ren wordt uitgevoerd (voorbeeld: het project Gewestelijke besturen bij het Rijks
archief in Zuid-Holland) of men kan een eenjarig project voor meerdere aspi
ranten opzetten. Voorwaarde is wel dat deze projecten goed worden voorbe
reid en gecoördineerd door een of meer vaste medewerkers van de dienst.
2
De eigen praktijk
2-1 Jaarprogramma
In dit deel gaan wij in op de manier waarop wij op basis van de huidige oplei
dingsstructuur meer planning en structuur hebben aangebracht in de praktijk
opleiding. Uitgangspunt vormt het door de Tweede Afdeling van het Algemeen
Rijksarchief ontwikkelde interne jaarprogramma voor stagebegeleiding.18 Uit
gaande van de taken die de toekomstige archivaris moet kunnen verrichten zijn
hierin de onderdelen en activiteiten opgenomen die naar het oordeel van de
afdeling in de praktijk aan de orde dienen te komen. In het programma zijn
ook de onderdelen opgenomen die voor rekening van de rijks archiefschool
komen. Zo kan bij de planning voldoende rekening worden gehouden met de
pieken in de activiteiten in het lesprogramma van de rijks archiefschool, zoals
werkweken, registratuurstage en omvangrijke opdrachten. Bij de vaststelling
van het jaarprogramma is ervan uitgegaan dat het praktijkjaar twaalf maan
den duurt, op basis van 200 werkdagen per jaar.
Aan het begin van het praktijkjaar ontvangt de adspirant-archivaris een uit
gewerkt jaarprogramma. Hij kan daarmee zijn eigen werkzaamheden gedu
rende het jaar overzien en leert zijn werkzaamheden te plannen en in te delen
(voortgangscontrole). Voor de mentor kan het programma tevens dienst doen
als checklist.
Het programma is niet vast omschreven. Het is geen diktaat of keurslijf waar
in de activiteiten van de adspirant-archivaris van minuut tot minuut vastlig
gen, maar bedoeld als leidraad. De opzet van het programma zoals het hierna
is weergegeven is daarom vrij globaal. Het bevat de elementen die wij essen
tieel achten als onderdelen van de praktijkopleiding. Concrete invulling zal
mede samenhangen met en afhankelijk zijn van de specifieke structuur en mo
gelijkheden van elke begeleidende archiefdienst. Daarnaast dient uitdrukke
lijk ruimte aanwezig te zijn voor initiatieven en wensen van de adspirant-
archivaris zelf. Het plan wordt dit jaar voor het eerst door ons uitgevoerd.
Pas aan het eind van de periode kunnen wij beoordelen hoe het in de praktijk
werkt. Ieder plan, ook dit, heeft te kampen met kinderziektes. In de toekomst
kan aanpassing en verandering noodzakelijk blijken, zowel wat de onderwer
pen betreft als de hoeveelheid hiervoor geplande tijd. De specifieke onderde
len van het jaarprogramma zijn:
344
Periode
Onderwerp
Begin september
Introductie binnen de dienst
Kennismaking met de organisatie en werkzaamheden van de dienst.
Elementen: algemene organisatie, secretariaat, archief van de dienst.
September
Introductie archiefbewerking
Cursus over de hoofdlijnen van het inventarisatieproces aan de hand waar
van men in staat moet zijn zich over het eigen archief te documenteren en
een bewerkingsplan op te stellen. Elementen: Zie hiervoor de volgende para
graaf Introductiecursus archiefbewerking.
Gehele jaar
Intern overleg
Het bijwonen van interne vergaderingen en het notuleren van een of meerde
re bijeenkomsten.
Gehele jaar
Paleografie en chronologie
Gehele jaar
Externe dienstverlening
Het beantwoorden van brieven en het begeleiden van bezoekers op de studie
zaal.
Gehele jaar van
af oktober
Inventarisatie
Oktober
Eerste werkweek rijks archiefschool
Oktober-
november
Introduktie automatisering
Leren omgaan met tekstverwerking en geautomatiseerde informatiesystemen.
December
Acquisitie
Het meemaken van een volledige acquisitieprocedure voor een bepaald ar
chief.
Elementen: voorbereiding, contacten met overdrager, formele en administra
tieve afwikkeling, verslaglegging.
December
Oriëntatie bij verschillende dienstonderdelen
De adspirant kan zelf afspraken maken tot het bezoeken van andere
dienstonderdelen als fotografie, restauratie en dergelijke.
Januari
Verslaglegging verrichte werkzaamheden
Sluit aan bij de reeds vermelde doelstelling dat de adspirant-archivaris leert
zijn activiteiten te plannen en tijd effectief in te delen. De verslagen worden
tevens gebruikt bij het opstellen van het jaarverslag van de dienst.
Januari
Tweede werkweek rijks archiefschool
Januari
Vernietiging
Kennismaking met de problematiek van vernietiging voor overheidsinstellin
gen en de mogelijkheden tot praktische selectie van het te bewerken archief.
Februari
Registratuurstage via rijks archiefschool
April
Derde werkweek rijks archiefschool
Mei
Inspectie
Kennismaking met de werkzaamheden van de archiefinspectie (inspectiebe
zoek of andere externe activiteit).
345
