Geautomatiseerd archievenoverzicht
Eindrapport van de projectgroep (samenvatting)
Noten
1 Naam of namen van degene(n) bevoegd tot in
bewaring geven.
2 Naam van de instelling of persoon waaraan of
aan wie de archiefbescheiden toebehoren.
3 Naam van de instelling of persoon waarvan of
van wie de archiefbescheiden afkomstig zijn.
4 Tenminste tien jaren.
5 Eventueel toevoegen:
a De naar het oordeel van de bewaringnemer
voor vernietiging in aanmerking komende be
scheiden zullen aan de bewaringgever worden
geretourneerd.
b Overtollige drukwerken zullen zoveel mogelijk
aan een andere daarvoor in aanmerking komen
de instelling in eigendom worden overgedragen.
6 Voorbeeld De archiefbescheiden uit de perio
de /daterend van vóór
/uit de laatste dertig jaar mogen alleen geraad
pleegd worden door de onderzoeker die tevoren
schriftelijk verklaart:
a dat de uit de bescheiden verkregen gegevens
slechts voor een bepaald doel zullen worden
aangewend;
b dat hij niets zal publiceren of op andere wijze
openbaar maken waardoor de belangen van
nog levende personen onevenredig kunnen wor
den geschaad;
c dat hij niet tot publikatie van gegevens uit de
archiefbescheiden zal overgaan dan na schrifte
lijke toestemming van de bewaringgever/de be
waringnemer;
d dat hij de overige gegevens uit de archiefbe
scheiden die hem ter kennis zullen komen en
waarvoor geen toestemming tot publikatie is
verkregen slechts voor eigen studie zal gebrui
ken en deze niet aan derden zal mededelen.
B Overeenkomst van schenking
De eerste ondertekenaar1
ten deze handelende namens2
hierna te noemen: de schenker
verklaart (verklaren) hierbij in eigendom over te dragen aan de tweede onder
tekenaar, dr. F. C. J. Ketelaar, in zijn hoedanigheid van rijksarchivaris in de
provincie Groningen, hierna te noemen: de rijksarchivaris, die verklaart in ei
gendom te hebben ontvangen ter opneming en bewaring in het Rijksarchief in
de provincie Groningen
over de periode
zoals nader gespecificeerd of te specificeren op een aan deze overeenkomst
toegevoegde of toe te voegen staat en wel op de volgende voorwaarden:
1 De rijksarchivaris verplicht zich (als a4) 5 De rijksarchivaris heeft (als a8)
2 De rijksarchivaris verplicht zich (als a6) 6 De schenker heeft (als a3)
3 De rijksarchivaris zal (als a5) 7 Nadere bepalingen (o.a. ten aanzien van de
4 De rijksarchivaris is (als a7) openbaarheid)
plaats en datumhandtekening(en)
Groningen, handtekening(en)
Noten 2 Naam van de instelling of persoon waaraan of
aan wie de archiefbescheiden toebehoren.
1 Naam of namen van degene(n) bevoegd tot 3 Naam van de instelling of persoon waarvan of
schenking en overdracht. van wie de archiefbescheiden afkomstig zijn.
226
1
Inleiding
In de vergadering van 24 januari 1983 besloot de Stuurgroep Automatisering
van de Vereniging van Archivarissen in Nederland tot de instelling van een
projectgroep Geautomatiseerd Archievenoverzicht. Aan de instelling lag de
overweging ten grondslag dat de gewenste actualiteit en toegankelijkheid van
de in de serie 'Archievenoverzichten' opgenomen gegevens niet op bevredi
gende wijze te bereiken zijn met traditionele middelen (handmatig bijwerken,
periodieke herdrukken). Computerisering van het gegevensbestand (opzetten
van een database) kan zowel voor het onderhoud als voor de gebruiksmoge
lijkheden aantrekkelijke vooruitzichten bieden.
2
Installatie, samenstelling en taak van de projectgroep
De installatie van de projectgroep Geautomatiseerd Archievenoverzicht vond
plaats op 11 mei 1983 door dr. F. C. J. Ketelaar, voorzitter van de Stuurgroep
Automatisering in het provinciehuis te Arnhem.
De aanvankelijke samenstelling was als volgt:
W. Veerman, streekarchivariaat Tiel-Buren-Culemborg, voorzitter
V. van den Bergh, Tweede Afdeling Algemeen Rijksarchief, secretaris
J. J. A. Buylinckx, Gemeentearchief Nijmegen
drs. M. van Driel, Rijksarchief in Gelderland
J.C.Riemens, Gemeentearchief Zutphen
C. J.van Soest, Centraal Register van Particuliere Archieven.
De heer Riemens was helaas door ziekte genoodzaakt zich terug te trekken.
De taak van de projectgroep bestond uit het doen van voorstellen tot auto
matisering van het titelbestand en de indices van de delen in de serie Archie
venoverzichten', uitgebreid met beheersgegevens voor archiefdiensten die
zulks op prijs stellen. Hierbij diende met de volgende voorwaarden rekening
gehouden te worden:
1 Het systeem moet in staat zijn tegen betaling regelmatig een bijgewerkt over
zicht van de inhoud van een of meer archiefbewaarplaatsen c.q. thematische
overzichten te produceren. Aan een meewerkende archiefdienst moet het
227
