recte opvolgers van de huidige gedrukte provinciale archievenoverzichten. Bij
een dergelijk aanpak zou gedacht kunnen worden aan een proefproject. Voor
het opzetten van de provinciale projecten zouden de voormalige redactiecom
missies voor de bestaande gedrukte delen van het archievenoverzicht gereacti
veerd kunnen worden. Een proefproject zou zo mogelijk in 1985 van start
kunnen gaan. In een volgende fase zou samenvoeging van de provinciale
bestanden onder beheer van een centrale database-beheerder overwogen kun
nen worden.
Welke weg ook door de Stuurgroep gevolgd zal worden met betrekking tot
de realisatie van een database, in ieder geval zal elke deelnemende instantie ge
bruik moeten maken van hetzelfde format. Ook op andere punten zal overleg
tussen de deelnemers aan de database een eerste vereiste zijn. Dit laatste voor
al ook gelet op toekomstige koppelbaarheid en uitwisselbaarheid met andere
systemen.
Standaardformat
1 Itemnummer
2 Systematisch nummer (categorie-aan
duiding)
3 Naam archief of verzameling
4 Periode in jaren
1 archiefvormer
2 archivalia/documentatie
5 Omvang
1 in meters
2 in inventarisnummers
6 Inhoudelijke aanduidingen (taak,
bemoeienis, functie, inhoud)
7 Beperking raadpleging
8 Toegankelijkheid
9 Volledigheid
10 Bronnenpublikaties en literatuur
11 'Verwante' archieven
12 Aard van de informatiedrager
13 Plaats in het depot
14 Acquisitie en verlies
1 acquisities (datum, titel, herkomst)
2 verliezen (datum, titel, bestemming)
15 Referenties in het dienstarchief
16 Selectie en vernietiging
17 Materiële toestand
18 Schaduwarchiefvorming
19 (Her)ontsluitingswerkzaamheden
Gekozen is voor een redelijk overzichtelijke opsomming zonder al te veel on
derverdeling. Daarvoor leze men de toelichting op het format.
De nummers 13-19 zijn uitsluitend bestemd voor intern gebruik. De on
derstreepte nummers vormen het Minimumformat.
Toelichting op de in het format opgevoerde gegeven
Algemene opmerking: afhankelijk van de financiële armslag zal in meerdere
of mindere mate gebruik gemaakt moeten of kunnen worden van (gebruikers
onvriendelijke) codes in plaats van direct leesbare teksten.
Ad 1 Het itemnummer
Het itemnummer is een identificerend codegetal, bestaande uit:
a een (code)getal voor de bewaarplaats, bij voorkeur toe te kennen door het
systeem
b een door de bewaarplaats intern vast te stellen identificatienummer (kan een
gewoon volgnummer zijn).
Bij gebruik van een geautomatiseerd archievenoverzicht moet elke op te ne
men eenheid voorzien zijn van een nummer, en wel zo dat daarmee (interna
tionaal de identiteit ondubbelzinnig vastgelegd is.
Het probleem doet zich voor, dat wat als eenheid in het archievenoverzicht
opgevoerd wordt, in archivistische zin vaak geen eenheid is: heel vaak is er
sprake van een conglomeraat van archieven, die in meer of mindere mate met
elkaar verbonden zijn, soms ten onrechte gedeponeerde archieven genoemd.
Aangezien het de bedoeling is gegevens van archivistische eenheden tamelijk
gedetailleerd op te nemen, komt men in de problemen wanneer men zo'n con
glomeraat te lijf gaat met het format, dat opgesteld is om de volledige gege
vens van één archief te kunnen registreren. Wil men namelijk alle archieven
van het conglomeraat gelijk en volwaardig behandelen (voor het terugzoeken
van alle informatie is dit noodzakelijk) dan ontstaan er moeilijkheden om elk
benodigd gegeven te koppelen aan het betreffende archief van het conglome
raat.
De oplossing die de projectgroep hiervoor aandraagt is de volgende. Elke
titel van het archievenoverzicht wordt geacht een archievenconglomeraat te
zijn met 1 tot n archieven. Het conglomeraat zelf krijgt het itemnummer
waaraan punt nul (.0) wordt toegevoegd, bijvoorbeeld 273.0. Op het formu
lier voor het conglomeraat worden alleen de gegevens ingevuld die op het con
glomeraat als totaliteit betrekking hebben. Voor elk van de onderdelen van
het conglomeraat (bijvoorbeeld 273.1 tot en met 273.x) wordt een apart for
mulier ingevuld.
Eén van deze onderdelen zou natuurlijk zelf weer een conglomeraat kunnen
zijn waarvoor dan dezelfde procedure als voor het eerste graads conglomeraat
toegepast moet worden. Deze manier van onderverdelen kan bij een voldoen
de flexibel systeem in beginsel onbegrensd worden voortgezet. Voor elk on
derdeel van het conglomeraat wordt dus een apart formulier ingevuld met ge
gevens die uitsluitend betrekking hebben op dat onderdeel. Ook aan niet in
een openbare bewaarplaats berustende archieven moet een itemnummer wor
den toegekend, bijvoorbeeld ten behoeve van het crpa. Deze records zijn
desgewenst niet vrij toegankelijk.
Ad 2 Systematisch nummer (categorie-aanduiding)
Het systematisch nummer geeft aan in welke rubriek van het archieven
overzicht het betreffende archief (of de verzameling) geplaatst is. Het geeft
dus het soort archief aan. Om redenen van externe dienstverlening en intern
beheer kan het handig zijn een bepaalde groep gelijksoortige archieven uit het
bestand te kunnen lichten, alsmede onderlinge relaties van archieven te kun-
231
230
