en toegankelijkheid voor niet ingewijden bemoeilijkte.27 Daarenboven waren
de archiefbescheiden uit de periode van 1903 tot aan de invoering van de zaaks-
gewijze ordening grotendeels niet beschreven. Redenen waarom bij de inbe-
waringgeving besloten werd om een nieuwe plaatsingslijst over de jaren 1511-
1918 te vervaardigen, waarbij de rubrieken de opstelling in de kasten zijn gaan
volgen. Deze was overigens mede door verhuizingen verstoord geraakt. De be
schrijvingen van de inventaris van 1903 werden tevens gecontroleerd en waar
nodig tot en met 1918 aangevuld.28 De lengte van dit archiefgedeelte bedraagt
147 m1. Er heeft geen selectieve vernietiging plaatsgevonden omdat het beter
werd geoordeeld dit eveneens uit te stellen totdat meer inhoudelijke kennis was
verkregen.
Het Administratief archief 1919-1943 is bij de annexatie, hoewel dit een punt
van overweging is geweest, niet afgesloten en dientengevolge vermengd geraakt
met het archief van de 'nieuwe' gemeente Leeuwarderadeel.29 Als onderdeel
van de aan de inbewaringgeving uitgevoerde werkzaamheden werd de split
sing alsnog gemaakt en een voorlopige dossierinventaris van de archiefbeschei
den over de jaren 1919-1943 samengesteld. Uitgezonderd hiervan werden de
'doorlopende zaken' die na 1 januari 1944 zijn afgedaan.30 Dit afgesplitste ge
deelte had een lengte van 40 m31 en is volgens de bij het Gemeentearchief Leeu
warden gangbare selektieprocedure na machtiging van de gemeentesecretaris
van Leeuwarderadeel geschoond en in omvang teruggebracht tot 20'/i m
Als eerste richtlijn is bij de selektieprocedure gebruik gemaakt van de Lijst
van de voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven
van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850
(1983). Bij de tweede selektie is uitgegaan van een apart voor dit archief gefor
muleerd schaarsteprincipe dat rekening houdt met de vraag of er nog op ande
re plaatsen in voldoende mate bronnen worden bewaard die (zijdelings) infor
matie geven over de Leeuwarderadeelster, Leeuwarder en andere Friese
bedrijven in de twintigste eeuw, de relatie tussen de secretarie en andere ge
meentelijke instellingen, de Deelster infrastructuur, de industriële archeolo
gie, de relatie werkgever-werknemer, de mentaliteitsgeschiedenis en de Twee
de Wereldoorlog. Deze schaarstestukken zijn in de uiteindelijk vervaardigde
plaatsingslijst beschreven als zijnde «iet voor vernietiging vatbare (nvvv)-
archiefbescheiden. Bij de derde selectie werd het door het Gemeentearchief
van Leeuwarden gehanteerde 'nuljarenprincipe' toegepast. Dit principe gaat
er van uit dat de vraag naar bepaalde informatie aan verandering onderhevig
is en dat er dientengevolge uit het oogpunt van de Lijst en het schaarsteprinci
pe op het ogenblik soms te veel zou worden vernietigd. Teneinde hierop, al
is het maar enigszins, in te spelen worden de vvv-bescheiden uit elk jaar ein
digend op een nul alsnog bewaard. Daarnaast geldt als argument voor het han
teren van het nuljarenprincipe de mogelijkheid om meer gedegen bronnenkri
tiek te beoefenen. De nuljarenstukken die een gezamenlijke lengte van 2 m1
hebben, zijn niet in de plaatsingslijst beschreven, maar als bijlage opgenomen
in een 'vvv-stukkenlijst annex plaatsingslijst nuljaren'.
Bij de schoning van de omvangrijke serie persoonsdossiers werd in eerste
instantie een overzicht samengesteld waarin als gegevens werden verwerkt: naam
en voorletters, geboortedatum, de laatst vervulde funktie, de ontslagdatum
36
en de eventuele reden voor bewaring. Aan de hand van dit overzicht werden
de persoonsdossiers in drie series onderverdeeld:
a de niet voor vernietiging vatbare persoonsdossiers, te weten die van burge
meesters, gemeentesecretarissen en -ontvangers, hoofden van gemeentelijke
instellingen (zoals schoolhoofden), personen met bijzondere funkties en dege
nen voor wie bijzondere maatregelen en dergelijke hebben gegolden
b de voor vernietiging vatbare persoonsdossiers van de overige personen, voor
zover jonger dan 75 jaar die op verzoek van het Algemeen Burgerlijk Pensi
oenfonds voorlopig worden bewaard32
c de dossiers van personen die hun diensttijd in een nuljaar hebben beëindigd.
De beschrijvingen van de Nvvv-bescheiden en de vvv/nuljarenbescheiden zijn
in de vervaardigde lijsten op codegetal gerangschikt, waaraan voor de over
zichtelijkheid de hoofdstukgetallen en omschrijvingen zijn toegevoegd.
Het bevolkingsregister is in origineel tot en met de gezinskaarten over de jaren
1920-1939, en de akten van de Burgerlijke Stand tot en met jaar 1920 door
Leeuwarderadeel in bewaring gegeven. De originelen van het bevolkingsregister
na 1939 (persoonskaarten) zijn voor wat betreft de door Leeuwarden gean
nexeerde dorpen in 1944 naar de afdeling Bevolking aldaar overgebracht. Het
hele bevolkingsregister over de jaren 1850-1939 en de akten van de Burgerlijke
Stand tot en met 1943 zullen worden verfilmd. Kopieën in de vorm van micro
fiches komen ter beschikking voor intern gebruik op de afdeling Bevolking
van de Gemeentesecretarie te Stiens en op het Gemeentearchief van Leeuwar
den, de laatste over de jaren 1811-1920 ook voor onderzoek door derden. De
negatieven van deze microfiches zullen in de depots van het Rijksarchief in
Friesland worden opgeslagen.
Het is vooralsnog de bedoeling dat de Burgerlijke Stands-akten over de ja
ren 1921-1932 in het jaar 1999 en die over 1933-1943 in 2010 in bewaring wor
den gegeven. Het register van de gezinskaarten 1920-1939 en de bijbehorende
kaartjesklapper bleken in 1935 wegens de slechte materiële toestand van de
kaarten opnieuw te zijn opgezet. Praktische redenen hebben doen besluiten
de kaarten tot één register samen te voegen alvorens tot verfilming over te gaan.
Als bijlagen tot de plaatsingslijst van het Administratief archief 1919-1943 zijn
behalve de genoemde 'vvv-stukkenlijst annex plaatsingslijst nuljaren' een lijst
van de bewaard gebleven persoonsdossiers en een inhoudsopgave van de bouw
vergunningen van de Leeuwarder geannexeerde dorpen opgenomen.
Met het Administratief archief werden tevens de archieven van enkele diensten
en instellingen in bewaring genomen,33 waarvan aparte plaatsingslijsten zijn
samengesteld. Al deze plaatsingslijsten zijn, vergezeld van inleidingen en even
tuele bijlagen, in één verzameling ondergebracht waarop een summiere tref
woordenindex is gemaakt. Tevens is hierin de plaatsingslijst opgenomen van
het aan Leeuwarderadeel geschonken particuliere archief van een in 1972 op
geheven polder. Een ander aangetroffen archief van een nog bestaande rede
rijkerskamer werd, na de mededeling dat men het in het Gemeentearchief van
Leeuwarden wilde opslaan, binnen twee weken door het bestuur teruggehaald.
37
