laar geeft op basis van een enquête onder een aantal nationale archiefdiensten
in zeven hoofdstukken een overzicht van de in de praktijk aangetroffen cen
tralisatie en decentralisatie van archiefbeheer en archiefzorg. Van de 37 uitge
zette formulieren waren helaas slechts 13 op tijd geretourneerd. Enkele landen
brachten hun antwoorden mee naar Helsinki, deze zullen in het in de Acta te
publiceren eindverslag worden verwerkt.
2-2 Uitgangspunten
In de inleiding van het rapport introduceert Ketelaar, met behulp van een ver
wijzing naar John Naisbitt's Megatrends: Ten New Directions Transforming
Our Lives (Warren, New York, 1982), de begrippen die hij zal gebruiken. In
dit boek beschrijft Naisbitt de nieuwe samenleving die ons te wachten zou staan.
De tien door hem verwachte ontwikkelingen noemt hij megatrends.
De eerste megatrend is de overgang van een industriële samenleving naar een
informatie-samenleving. Een volgende is de stap van nationale economieën naar
een wereldeconomie. De derde, voor ons van belang zijnde, megatrend is de
verschuiving van centralisatie naar decentralisatie, een verschuiving die zich vol
gens Naisbitt in onze gehele samenleving zal gaan voordoen. Niet genoemd
wordt de mogelijkheid in plaats van voor decentralisatie (overdracht van ta
ken èn bevoegdheden) te kiezen voor deconcentratie (overdracht van taken).
Alle landen kennen een nationale en een meer of minder lokale bestuurslaag.
De meeste landen kennen bovendien één, soms meer, tussenlagen. Federale lan
den (bijvoorbeeld brd en USA) hebben ook nog, boven de nationale
bestuurslaag, een federaal bestuur. Het hoeft geen betoog dat hoewel elke
bestuurslaag aan archiefvorming doet, het geen wet van Meden en Perzen is
dat elke bestuurslaag zijn archieven blijvend beheert.
Er lijkt een zekere mate van overeenkomst te bestaan tussen de bestuursvorm
van een land enerzijds en de organisatievorm van het archiefwezen en de daar
binnen geldenden gezagsverhoudingen anderzijds. Zo kent een land met een
gedecentraliseerd bestuurssysteem gewoonlijk ook een overeenkomstig archief
beheer.
Een schematische weergave geeft het volgende beeld:
federaal bestuur -«
I
■*- federale archiefdienst
1
T
nationaal bestuur
provinciaal bestuur -*
1
T
►- provinciale archiefdienst
T
lokaal bestuur
r
lokale archiefdienst
Bij het bekijken van dit schema moet worden bedacht dat, terwijl er steeds spra
ke is van een hiërarchische relatie tussen de bestuurslagen, er niet een dergelij
ke relatie tussen de onderscheiden archieflagen behoeft te zijn.
Tijdens de discussie werd duidelijk dat vrijwel iedereen van mening is dat
46
de organisatievorm van het archiefbeheer geënt behoort te zijn op de bestuur
lijke organisatievorm. 'Archives are the mirror of the administration', een on
voldoende hechte band of een band op te verschillend niveau leidt voor de ar
chieven onherroepelijk tot kwaliteitsverlies. Wel staat het de archivarissen
natuurlijk vrij waar mogelijk noodzakelijke invloed uit te oefenen om tot een
door hen gewenste organisatie te komen. Dit betekent voor de praktijk dat
er landen zijn waar bepaalde niveaux van archiefbeheer niet, of nog niet, voor
komen. In veel derde-wereld-landen verzorgen de nationale archiefdiensten het
archiefbeheer voor alle bestuurlijke niveaux. Soms wordt daarbij gebruik ge
maakt van gedeconcentreerde uitvoerende organen. Networking wordt daar
bij als een van de mogelijkheden gezien om te komen tot een effectief systeem
van archiefbeheer. Onder networking wordt de vorming van een 'sluitend net'
verstaan, bijvoorbeeld door deconcentratie van het nationale archiefbeheer,
dus in een hiërarchisch verband. Onder meer in Indonesië is daarvoor een proef
project opgezet. De Nederlandse vorm, waarbij het sluitende net wordt gerea
liseerd door de nationale archiefdienst enerzijds en lokale archiefdiensten an
derzijds, komt ook elders voor. Vormen van networking bestaan ondermeer
in Australië, Frankrijk en Canada.
Opvallend was dat in alle discussies steeds geredeneerd werd 'van boven naar
beneden'. Directeuren van nationale archiefdiensten lijken zonder uitzonde
ring van mening dat een 'lager' orgaan slechts kan ontstaan door ontvangst
van bevoegdheden van een 'hoger' orgaan. Lagere bestuurslagen, dus ook la
gere niveaux van archiefbeheer, kunnen in hun optiek alleen tot stand komen
door, al dan niet volkomen, decentralisatie van bevoegdheden vanwege een
hoger orgaan. Een interventie van Van Albada maakte deze impliciete opvat
ting zichtbaar. Duidelijk werd ook dat het takenpakket van lokale archief
diensten veelal breder, en anders, van opzet kan en moet zijn dan dat van na
tionale archiefdiensten. Wellicht zou tijdens een volgende Table Ronde hieraan
aandacht kunnen worden besteed.
Wezenlijk lijkt de opvatting dat een algemene rijksarchivaris een zekere mate
van zeggenschap zou moeten hebben over archiefbeheer op lagere niveaux. Over
de mate waarin betrokkene invloed zou moeten kunnen uitoefenen werd ver
schillend gedacht, politieke organisatie en persoonlijkheidsstructuur lijken daar
bij belangrijke factoren.
In de Acta zal een overzicht worden opgenomen van de belangrijkste sta
tistische gegevens.
2-3 Bevoegdheden en functies
Om enig inzicht te krijgen in bestaande relaties tussen functies van archiefbe
heer en de bevoegdheden van de archiefbeheerders analyseerde Ketelaar de in
gezonden antwoorden voor de functies:
selectie en vernietiging
inspectie en overdracht
ordenen en beschrijven
openbaarheid
conservering en restauratie
beheer van particuliere archieven
internationale contacten.
nationale archiefdienst
1
47
