conservering en restauratie, bijkomende werkzaamheden
huismeester- en bodewerkzaamheden
depotwerkzaamheden
schoonmaak
verslaglegging.
Een voordeel van deze indeling is dat, voorzover nodig, daarmee gemakkelijk
gegevens kunnen worden gecombineerd. Wanneer bekend is hoeveel tijd in een
jaar aan de voorbereiding van tentoonstellingen besteed is, kan eenvoudig wor
den uitgerekend hoeveel de tentoonstellingen aan lonen hebben gekost. Ge
combineerd met de gegevens betreffende uitgaven (bijvoorbeeld druk van ca
talogi) en inkomsten (bijvoorbeeld verkoop van catalogi) wordt het mogelijk
de totale kosten te benaderen. Een enkele perfectionist zal nog verder gaan
en ook de kosten van de benutte ruimten, verzekeringen, eventuele bewaking
en dergelijke toerekenen. Is de kostprijs van een tentoonstelling wellicht niet
van belang, anders ligt het wanneer een keus gemaakt moet worden tussen het
in eigen beheer verrichten van werkzaamheden of het uitbesteden daarvan.
2-3 Het omgaan met kengetallen
Zeker is dat, wil het zinvol zijn überhaupt met kengetallen te gaan werken,
we moeten beginnen met het standaardiseren van eenheden en meetmethoden
en met het verzamelen van kengetallen per archiefdienst. Bovendien moeten
we er op bedacht zijn dat dezelfde kengetallen dikwijls voor verschillende, soms
ook oneigenlijke, doeleinden worden gebruikt. Wanneer we willen weten hoe
veel zitplaatsen in een heringerichte studiezaal nodig zijn, aangenomen dat deze
technisch gezien groot genoeg is, dan tellen we het aantal en de duur van de
bezoeken, wellicht maken we ook een frequentietelling (op basis van: hoe laat
komt een bezoeker en hoe lang blijft hij). Vervolgens concluderen we bijvoor
beeld dat we in archief a met 10.000 bezoeken per jaar (250 dagen) aan 15,
met een veiligheidsmarge 20, zitplaatsen voldoende hebben, want de onder
zoekers blijven maar vijf minuten per bezoek en er zijn nooit meer dan 15 te
gelijk. In een ander archief, B, geeft dezelfde meting aan dat er voor 10.000
bezoeken 60, met marge 70, zitplaatsen nodig zijn, want zij blijven gemiddeld
vij f uur per bezoekmet niet meer dan 60 tegelij kVoor de bemensing per j aar
van de eerste studiezaal is 1 menskracht (inclusief verlof en ziekte 1,2) voldoende,
voor de tweede 3 (inclusief 3,6). Over de benodigde kennisniveaux praten we
nu maar niet. Tot zover weten we, aannemende dat voor een zitplaats, inclu
sief loopruimte, 3 m2 nodig is, dat studiezaal a 60 m* groot moet zijn en stu
diezaal B 210 m2. De benodigde loonsom, gemiddeld ƒ60.000,per mens
kracht, bedraagt voor a 72.000,en voor B ƒ216.000,
Tot zover is alles duidelijk. Beide bouwteams, bestaande uit een architect
en een financieel deskundige, ontmoeten elkaar toevalligerwijs. Architect a
concludeert dat collega b wel erg veel ruimte voor de studiezaal heeft gepland
en financieel deskundige b krijgt het gevoel dat hij door de archivaris voor de
loonsom geflest wordt. De bouwteams besluiten aan hun respectieve colleges
van Burgemeester en Wethouders voor te stellen de studiezalen even groot te
maken en voor beide twee formatieplaatsen beschikbaar te stellen. Wat is er
fout gegaan?
246
Een ander voorbeeld. Er is geld voor massaconservering. Bijvoorbeeld
100.000,per jaar voor een periode van tien jaar, dus 1.000.000,in to
taal. De archivaris maakt een kostprijsberekening. Er is geen restaurator, wel
een primitief restauratieatelier. De kosten van voorbereiding blijven in dit voor
beeld, eigenlijk ten onrechte, buiten beschouwing. Stel benodigd per jaar: loon
som 75.000,afschrijving ruimte en inrichting 10.000,materiaalver-
bruik ƒ10.000,totaal ƒ95.000,Over voor andere besteding 5.000,
Netto beschikbaar 1500 productieve uren, productie per uur 30 vel, totaal 45.000
vel, dat wil zeggen ƒ2,11 per vel.
Nu de uitbesteding. Netto beschikbaar ƒ80.000,(er moet nu immers 20%
btw worden betaald, er blijft 4.000,voor andere besteding over). Het par
ticuliere atelier hanteert de berekening: loonsom voor drie medewerkers
ƒ170.000,(f 70.000,h 2 X 50.000,—), huur ruimte en afschrijving in
richting 10.000, materiaalverbruik ƒ20.000,totaal 200.000,Netto be
schikbaar 5000 productieve uren, productie per uur 30 vel, totaal 150.000 vel,
kostprijs per vel 1,33 per vel. Het particuliere atelier heeft dus wel meer op
drachten nodig, maar onze collega kan in dit geval dus 60.000 vel laten behan
delen.
Naarmate het loonbedrijf groter wordt, arbeidsspecialisatie toeneemt en meer
technische hulpmiddelen beschikbaar zijn, zal nog goedkoper kunnen worden
geproduceerd. Vermoedelijk zou overigens bij nacalculatie blijken dat de kost
prijs in dit voorbeeld bij uitvoering in eigen huis hoger zou zijn, en die bij uit
besteding lager.
Een omslachtig voorbeeld voor een op zich eenvoudig probleem. De meesten
van ons zijn niet erg vertrouwd met dit soort berekeningen. Meestal leggen
we bij uitbesteding offertes naast elkaar, de opdracht gaat vaak naar de goed
koopste. Een kostprijsberekening van in huis gemaakte producten wordt bij
na nooit gemaakt. Jammer genoeg. Daardoor hanteren we een heel gezond
managementmiddel niet. Een managementmiddel dat binnen bereik komt zo
dra we over de daarvoor noodzakelijke gegevens, kengetallen, beschikken.
3
Getallen in de praktijk
De genoemde collega's, die al eerder gegevens over hun diensten hadden ver
geleken,3 besloten aan de hand van de voorgaande modellen op zoek te gaan
naar zinvolle kengetallen. Begonnen werd met een vergelijking van de begro
tingen voor 1987. In tabel 1 zijn deze weergegeven. De kosten zijn verdeeld
in loonkosten, huisvestingskosten en overige kosten. Per kostensoort zijn er
vijf kostenposten toegekend: depot (opslag), instandhouding (onder andere
inspectie, acquisitie, restauratie, microverfilming), ontsluiting (onder andere
inventarisatie, catalogisering), publiek (onder andere studiezaal, educatieve
taak, correspondentie), overhead (leiding, administratie, voormalig personeel,
overige kosten).
Vervolgens werd de vergelijking uit 1983 herhaald van de werkzaamheden,
de omvang van de archieven en de verzamelingen en de samenstelling van het
personeel. Het viel buiten het kader van dit onderwerp de overige berekenin
gen ook voor 1987 uit te voeren.
247
