Groninger modellen van
overeenkomsten inzake particuliere
archieven
F. C. J. Ketelaar
De VAN-commissie 'regeling openbaarheid archieven' heeft aan haar rapport
(zie hiervóór blz. 215 223) modellen van een akte van schenking respectieve
lijk van opneming en bewaring van particuliere archieven in een archiefbe
waarplaats toegevoegd. De akte van schenking bevat geen enkele voorwaar
de, terwijl sommige voorwaarden van de akte van opneming en bewaring
(nrs. 1, 2, 3, 4 en 7) mijns inziens aanvulling, precisering of een andere wijzi
ging behoeven. Mogelijk hebben collegae profijt bij publikatie van de door
het rijksarchief in de provincie Groningen gehanteerde modellen, die overi
gens veel ontlenen aan de modellen van de commissie. In de toelichting wordt
naar laatstbedoelde modellen verwezen door: croa.
Toelichting model a
1 (1 croa). Verlenging voor telkens vijf jaren
biedt meer uitzicht op continuïteit dan een jaar
lijkse mogelijkheid tot opzegging.
2 (6 croa).
3 (7 croa). croa 7 is te ruim geformuleerd.
4 (8 croa). Strikt genomen is deze bepaling over
bodig: tot de archiefbescheiden waarvan art. 2
van de wet de archivaris verplicht tot het bewa
ren in goede en geordende staat behoren ook
(art. 1, eerste lid, b.3°) de van particulieren
overgenomen archiefbescheiden.
5 Valt strikt genomen onder bepaling 4.
6 (5 croa).
7 (2 croa). Is stringenter geformuleerd, eventueel
met een uitwerking zoals noot 5 aangeeft. Is er
overigens ooit een archivaris die de voorschrif
ten van art. 4 Archiefbesluit (voor rijksarchief
bewaarplaatsen) en artt. 2 en 3, vierde lid,
Archiefbesluit (voor andere archiefbewaarplaat
sen) toepast? Toch gelden deze voorschriften
ook voor particuliere archieven (zie art. 1,
eerste lid, b 3°, Archiefwet 1962)1 Men mag er
van uitgaan dat deze voorschriften voor wat
particuliere archieven betreft door de gewoonte
hun kracht hebben verloren.
8 (3 croa). De tweede zin maakt het overbodig
bij elke aanvulling een nieuwe overeenkomst op
te maken. Dat is wel nodig indien bijv. de be
perkingen van de openbaarheid wijzigen.
9 (4 croa). Facultatief. Wel lijkt het voor de
eigenaar zekerder om de (eventuele) vergoeding
aan een maximum te binden. Gekozen is voor
de in art. 15 van het Archiefbesluit bedoelde
vergoeding. Natuurlijk mag acquisitie van een
belangrijk archief niet op deze voorwaarde af
stoten! In voorkomende gevallen kan men de
voorwaarde laten vervallen, mits de in artikel 1
genoemde termijn op twintig jaar of langer
wordt gesteld: de over zo'n lange periode af te
schrijven kosten wegen op tegen de baten, na
melijk de beschikbaarheid van een belangrijk
archief.
10 De nadere bepalingen zijn ontleend aan het
'formulier voor raadpleging van openbare ar
chieven' aan het slot van het CROA-rapport.
Toelichting model b
Dit model is grotendeels gelijk aan model a.
224
a Overeenkomst van opneming en bewaring
De eerste ondertekenaar1
ten deze handelende namens2
hierna te noemen: de bewaringgever en
de tweede ondertekenaar, dr. F. C. J. Ketelaar, in zijn hoedanigheid van rijks
archivaris in de provincie Groningen, hierna te noemen: de bewaringnemer,
verklaren te zijn overgekomen dat de bewaringgever in bewaring geeft aan de
bewaringnemer, die verklaart ter opneming in het Rijksarchief in de provincie
Groningen te hebben ontvangen de archiefbescheiden van3
over de periode
zoals nader gespecificeerd of te specificeren op een aan deze overeenkomst
toegevoegde of toe te voegen staat
en wel op de volgende voorwaarden:
1 De bewaargeving en -neming geschiedt op
kosten van de bewaringnemer en wordt aange
gaan voor een periode van jaren,waarna de
overeenkomst geacht zal worden voor telkens
vijf jaren te worden verlengd, totdat zij ten
minste zes maanden voor het einde van de als
dan lopende termijn schriftelijk door een der
partijen zal worden opgezegd.
2 De eigendom blijft bij de bewaringgever.
3 De bewaringgever heeft recht op raadpleging en
gebruik van de archiefbescheiden in de studie
zaal van het Rijksarchief. Op aanvrage van de
bewaringgever zullen hem archiefbescheiden
worden uitgeleend voor een telkens vast te stel
len termijn, tenzij de toestand van de archiefbe
scheiden zich tegen uitlening verzet. De aan de
uitlening verbonden verzendkosten kunnen in
rekening worden gebracht.
4 De bewaringnemer is verplicht de archiefbe
scheiden in goede staat te bewaren, overeen
komstig het bij of krachtens de Archiefwet
1962 voor het beheer van overheidsarchieven
bepaalde.
5 De bewaringnemer zal de archiefbescheiden or
denen, selecteren, inventariseren en in goede
plaats en datum
Groningen,
staat bewaren. Van de inventaris zal een af
schrift aan de bewaringgever worden verzon
den.
6 De bewaringnemer verplicht zich strikt de hand
te houden aan de onder 10 opgesomde bepalin
gen die de openbaarheid van de archiefbeschei
den beperken.
7 De bewaringnemer is gerechtigd, na overleg met
de bewaringgever, tot vernietiging van overtolli
ge bescheiden.5
8 De bewaringnemer heeft recht op aanvullingen
van het archief, zo mogelijk over te dragen in
blokken van vijf jaar. Op deze aanvullingen
zijn de bepalingen van deze overeenkomst van
toepassing, tenzij bij een aanvulling anders
wordt bepaald.
9 Indien deze overeenkomst op verzoek van de
bewaringgever wordt beëindigd heeft de bewa
ringnemer het recht de kosten, verbonden aan
het beheer, in rekening te brengen, tot een
maximum van 45,- per strekkende meter per
jaar.
10 Nadere bepalingen (o.a. ten aanzien van de
openbaarheid)6
handtekening(en)
handtekening
225
