res taken inside the archival institution: how can Archives quarantee that restric
tions on access are in fact adhered to?
2-5 Particuliere archieven en privacy
De bewaring van particuliere archieven in overheidsarchiefbewaarplaatsen
is in bijna alle landen een normale zaak. In de meeste landen vallen deze, ten
zij bij hun opname anders is bepaald, onder dezelfde regels als overheidsar
chiefbescheiden. De vraag rijst hierbij of de archivaris een bijzondere relatie
heeft tot degenen van wie het archief afkomstig is. Heeft hij bijvoorbeeld tot
taak de privacy van de schenker en in de bescheiden voorkomende personen
conform de regels van de privacy-wetgeving te beschermen?
Mevrouw T. Huskamp Peterson gaf met haar bijdrage Federal Records, pri
vacy and public officials in the United States inzicht in de praktijk in haar land.
Naar het inzicht van Duchein kunnen voor de relatie tussen de archivaris en
deze personen geen algemeen geldende regels worden vastgesteld. Oplossin
gen moeten van geval tot geval worden gevonden.
Daarnaast stelde hij dat voorkomen moet worden dat in contracten beper
kende bepalingen worden opgenomen met een langere looptijd dan de levens
duur van diegenen van wie het archief afkomstig is, laat staan langer dan de
levensduur van hun directe erfgenamen. Maar zoals steeds ten aanzien van par
ticuliere archieven moet worden bedacht, de uitzondering bevestigt de regel.
3 Vergadering van de afgevaardigden van de archivarissenverenigingen
(SPA)
Aan de vergadering namen deel naast vijf bestuursleden (afkomstig uit Ca-
nanda, Nederland, brd, Spanje en usa) vertegenwoordigers van ledenvereni
gingen uit Australië, USA, Canada, Nederland, Frankrijk, Joegoslavië, Vere
nigd Koninkrijk en Nieuw-Zeeland. Als waarnemers waren collega's uit Zweden
en India aanwezig.
Daar enkele aanwezigen voor de eerste keer aan een SPA-vergadering deel
namen gaf de voorzitter een uitvoerig overzicht van het doel en de werkzaam
heden van de spa. Vervolgens deed de secretaris verslag van de Internationa
le Archiefweken 1984 (zie bijlage 1).
Een regeling van de financiën lijkt eindelijk in zicht te komen. Het is de be
doeling dat voor kleine verenigingen en verenigingen uit landen met niet-
converteerbare valuta een aangepast contributiebedrag wordt ingevoerd. De
spa zou dan over 40% van de door leden-categorie B (archivarissenverenigin
gen) betaalde contributies kunnen beschikken. Nu ontvangt de spa een vast
bedrag, 600 us$, dat wil zeggen ongeveer 20%. Bovendien zal met ingang van
1986 een persoonlijk abonnement op Janus, het bulletin van de spa, worden
geïntroduceerd (10 us$ per jaar). Het valt te hopen dat de kosten van het se
cretariaat dan in 1988 door inkomsten uit eigen bron worden gedekt. Tot die
tijd zal de generositeit van de van en van enkele andere verenigingen de fi
nanciële overlevingskansen van de spa blijven bepalen.
De vergadering sprak ten aanzien van Janus de wens uit dat het bulletin in
de toekomst in de communicatiebehoefte zal gaan voorzien van die collega's
60
voor wie het moeilijk is, om welke reden dan ook, aan de internationale ar
chiefwereld deel te nemen. In de praktijk betekent dit dat Janus toegezonden
zal gaan worden aan, niet alleen alle bekende archivarissenverenigingen, lid
of niet lid, de nationale archiefdiensten, de iCA-officials, de abonnees, maar
ook een aantal opleidingsinstituten en redacteuren van tijdschriften in, voor
al, derde-wereldlanden. Eventuele consequenties voor de inhoud moeten nog
worden onderzocht. Financiële gevolgen zijn er in ieder geval.
Het was spijtig dat ondanks een behoorlijke inspanning de Latijns-
Amerikaanse verenigingen geen vertegenwoordigers hadden afgevaardigd. Het
waarom daarvan is ook buiten de vergaderzaal niet duidelijk geworden.
4 Huishoudelijke vergadering van de citra
De vergadering was vrijwel geheel gewijd aan de behandeling van het monde
linge jaarverslag van de secretaris, onze landgenoot dr. F. C. J. Ketelaar. In
dit verslag gaf hij een overzicht van de resultaten van de verkoop van de Acta
van de voorgaande conferenties. Het lijkt moeilijk te zijn met de verkoop uit
de geij kte klantenkring te brekenHet valt te hopen dat nu de A cta met ingang
van de xxne citra in een tweetalige versie (Engels en Frans) worden gepubli
ceerd de markt dit goede initiatief zal belonen met aanzienlijk hogere verkoop
cijfers.6 De in deze zitting vastgestelde aanbevelingen volgen als bijlage 2.
De xxive citra zal van 15 tot en met 18 september 1986 te Helsinki wor
den gehouden, met als onderwerp 'centralisatie/decentralisatie en de archieven'.
5 Excursies
De ontvangsten ter gelegenheid van de conferentie werden gekenmerkt door
een weinig vormelijke, ongedwongen hartelijkheid. Alleen op de momenten
dat het moest werden de egards in acht genomen. Waren de twee ontvangsten
door de governor van Texas en de acting Archivist van de Verenigde Staten,
F. Burke, op zich al de moeite waard, het hoogtepunt werd toch gevormd door
de wijze waarop de 'patrones' van de xxme citra, mevrouw Lady Bird John
son, de deelnemers voor een borrel en een barbecue op haar ranch bij John-
soncity ontving.
Bij elke receptie viel als kenmerk het egalitarian karakter van deze Ameri
kaanse samenleving op, gestoeld op 'iedereen die vooruit wil komen heeft de
zelfde kansen'. Een uitgangspunt dat het sterkst beleefd wordt in de 'een-ster
republiek' Texas, de enige Amerikaanse staat waar geen inkomstenbelasting
wordt geheven. Bijverschijnselen waren, niet alleen in het straatbeeld, waar
neembaar. Zo zijn voor veel Amerikaanse collega's een geslaagde carrière, maat
schappelijk succes en een hoog salaris synoniemen voor geluk.
Bij alle ontvangsten stond de kleine onderwijzer uit Johnsoncity, die het toch
maar tot president had geschopt centraal. Daarbij bleek een strijdigheid tus
sen enerzijds het met volhardendheid bereikte succes' en anderzijds 'het ge
voel', waarin de president en zijn familie nu als bijna sacrosanct worden erva
ren. Dit laatste is versteend verbeeld in de vormgeving van de Library als
monument, mausoleum, waarnaast en waarin de bezoeker zich voelt als bij
een Egyptische pyramide.
61
