eisen zijn naar verschillende papierfabrikanten gezonden om een idee van de
haalbaarheid en de prijs te krijgen.
Het zou het beste zijn wanneer het basismateriaal, papier, van een dusdani
ge kwaliteit is dat het, zoals het papier van vóór 1850, de eeuwen kan trotse
ren. Men werkt momenteel aan de eisen waaraan dit papier, evenals de inkten,
matrixprinters, copieerpapier en dergelijken moeten voldoen. Wanneer infor
matie die bewaard dient te blijven op 'goedgekeurd' papier gesteld wordt zal
dat in de toekomst veel problemen kunnen voorkomen en op den duur kosten
besparend werken.
Het in gebruik nemen van zo'n kwaliteit papier wordt, gezien de nieuwe ont
wikkelingen op het gebied van reproduceertechnieken en het gebruik van niet-
papieren informatiedragers, urgenter. Er ontstaat immers al het probleem dat
informatie die niet op papier gesteld is afhankelijk is van de apparaten waar
mee de informatie terug is te lezen. Men moet dan behalve deze niet-papieren
informatiedragers ook de aflees- en afdraaiapparaten bewaren, of de infor
matie steeds overzetten op nieuwe systemen. Dit is dus een zeer kostbare en
onoverzichtelijke situatie, terwijl informatie op goed papier, dit heeft de ge
schiedenis ons inmiddels geleerd, zonder meer te gebruiken is, eenvoudig te
reproduceren en eeuwenlang bewaard kan worden.
Bij gebruik van goed papier, een juiste berging en een zorgvuldige behande
ling kunnen dus in de toekomst veel problemen voorkomen worden en het zal
zeker kostenbesparend werken.
Bewaring van archivalia
In 1977 gaf het British Standards Institution zijn aanbevelingen voor de ber
ging en tentoonstelling van archiefmateriaal uit. In 1981 kwam de VAN-Com-
missie Regeling Archiefruimten met een eindrapport waarin uitvoerig beschre
ven wordt hoe archiefmateriaal op een verantwoorde wijze bewaard dient te
worden. Van recentere datum is de publikatie van het National Bureau of Stan
dards on Material for Archival Records in Denemarken over onder andere be
waring en conservering van archiefmateriaal.
Er zijn legio mogelijkheden om conserverend te handelen zonder dat het ar
chiefstuk zelf een behandeling ondergaat. De eisen voor verpakking zijn lang
zamerhand uitgekristalliseerd.
Omslagpapier dient een neutrale pH te hebben en bij voorkeur zelfs gebuf
ferd te zijn. De voorkeur gaat uit naar wit omslagpapier. Gekleurd omslagpa
pier kan nadelen hebben. De kleurstof van dit papier moet namelijk gegaran
deerd kleurecht zijn. Als dit niet het geval is bestaat het risico dat de kleurstof
gaat migreren in de archivalia zelf. Het papier moet verder een hoge vouw-
weerstand en treksterkte hebben. Deze laatste twee eigenschappen moeten vol
doen aan Din-, Tappi-, Nen- en ATSM-normen.
Omslagen voor foto's en negatieven moeten van polyester zijn met een dus
danige opening dat de foto's en negatieven makkelijk in en uit het hoesje te
halen zijn. Er mag geen weekmaker in het materiaal aanwezig zijn. Voor fo
to's, negatieven en microfilm gelden andere klimatologische bewaaromstan
digheden dan voor papier.
Het karton van dozen dient een neutrale pH te hebben en dient gebufferd te
zijn. Er mogen geen ijzerbestanddelen in het karton voorkomen. De dozen moe
ten voorzien zijn van openingen die de luchtdoorstroming garanderen en ze
moeten gemakkelijk open en dicht gaan. Het is voor de levensduur van de do
zen van belang dat ze gemaakt worden van een harde bordsoort.
Hantering van archivalia
Het optreden van mechanische schade houdt uiteraard niet op als aan de ver
pakkingseisen is voldaan. Veel van deze schade ontstaat bij het gebruik van
de archivalia. Het is van belang dat hiervoor richtlijnen komen en nog belang
rijker is dat men zich daaraan houdt.
Archivalia die vanuit de depots naar kantoorruimtes of naar de studiezaal
gaan moeten zo snel mogelijk terug naar de depots. Bij langdurige raadple
ging is het zelfs wenselijk dat dit in het depot zelf gebeurd. Het is af te raden
archivalia lang aan daglicht bloot te stellen en direct zonlicht dient absoluut
vermeden te worden. Nietjes, paperclips en andere ijzeren voorwerpen horen
zeker niet in archivalia thuis, omdat metalen katalytisch werken op afbraak
mechanismen in papier.
Ondanks de dagelijkse omgang en vertrouwdheid met de archiefstukken is
het van groot belang dat er ook bij de archivarissen een zeker respect blijft
bestaan voor de archivalia, voor de informatiedrager. Immers zonder deze dra
ger is er geen archief.
Ook de bezoeker kan veel bijdragen tot het voorkomen van mechanische
schade. Grote hoeveelheden archiefstukken in één keer aanvragen werkt be
schadigingen in de hand. Er kan tijdens het transport van alles gebeuren, een
overvolle tafel in de studiezaal levert problemen op en niet bestudeerde stuk
ken keren onverrichter zake terug in het depot. Het gebruik van andere schrijf
materialen dan potloden moet uit de studiezalen geweerd worden. Vulpennen,
ballpoints, viltstiften en rollerpennen kunnen schade aan archiefmateriaal ver
oorzaken, die bij behandeling later zeer grote problemen oplevert.
In de standaardinrichting van studiezalen zouden hulpmiddelen als boe
kensteunen, transportmappen en dergelijke opgenomen moeten worden. Ook
zou het wenselijk zijn dat hierin een fotografische opstelling komt zodat foto
graferen van archivalia door de bezoekers op een verantwoorde wijze geschie
den kan.
71
70
