de pica (Project for informated catalogue automation) demonstreerden hun
integratie van bibliotheekcatalogi. P. J. Horsman (Rijksarchiefdienst) schetste
de organisatie van de automatisering bij archiefdiensten en bij de Rijksarchief-
school stonden terminals opgesteld om zelf teksten te verwerken. H. Nagel
hout (cas Winschoten) legde uit hoe het archiefselectie- en inventarisatie
systeem asis werkte en drs. J. Hofman (Rijksarchiefdienst) vertelde de ins and
outs van maïs.
Drs. O. Hoogerhuis (Provinciale archiefinspectie Zeeland) en dr. P. Soetaert
(ub Kortrijk, voorheen kdc Nijmegen) voorspelden dat archieven in toenemen
de mate deel gaan uitmaken van een informatienetwerk. Archivarissen, bibli
othecarissen, documentalisten en mediaspecialisten zullen in samenwerking voor
informatie gaan zorgen. Standaardisatie en de wensen van de gebruikers zijn
belangrijke eisen, waarop de informatieverstrekkers zullen moeten letten.
Hoe de computer thans en in de nabije toekomst in archieven gebruikt wordt,
bleek uit de discussie onder leiding van drs. J. van der Ploeg (Gemeentear
chief Groningen). Onderscheid werd gemaakt tussen de administratieve taken
van een archiefdienst (depotbeheer, bezoekersregistratie, aanvraag van stuk
ken, boekhouding, tekstverwerking) en de inhoudelijke taken (inventarisatie
en nader toegankelijk maken). De keuze welke taken voor automatisering in
aanmerking komen, ligt geheel bij de diensten zelf. Of automatisering meer
kost dan het oplevert, of dat het een must is, bleef onderwerp van discussie.
Van de microverfilming is het 'nieuwe' zo langzamerhand af, zodat enige eva
luatie mogelijk was. G. J. Röhner (Gemeentearchief Utrecht) zette de organi
satorische aspekten op een rij en concludeerde dat, bij voldoende financiële
middelen, uitbesteding van het werk de voorkeur verdient, dat films en fiches
beide voor- en nadelen hebben en dat met spanning op de beeldplaat gewacht
wordt. Mevrouw drs. J. A. M. Y. Bos-Rops (Rijksarchief Zuid-Holland) kroop
in de huid van een gebruiker van microfilms en verwenste de moderne tijd:
slechte en ontoegankelijke films, gebruiksonvriendelijke lees- en afdrukappa
ratuur, op gebruikers afgewentelde kosten van verfilming.
Toegankelijkheid
Verschillende aspekten van het toegankelijk maken van archieven (waarvan
automatisering er overigens ook één is) werden belicht.
Prof. dr. P. Klep (ku Nijmegen) evalueerde vijf jaren broncommentaren. In
deze jaren kwamen twaalf commentaren gereed. Tot nu toe is het 'vaste' en
gebruiksneutrale stramien van het broncommentaar met succes toegepast. Wel
is de vraag gerezen hoe diep het commentaar moet ingaan op regionale varia
ties ten aanzien van bijvoorbeeld uitvoeringsprocedures. De redaktionele or
ganisatie was een coöperatie van archivarissen en historici, die niet eenvoudig
was, maar op inhoudelijke gronden toch gecontinueerd wordt. Het redaktio
nele beleid is gericht op het in de gaten houden wie waarmee bezig is. Daar
naast zullen ook gedrukte bronnen (gemeenteverslagen, volkstellingen) bewerkt
worden. Naast de steun van de van, het vrijwilligerswerk en de Rijksarchief-
school is een sterker draagvlak nodig: inbedding in de inventarisatietaak bij
Twee vertegenwoordigers van de Eerste
Afdeling van het Algemeen Rijksarchief:
mevrouw M. C. J. C. van Hoof, die een
rondleiding over haar afdeling verzorgde, en
drs. Th. H. P. M. Thomassen, die de klassieke
inventaris verdedigde.
(Foto's: J. Bos-Rops)
Een gesprek over automatisering:
drs. J. Hofman en drs. J. van der Ploeg.
rijks- en gemeentearchieven, organisatorische ondersteuning bij de rgp? De
verspreiding zal verbeterd worden dankzij de Stichting Archiefpublikaties.
Na het verschijnen van het Lexicon van Nederlandse archieftermen lijkt de
belangstelling voor archiefterminologie enigszins verdwenen. Drs. R. C. J. van
Maanen (Gemeentearchief Leiden) en drs. A. J. M. den Teuling pleitten voor
een revival. Het lexicon is geen bijbel van een dode samenleving, maar een woor
denboek in een snel veranderende maatschappij.
Op hetzelfde terrein ligt ook de problematiek van de thesaurus. Mevrouw
drs. M. Geesink (Bibliografie Nederlandse taal- en literatuurwetenschap) en
drs. D van Nieulande (ptt) zetten mogelijkheden en voor- en nadelen van een
thesaurus uiteen. De bntl is een voorbeeld van een onderwerps- of trefwoor
denthesaurus. Bij de ptt kent men het systeem Aridis, waarmee door de ar
chiefdienst correspondentie toegankelijk gemaakt wordt met het doel de in
formatievoorziening te verbeteren. Tot Aridis behoort een thesaurus van 6000
termen, waardoor ontsluiting met trefwoorden mogelijk is. In hoeverre de the
saurus in het archiefwezen bruikbaar is, bleef onduidelijk.
Moet de klassieke inventaris blijven? vroegen drs. Th. Thomassen (Algemeen
Rijksarchief, Eerste afdeling) en drs.H. van Schie (Algemeen Rijksarchief,
Tweede afdeling) in de ene sessie, drs. E. van de Bent (Gemeentearchief 's-
Gravenhage) en drs. J. P. Sigmond (Rijksarchiefschool) in de andere sessie zich
af. Terwijl Thomassen het voor de klassieke inventaris opnam, niets princi
pieels wilde veranderen, maar slechts een verouderd vormvereiste de door
lopende nummering - overboord wilde zetten, en daarmee het gesloten, defi
nitieve en statische karakter van de klassieke inventaris, voorspelde Van Schie
het einde van de inventaris, zoals generaties archivarissen die hebben gekend.
5
4
