5
Suggesties voor kengetallen
5-1 Ter introductie
Er moet bij kengetallen onderscheid gemaakt worden naar de functie die deze
hebben. In onze situatie is er sprake van twee soorten kengetallen. Er zijn ken
getallen, de externe, die bestemd zijn voor opname in een Nota van aanbie
ding bij de gemeentebegroting, andere kengetallen, de interne, zijn bestemd
voor interne evaluatie en eventueel voor opname in het jaarverslag.
Voorkomen moet worden dat we met teveel kengetallen gaan werken. Niet
alleen kost het verzamelen van meer kengetallen meer tijd, het gevaar van ver
keerde interpretaties neemt dan meer dan evenredig toe. Het gestelde doel, het
verkrijgen van informatie over de effectiviteit, de doelmatigheid en het gebruik
van capaciteit en personeel, mag niet uit het oog worden verloren. Bovendien,
het gaat bij archiefdiensten, de grootste uitgezonderd, om relatief kleine be
dragen.
Daarnaast moet, zeker voor de externe kengetallen, worden voorkomen, dat
als gevolg van de kleinheid van getallen in feite alleen de productiviteit van
individuele, en dus herkenbare, medewerkers wordt weergegeven. Externe ken
getallen hebben niet de bedoeling aan te geven dat Klaas in 1983 weinig appels
heeft gegeten of dat Jan in 1987 waanzinnig veel peren heeft geschild. Voor
interne evaluatie zijn deze gegevens juist weer wel geschikt: krijgt Klaas mis
schien buikpijn van appels of heeft Jan er vroeger met de pet naar gegooid,
waarschijnlijker, heeft hij een beter instrumentarium gekregen?
5-2 Externe kengetallen
Als externe kengetallen, voor een Nota van aanbieding, kunnen waarden wor
den gehanteerd die bij fluctuatie daadwerkelijk iets vertellen over structurele
veranderingen. Waarden die jaarlijks heen en weer kunnen vliegen zijn daarin
weinig zinvol. Een bestuurder heeft immers in eerste instantie behoefte aan
informatie die niet bepaald wordt door incidenten.
Welke waarden kunnen een dergelijk beeld geven?
Ten eerste, het quotiënt van het totaal der begroting en de maximale bewaar-
capaciteit van het gebouw ('kengetal beheer'). Grotere wijzigingen hierin zijn
het gevolg van beleidsbeslissingen.
Ten tweede, het quotiënt van de toegerekende ontsluitingskosten nota bene
steeds standaardisatie vooraf!) en het aantal ontsloten eenheden ('kengetal ont
sluiting').
Ten derde, het quotiënt van de toegerekende conserverings- en restauratiekosten
en het aantal behandelde eenheden ('kengetal conservering').
Ten vierde, het quotiënt van de toegerekende publiekskosten en het aantal ver
leende diensten ('kengetal dienstverlening').
Niet alle werkzaamheden en kosten zijn in deze kengetallen terug te vinden,
dat hoeft ook niet. De hoofdfunctie (beheer) en de drie afgeleide functies (ont
sluiting, conservering en dienstverlening) zijn immers behoorlijk herkenbaar.
Het standaardiseren en vaststellen van de gegevens voor 'beheer' is eenvou
dig. 'Ontsluiting' en 'conservering' is eveneens te doen. Wel zal bij 'ontslui
ting' nodig zijn tevoren niveaux en kwaliteit van ontsluiting vast te stellen. Moei
lijker ligt het met 'dienstverlening'. Het bepalen van de daaronder vallende
diensten en het 'optelbaar' maken zal nog het nodige onderzoek vergen.
Zodra kengetallen over een groter aantal jaren bekend zijn zal het mogelijk
worden voorzichtige conclusies te trekken ten aanzien van de ontwikkelingen
binnen de beschreven archiefdiensten en zal het mogelijk worden het effect
van voorgenomen beleidswijzigingen te voorspellen. Voor het onderling ver
gelijken van kengetallen van archiefdiensten kan het, ondanks standaardisa
tie, toch nodig blijken wegingsfactoren aan te brengen. Verschillen in de sa
menstelling van het takenpakket leiden onherroepelijk tot moeilijker
vergelijkbare kengetallen.
In tabel 6 is aangegeven hoe de kengetallen 'beheer' van de beschreven ar
chiefdiensten in 1983 en 1987 luiden. Hoe lager het kengetal is, hoe gunstiger
de verhouding totale kosten-capaciteit. Het spreekt voor zich dat er een ze
ker minimum is, waaronder van een behoorlijke archiefzorg geen sprake meer
kan zijn. Het kengetal voor Heerlen is onaanvaardbaar laag en wordt veroor
zaakt door de voor het takenpakket volstrekt onvoldoende personeelsbezet
ting. De hoogte van het kengetal voor Alkmaar wordt verklaard door het feit
dat het gebouw al een aantal jaren overvol is. De grote verschillen in de waar
den van 's-Hertogenbosch en Leeuwarden worden veroorzaakt door de aan
vaarding van een nieuw en aanzienlijk duurder en groter gebouw in 's-
Hertogenbosch en door de vergroting van het depot in Leeuwarden.
5-3 Interne kengetallen
Interne kengetallen, hulpmiddelen voor de bedrijfsvoering, maken het moge
lijk gedetailleerde informatie te verzamelen en te interpreteren.
Een aantal basisgegevens staat voor lange tijd vast (bijvoorbeeld gebouw)
en behoeven alleen bij wijziging in de huisvesting te worden aangepast. Som
mige basissgegevens kunnen jaarlijks eenvoudig worden verkregen uit in an
dere kaders vervaardigde bronnen (bijvoorbeeld begrotingscijfers), voor an
dere is een registratie noodzakelijk (bijvoorbeeld produktiegegevens). Andere
basisgegevens kunnen worden verkregen door het registreren van de werktij
den naar werksoorten.
Willen interne kengetallen voor toetsing tussen verschillende archiefdiensten
geschikt zijn, dan is het noodzakelijk dat ook hiervoor de basisgegevens zijn
252
Tabel 6
Vergelijking kengetal 'beheer' 1983 en 1987
Alkmaar Delft Heerlen 's Hertogenb. Leeuwarden Zwolle
83 87 83 87 83 87 83 87 83 87 83 87
beheer 77 69 34 35 7 7 68 24 73 23 32 27
253
