overzicht van de eigen bewaarplaats, voorzien van de alleen voor die dienst
toegankelijke beheersgegevens, kunnen worden geleverd.
2 In het systeem moet het handmatig door het crpa bijgehouden bestand van
gegevens inzake particuliere archieven in openbare archiefbewaarplaatsen
kunnen worden opgenomen.
3 Het systeem moet zodanig flexibel zijn dat in een latere fase aan het titel
bestand bijvoorbeeld de inhoud van bestaande toegangen kan worden toege
voegd zodat ontsluiting tot op inventarisnummers mogelijk zou kunnen zijn.
4 Daar inpassing in bestaande structuren de voorkeur verdient, moeten de mo
gelijkheden en de kosten (zowel landelijk als voor afzonderlijke archief
diensten) van het beheer door respectievelijk aansluiting bij Samsom (of een
andere commerciële database-beheerder) respectievelijk bij het pica (of een
andere instelling) worden onderzocht.
De projectgroep zou ook de opdracht hebben een standaardformulier voor
het invoeren van mutaties in een database te ontwerpen; doorslagen van dit
formulier moeten tevens kunnen dienen als administratie van aanwinsten en
overdrachten.
De projectgroep werd verzocht voor 1 januari 1984 rapport uit te brengen
aan de Stuurgroep. Het volledige rapport waarin ook de offertes van de ver
schillende database-beheerders zijn opgenomen werd op 7 december 1984
besproken in de vergadering van de Stuurgroep.
3
Verrichte werkzaamheden
De projectgroep heeft in totaal veertien keer vergaderd in de periode mei
1983-november 1984. Na de negende vergadering werd aan de Stuurgroep
een tussenrapport uitgebracht, waarin reeds een aantal aanbevelingen werd ge
daan. Tevens werd daarin een concept voor een standaard- en minimumfor-
mat opgenomen, voorzien van een toelichting. Het tussenrapport werd ver
krijgbaar gesteld en het format werd met toelichting gepubliceerd in Nieuws
van Archieven met het verzoek daarop te reageren. Van de zijde van de Rijks
archiefinspectie en het gemeentearchief van Groningen zijn reacties op het for
mat binnengekomen, die voor een deel in het bij het rapport gevoegde format
zijn verwerkt.
Na het uitbrengen van het tussenrapport aan de Stuurgroep heeft de pro
jectgroep de mogelijkheden onderzocht voor realisering van een centraal op
gezette landelijke archieven-database bij de volgende database-beheerders:
Samsom Information Technology Group, Samsom Datasystemen, pica
(Project Integratie Catalogus Automatisering) en het Universitair Rekencen
trum Nijmegen (Rapide-systeem).
Verscheidene leden van de projectgroep hebben in eerste instantie zowel
mondeling als schriftelijk de mogelijkheden bij deze instellingen afgetast.
Vervolgens werden de concrete specificaties, waaraan een landelijke systeem
volgens de projectgroep diende te voldoen, aan de database-beheerders voor
gelegd met het verzoek een offerte uit te brengen. Alleen van pica en urc
Nijmegen zijn naderhand offertes ontvangen.
228
Door Binnenlandse Zaken wordt op dit moment in samenwerking met de
Rijksarchiefdienst het GAOS-systeem (Geautomatiseerd Archieven Overzicht
Systeem) geconcipieerd voor geautomatiseerd archiefbeheer. Mogelijk zal
hierbij gebruik worden gemaakt van het door de projectgroep opgestelde for
mat, eventueel met enige wijzigingen. De GAOS-programmatuur zal wellicht
gratis ter beschikking worden gesteld aan andere archiefdiensten.
4
Samenvatting, conclusies en aanbevelingen
In de periode mei 1983 tot november 1984 heeft de projectgroep zich bezig ge
houden met het ontwikkelen van een format voor invoer van gegevens in een
op te richten landelijke archieven-database, alsmede met het onderzoeken van
de mogelijkheden tot realisatie van een dergelijke database. De archieven-
database is bedoeld voor automatisering van het titelbestand en de indices van
de serie gedrukte archievenoverzichten, voor beheer van archieven en voor
verstrekking van gegevens uit archieven, alsmede voor het gegevensbestand
van het Centraal Register van Particuliere Archieven.
Mede door overleg met organisatie- en computerdeskundigen meent de
projectgroep dat het automatiseren van het archievenoverzicht verbetering
van de beheersvorm te weeg zal brengen. Daaruit vloeien aanzienlijke bespa
ringen op het gebied van personeelskosten voort (minder tijd benodigd voor
research, sterke vereenvoudiging en vermindering van typewerk, snellere ser
vice van de depotsector). Ook een betere externe dienstverlening behoort tot
de mogelijkheden.
De projectgroep is van mening dat de mogelijkheid voor gebruikers van de
database om een gedifferentieerd gebruik van het systeem te kunnen maken,
al naar gelang behoefte en financiële middelen, voor de meeste diensten een
stringente voorwaarde zal zijn voor deelname aan een dergelijke database.
Gestreefd zal moeten worden naar een basissysteem waaraan alle archiefin
stellingen kunnen deelnemen, met uitbreidingsmogelijkheden voor instellin
gen die zulks behoeven.
De mogelijkheid van toegang tot de database voor individuele onderzoe
kers langs andere weg (bijvoorbeeld bibliotheken) moet worden overwogen.
De projectgroep is voorts van mening dat puur uit automatiseringstechnisch
oogpunt een centrale opzet van een landelijke archieven-database de voor
keur verdient boven een gedecentraliseerde aanpak. De bij automatisering zo
noodzakelijke uniformiteit en nauwkeurigheid zijn bij een centrale aanpak
meer gewaarborgd. Bovendien zal bij een centrale instantie meer know-how
(belangrijk voor verdere ontwikkeling) en geavanceerde apparatuur ingescha
keld kunnen worden.
Over de financiering van een en ander doet de projectgroep geen uitspraak.
De projectgroep beveelt aan de uitgebrachte offertes aan een nader onderzoek
te onderwerpen. Een aantrekkelijk aspect van een archieven-database, be
heerd door pica, vormt een gemakkelijke toegang voor archiefdiensten tot
bibliotheekbestanden en voor bibliotheken tot archiefbestanden.
Bij een eventueel te kiezen gedecentraliseerde aanpak per provincie zou ge
bruik kunnen worden gemaakt van de GAOS-programmatuur. Zo ontstaan di-
229
