3
Vergadering van de afgevaardigden van de archivarissenverenigingen (spa)
Aan de vergadering namen deel naast vier bestuursleden (afkomstig uit Frank
rijk, Canada, Nederland en brd) vertegenwoordigers van ledenverenigingen
uit brd, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk, USA en Israël. Als waarnemers wa
ren collega's uit Haïti, Japan, China, Zambia en Finland aanwezig. Als gasten
waren bovendien aanwezig de voorzitter van de ica, de secretaris van de ci-
tra, de oud-voorzitter dr. H. Dahm en een vertegenwoordiger van het Rode
Kruis te Genevè (International Tracing Service).
Naast de gangbare huishoudelijke punten werden behandeld de ontwikke
lingen rond het bulletin Janus, de uitwisselingen en de voorgenomen activitei
ten voor het Internationale Archiefcongres van 1988 te Parijs.
Van direct belang voor de leden, en vooral de niet-leden, van de spa is dat
het bestuur van de ica de door de spa voorgestelde contributietabel heeft goed
gekeurd. Dit betekent dat voortaan betaald moet worden door
nationale verenigingen met meer dan 100 leden 100
met 50 tot 99 leden 50
met minder dan 50 leden 35
regionale of gespecialiseerde verenigingen
met meer dan 100 leden 50
met minder dan 100 leden 35
De leden ontvangen hiervoor Archivum, Janus, het halfjaarlijkse bulletin van
de ica en uitnodigingen voor de Ronde Tafels en de Internationale Archief
congressen.
De vergadering stemde met de plannen van het bestuur in naast de ledenver
gadering tijdens het congres te Parijs ook te organiseren, waar mogelijk in sa
menwerking met andere gremia van de ica:
een Ronde Tafel voor verenigingen, waarin alle deelnemende verenigingen in
de gelegenheid worden gesteld om èn volgens een bepaald stramien voor hen
belangrijke ontwikkelingen toe te lichten èn publicaties uit te wisselen
een'inschrijfmarkt' voor publikaties (directe verkoop ter plaatse is als gevolg
van de Franse douanebepalingen helaas onmogelijk)
een videoscoop met bijdragen gewijd aan het Parijse thema (nieuwe media)
en aan voor derde wereldlanden specifieke archiefproblemen.
De vergadering was dankbaar voor de voortdurende ondersteuning door de
Vereniging van Archivarissen in Nederland van Janus. Hierdoor is het moge
lijk de verschijning van het blad in ieder geval tot en met 1988 te garanderen.
De invoering van de mogelijkheid van een individueel abonnement 10 per
jaar, luchtpost 20) lijkt aan te slaan.
Een belangrijk deel van de vergadering was gewijd aan uitwisselingen tus
sen verenigingen, al dan niet in samenwerking met archiefdiensten. Verslag
werd gedaan van uitwisselingen tussen Engeland en Nederland, usa en Chi
na, China en Engeland, Beieren en buurlanden en verschillende, vooral ge
meentelijke, archiefdiensten. In een aantal gevallen werd nadrukkelijk gebruik
gemaakt van de mogelijkheden die 'particuliere' instellingen als archivarissen-
52
verenigingen hebben. Wanneer officiële contacten om politieke of andere re
denen moeilijk kunnen worden gelegd, kunnen particuliere contacten een uit
weg bieden.
Opvallend was ook dat vele verenigingen begonnen zijn voor hun jaarlijkse
ledenvergaderingen zusterverenigingen in het buitenland uit te nodigen. Ne
derland ontving zo bijvoorbeeld uitnodigingen uit de USA, Duitsland, Frank
rijk, België en Engeland.
Het is nog te vroeg om deze periode van de spa te evalueren, maar het lijkt
nu al dat er een ontwikkeling naar groei bespeurbaar is, niet in het minst door
dat de invloed van archivarissenverenigingen in een aantal landen groter lijkt
te worden. Een ontwikkeling die ook tijdens de Ronde Tafel bespeurbaar was,
voor het eerst traden vertegenwoordigers van verenigingen als rapporteurs op,
voor het eerst worden de verenigingen nadrukkelijk in de aanbevelingen ge
noemd (zie bijlage 1).
4
Huishoudelijke vergadering van de citra
De vergadering was vrijwel geheel gewijd aan de behandeling van het monde
linge jaarverslag van de secretaris, onze landgenoot dr. F. C. J. Ketelaar. In
dit verslag gaf hij een overzicht van de resultaten van de verkoop van de Acta
van de voorgaande conferenties. Het lijkt er op dat met de introductie van de
Acta in een tweetalige versie (Engels en Frans) hogere verkoopcijfers zullen
worden behaald.3 De Acta van de 23e citra zullen binnenkort van de pers
rollen. De in deze zitting vastgestelde aanbevelingen volgen als bijlage 1.
Na uitvoerige discussie werd het voorstel van het bestuur aanvaard om voort
aan per deelnemer een inschrijfgeld van 50 te heffen. Elke deelnemer zal in
ruil dan twee exemplaren van de Acta ontvangen. Waarnemers uit het gast
land zullen slechts 25 hoeven te betalen, maar zij ontvangen dan ook maar
één exemplaar. De reden hiervoor is tweeërlei, enerzijds krijgt het bestuur iets
ruimere eigen middelen, anderzijds is het verzekerd van een minimum afzet
van de Acta, wat kan leiden tot een lagere produktieprijs. Het bestuur ging
verder in op een verzoek uit de vergadering in één van de vooraankondigingen
van de Table een korte uiteenzetting van het te behandelen onderwerp te ge
ven. Verwacht wordt dat zowel directeuren van nationale archiefdiensten uit
derde-wereld-landen als vertegenwoordigers van archivarissenverenigingen dan
iets minder moeite zullen hebben met het verwerven van de benodigde finan
ciële middelen.
De 25e citra zal van 21 tot en met 25 september 1987 te Gardone Riviera
(Italië) worden gehouden, met als onderwerp 'cultureel erfgoed en de archie
ven'. Voor deze bijeenkomst zal de, in 1988 formeel op te richten, Sectie van
gemeentearchivarissen worden uitgenodigd weer waarnemers te sturen.
53
