die gemeente gevormde archief. Aan de behoefte van de gemeente waaraan
het gebied overgaat om (tijdelijk) te beschikken over de archiefbescheiden uit
sluitend betrekking hebbend op overgaand gebied, kan door de in artikel 42,
tweede lid, voorgeschreven terbeschikkingstelling worden voldaan. Mocht deze
terbeschikkingstelling moeten voortduren ook nadat de bescheiden vijftig jaar
oud zijn geworden en dus voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats van
de oude gemeente in aanmerking komen, dan kan, volgens de Archiefraad,
opschorting van die overbrenging worden overwogen.
Het gaat bij terbeschikkingstelling niet om de in artikel 2 van de Archiefwet
en de artikelen 8-10 van het Archiefbesluit bedoelde vervreemding: artikel 10
van het Archiefbesluit is niet rechtstreeks, maar door bijzondere wetsbepaling
van toepassing op het in artikel 42, tweede lid, van de Wet algemene regelen
gemeentelijke indeling bedoelde geval.
Een overeenkomstige bepaling als artikel 42, tweede lid, van de Wet alge
mene regelen gemeentelijke indeling is opgenomen in artikel 38, tweede lid,
van de wet van 27 juni 1985, Stb. 360 tot instelling van een provincie Flevo
land -terbeschikkingstelling van archiefbescheiden van de provincie Over
ijssel, uitsluitend betrekking hebbend op overgaand gebied, en archiefbeschei
den van de provincie Gelderland, betrekking hebbend op de taken van het
bestuur van de provincie die tot de datum van instelling van de provincie Fle
voland worden uitgeoefend door het provinciaal bestuur van Gelderland.
Voor de hier bedoelde overgang van archiefbescheiden naar een rechts
opvolger gebruikt de Archiefraad in zijn advies nummer 114 (en in advies num
mer 60'4) de term terbeschikkingstelling. Deze term is onder meer gebruikt in
artikel 23 van het Koninklijk Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijks
administratie, in het Koninklijk besluit van 18 april 1983, Stb. 283, houdende
regeling van de zorg voor het archief van het voormalige Ministerie van Volks
gezondheid en Milieuhygiëne en in artikel 10 van de Postbankwet (wet van 11
september 1985, Stb. 510), dat de terbeschikkingstelling aan de Postbank nv
van de archiefbescheiden van de Postcheque- en Girodienst en de Rijkspost
spaarbank regelt.
7
Vervreemding
In 1982 deed zich de vraag voor of de artikelen 8 en 9 van het Archiefbesluit
van toepassing zijn in het geval een overheidsorgaan uitvoering geeft aan arti
kel 3 van de wet, bijvoorbeeld wanneer de beheerder van een rijksarchiefbe
waarplaats daarin berustende gemeentelijke archiefbescheiden overdraagt aan
de beheerder van de betreffende gemeentelijke archiefbewaarplaats.15 Het
Landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs stelde voor om in artikel
8, tweede lid, en artikel 9 de zinsnede 'ter uitvoering van een in enige wet neer
gelegd voorschrift' aan te vullen met 'artikel 3 van de wet hieronder niet be
grepen'.
De Archiefraad was het met dit voorstel eens. De minister echter nam het
voorstel met over. Hij achtte de kans op misbruik van artikel 3 van de wet niet
reëel aanwezig, omdat hierin gedoeld wordt op archiefbescheiden die zich ten
onrechte onder een overheidsorgaan bevinden. Bij vervreemding gaat het, vol
gens de minister, om stukken die zich terecht op een bepaalde plaats bevinden.
320
Het is de vraag of hiermee een juist onderscheid is aangebracht. Uit de artike
len 8-10 van het Archiefbesluit valt niet op te maken dat deze beperkt zouden
zijn tot archiefbescheiden die zich terecht op een bepaalde plaats bevinden.
Dat de kans op misbruik van artikel 3 van de wet niet erg groot is, komt omdat
het daarbij (zoals in de memorie van toelichting verwoord16) gaat om toepas
sing van een basisbeginsel van de archivistiek, namelijk het herkomstbeginsel
(thans vervat in het structuurbeginsel en het bestemmingsbeginsel). Verwacht
mag worden dat de beheerder van een archiefbewaarplaats deze beginselen juist
toepast. Een tweede waarborg is gelegen in het feit dat toepassing van artikel
3 van de wet alleen vervreemding aan een ander overheidsorgaan tot gevolg
heeft; de vervreemde archiefbescheiden blijven dus onderworpen aan de wet
telijke regels inzake zorg, beheer en toezicht.
De voorstanders van de eerder genoemde wijziging van de artikelen 8 en 9
stelden zich terecht op het standpunt dat vervreemding ingevolge artikel 3 van
de wet, een vervreemding 'ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voor
schrift' is. Zolang dus de voorgestelde beperking niet in het Archiefbesluit is
opgenomen, behoeft de beheerder van een rijksarchiefbewaarplaats voor de
toepassing van artikel 3 van de wet geen bijzondere machtiging, maar moet
wel de in artikel 10 van het Archiefbesluit bedoelde verklaring worden opge
maakt.
Voor vervreemding ingevolge artikel 3 van de wet van niet in een rijksar
chiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden is een besluit vereist van de
gene die de zorg voor die archiefbescheiden draagt. Toepassing van hetgeen
in artikel 3, vierde lid, van het Archiefbesluit is voorgeschreven, is in dit geval
niet vereist. Wel is ook hier de in artikel 10 bedoelde verklaring vereist.
8
Weigering raadpleging archiefbescheiden
Artikel 22 van het Archiefbesluit geeft de beheerder van een archiefbewaar
plaats de bevoegdheid een verzoek tot raadpleging of gebruik van archiefbe
scheiden af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbe
scheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen
worden toevertrouwd.
De Afdeling rechtspraak van de Raad van State heeft geoordeeld18 dat aan
de beheerder enige tijd gegund moet worden om te bezien of de toestand, waarop
artikel 22, eerste lid, doelt, zich voordoet. 'Zulks geldt zowel de materiële staat
waarin de desbetreffende bescheiden zich bevinden, als de bereikbaarheid van
de bescheiden.' De in het onderhavige geval toegepaste termijn van twee da
gen voor het opzoeken, onderzoeken en vervolgens zo mogelijk klaarleggen
van de gevraagde archiefbescheiden, oordeelde de Afdeling rechtspraak niet
onevenredig lang.
Voor het oordeel van een beheerder, dat archiefbescheiden niet veilig aan
een verzoeker kunnen worden toevertrouwd, kan aanleiding zijn, als eerstge
noemde ernstige redenen heeft te vrezen, dat de verzoeker de bescheiden zal
beschadigen of zoek maken. Zo wees de beheerder van de algemene rijksar
chiefbewaarplaats een verzoek tot raadpleging af van een onderzoeker, van
wie vaststond dat hij uit het archief van het ministerie van Buitenlandse Zaken
te Brussel doorslagen van een aantal documenten had meegenomen zonder de
321
