving van het archief (titel verwerving, datum akte van overdracht; kopie
als bijlage ii bijvoegen).
5 Openbaarheidsbeperkende bepalingen
6 Aanwezigheid van gedeponeerde archieven
ui Bewerking
1 Is er sprake van één of meerdere archieven?
2 Is het archief of zijn delen reeds eerder bewerkt? Zo ja, met welke gevolgen voor de ordening
en beschrijving van het archief?
3 Welke ordeningsprincipes - al dan niet in combinatie - zijn in het archief te onderscheiden?
(bijvoorbeeld chronologisch, rubriekmatig, zaaksgewijs, naar afdelingen, naar taak, cen
traal, chaotisch).
4 Welke grotere series zijn in het archief te onderscheiden?
5 Zijn er eigentijdse toegangen op het archief? Zo ja, welke en met betrekking tot welke onder
delen van het archief? (agenda, indicateur, repertoire, dossierlijst, index, klapper, hoofden-
lijst, nummerlijst).
6 Zijn er later vervaardigde toegangen op het archief? Zo ja, welke? (klapper, plaatsingslijst,
inventaris).
7 Ontbreken - voor zover na te gaan - bepaalde bestanddelen uit het archief? Zo ja, is bekend
of deze zich elders bevinden, dan wel verloren zijn gegaan? (Eventuele verblijfplaats vermelden).
8 Bevinden zich bestanddelen in het archief die tot een ander archief behoren? Zo ja, welke
bestanddelen? (hierbij de archieven vermelden waartoe de betreffende stukken horen)
9 Welke stukken respectievelijk groepen van stukken komen na een eerste oriëntatie in het ar
chief voor vernietiging in aanmerking en waarom? (globaal aangeven in soorten stukken en/of
bepaalde series)
10 Maak een eerste globale opzet voor een indelingsschema van het archief.
11 Geef globaal aan welke werkzaamheden en in welke volgorde in het komende jaar aan het
archief verricht moeten worden, zo mogelijk met een tijdsaanduiding in maanden.
de adspirant-archivaris eerst gegevens dient te verzamelen over de archiefvor
mer en het archief zelf en vervolgens het archief in zijn geheel bekijkt. Dit laatste
houdt in dat men nagaat of het archief reeds eerder geïnventariseerd is; of er
bepaalde onderdelen, series en toegangen in het archief te onderscheiden zijn;
347
