Tabel 4 Vergelijking omvang archieven en verzamelingen 1983 en 1987
(archief en bibliotheek in meters planklengte; atlas x 1000 stuks)
Alkmaar
Delft
Heerlen
's Hertogenb.
Leeuwarden
Zwolle
83 87
83 87
83 87
83 87
83 87
83
87
archief 1156 1400
bibliotheek 850 875
atlas 26 30
2542 2603
1000 1009
125 132
850 885
863 826
21 39
13501758
250 685
25 358
13301500
700 700
100 105
1330
800
21
1950
650
30
Tabel 5 Vergelijking begrotingen 1983 en 1987
Alkmaar
Delft
Heerlen
's Hertogenb.
Leeuwarden
Zwolle
83 87
83 87
83 87
83 87
83 87
83
87
loonkosten 573 604
huisvesting 144 141
overige 204 79
758 670
263 312
210 294
237 210
175 246
121 47
541 725
35 605
377 120
629 622
80 193
97 84
757
204
222
729
196
65
totaal 921 824
1231 1276
533 503
953 1450
806 899
1183
990
Uit een vergelijking van de tabellen 2-5 kunnen allerlei conclusies worden ge
trokken. De eerste en belangrijkste conclusie ten aanzien van de systematiek
is deze: hoewel de gegevens binnen een instelling redelijk homogeen zijn (zeg
1983 appels, 1987 peren) is de waarde van de tabellen betrekkelijk: want de
relatie tussen 1983 en 1987 is fruit. De gegevens zijn namelijk achteraf 'pas
send' gemaakt, en dat is iets anders dan standaardisatie. Wil het mogelijk zijn
dit soort gegevens als echte kengetallen te gebruiken, dan moet standaardisa
tie vóóraf plaatsvinden.
Dit gebrek aan standaardisatie vooraf maakt overigens een toelichting op
tabel 5 noodzakelijk. In 1983 werd de loonsom van de wsw en andere niet-
ambtelijke medewerkers verwerkt in de post 'overig'. In 1987 is deze opgeno
men onder 'loonkosten'. Opgemerkt zij dat ten gevolge van het systeem van
jaarlijkse periodieke loonsverhogingen, de loonsom van een ambtelijke orga
nisatie met acht medewerkers jaarlijks met 10.000,tot 15.000,stijgt.
Verder valt op dat bij de afgelopen bezuinigingsronden wel alle lucht uit de
groep 'overige kosten' is geperst. De stijging van deze post bij Delft kan wor
den verklaard uit de toerekening van kosten voortvloeiend uit de nieuwe orga
nisatie (circa ƒ150.000,Nieuwe, nog op te leggen, bezuinigingen kunnen
alleen worden gerealiseerd door het verlagen van de huisvestingskosten, in de
praktijk vrijwel niet realiseerbaar, of door het verlagen van de loonsom, dus
door middel van ontslagen.
250
4
Suggesties voor standaardisatie
Standaardisatie betekent ook in ons geval dat de gekozen begrippen eenduidig
moeten zijn en dat zij in verschillende situaties (archiefdiensten) over een reeks
van jaren moeten kunnen worden gehanteerd. Aanpassingen zullen nodig zijn,
maar zij mogen niet te vaak voorkomen en zeker niet 'modisch' zijn.
Het moet mogelijk zijn de begrippen uit tabel 5 eenduidig te gebruiken, im
mers loonkosten van alle medewerkers (inclusief de loonkosten van een even
tueel vast ingehuurde schoonmaakdienst), huisvestingskosten (afschrijvingen
of huur, energiekosten, meubilering, telefoon, onderhoud en overige schoon
maak en dergelijke) en overige kosten spreken voor zich. Afspraken moeten
worden gemaakt voor de toerekeningen van de kosten van uitbestede werk
zaamheden (bijvoorbeeld een microverfilmingsproject). Eventuele afwijkin
gen zullen gering van omvang zijn en een verwaarloosbare invloed op de ken
getallen hebben.
Moeilijker is het om het eens te worden over definities van de in tabel 1 ge
kozen functies:
depot: alle kosten gemaakt voor de opslag van archieven en verzamelingen
instandhouding: alle kosten gemaakt voor het op peil houden of uitbreiden
van de materiële kwaliteit en van de omvang van archieven en verzamelingen
ontsluiting: alle kosten gemaakt voor het toegankelijk maken van archieven
en verzamelingen
publiek: alle kosten gemaakt ten behoeve van de dienstverlening aan het pu
bliek (studiezaal, exposities, cursussen, publicaties en dergelijke)
overhead: alle overige kosten (ook de aanloopkosten van nieuwe technieken,
bijvoorbeeld automatisering).
Sommige begrippen, vooral op het terrein van de produktie, zijn in de prak
tijk al gestandaardiseerd (zie bijvoorbeeld de jaarverslagen van de Rijksarchief
dienst), namelijk: geraadpleegde nummers, vervaardigde fotokopieën en der
gelijke. Het lijkt mij wel gewenst voortaan naast het aantal gereedgekomen
inventarissen aan te geven hoeveel inventarisnummers deze in totaal betreffen.
De inhoud van een enkel begrip zou moeten kunnen worden aangepast. Het
is wenselijk dat in het begrip bezoek niet alleen de feitelijke 'binnenkomst' van
een onderzoeker wordt begrepen, maar ook de duur van het verblijf. De werk
belasting in een studiezaal, dus de levering van diensten, wordt immers in be
langrijke mate bepaald door de verblijfsduur van een onderzoeker. Deze ver
andering is theoretisch gezien mogelijk. Van een onderzoeker moet dan voortaan
niet alleen worden verlangd dat hij of zij zich aanmeldt, maar ook dat hij of
zij zich afmeldt. Notering van het klokuur (10.25 uur 10) van binnenkomst
en vertrek geeft zonder al te veel werk het gewenste gegeven. Een secundair
belang, betere controle, wordt er ook mee gediend.
251
