Archieven, ouder dan 50 jaar, die nog berusten bij de instanties die deze ar
chieven hebben gevormd, behoren in dezelfde mate openbaar te zijn als ar
chieven die overgebracht zijn naar een archiefbewaarplaats in de zin van de
Archiefwet. Door de betreffende instantie dient een persoon aangewezen te
worden die belast is met het toezicht op deze archieven en behulpzaam is bij
de raadpleging ervan. Bovendien is het van belang dat steeds schriftelijk
wordt vastgesteld onder welke condities genoemde archieven raadpleegbaar
zijn. In de eerste plaats dient echter gestreefd te worden naar het overbrengen
van de archieven krachtens het bepaalde in artikel 5 van de Archiefwet. Door
het aanbieden van een modelformulier voor de raadpleging van niet-openbare
archieven en van modelformulieren van akten van opneming en bewaring en
van schenking hoopt de commissie bij te dragen tot de gewenste uniformiteit.
De commissie zou het toejuichen als dergelijke formulieren ook gebruikt zou
den worden voor de raadpleging van archieven die nog niet naar een openbare
archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Als ook particuliere archiefbeherende
instellingen zich zoveel mogelijk naar de voorgestelde modellen zouden willen
richten, zou de uniformiteit hiermee zeer gebaat zijn.
4-2 Particuliere archieven
Bij de overneming van particuliere archieven wordt meestal bepaald dat deze
voor zoveel jonger dan vijftig jaar alleen openbaar zijn voor wetenschappelijk
onderzoek, dit ter beoordeling van de archivaris. Soms wordt de toegang af
hankelijk gesteld van de toestemming van degene, die het archief overgedra
gen heeft. Publikaties op grond van gegevens uit het archief moeten soms aan
hem worden voorgelegd. Er zijn ook archieven die gedurende een bepaalde
tijd geheel gesloten moeten blijven. Allerlei regelingen zijn bruikbaar, mits de
gestelde beperkingen een aflopend karakter hebben. Uit de antwoorden op de
door de commissie gestelde vragen bleek, dat in een rijksarchief het archief
van een gynaecoloog berust, dat niet openbaar is, terwijl in een ander rijks
archief bij huis- en familiearchieven genoteerd werd dat daarvan slechts de
stukken, daterende van vóór 1878, 1906 en 1916 openbaar zijn. Dergelijke re
gelingen behoeven herziening.
De commissie acht het noodzakelijk dat geregeld is wie bij het overlijden
van degene die het archief overgedragen heeft, in diens plaats treedt om
toestemming tot raadpleging en publikatie te verlenen tot het archief open
baar is. De eisen voor de raadpleging van particuliere archieven mogen nim
mer zo ver gaan, dat de aspirant-onderzoeker een hele reeks familieleden om
toestemming moet vragen of alle nog levende personen, die in de stukken ge
noemd worden. De commissie is van mening dat bij de onderhandelingen over
de overdracht van een particulier archief ernaar gestreefd dient te worden dat
de toestemming tot het raadplegen van nog niet-openbare stukken en publika
tie van gegevens daaruit verleend kan worden door de archivaris/beheerder,
onverlet de rechten van de eigenaar van het archief in deze.
De beperkende bepalingen betreffende de openbaarheid van particuliere
archieven kunnen uiteraard bijgesteld worden door wijziging van de oor
spronkelijke overeenkomst van opneming.
218
4-3 Regels bij de raadpleging van niet-openbare archieven
De verlangde toestemming zal altijd schriftelijk moeten worden aangevraagd
met een opgave van de archieven die men wenst te raadplegen en het onder
werp van het onderzoek. In het algemeen zal de archivaris willen beschikken
over de naam van degene die het onderzoek begeleidt c.q. andere referenties
willen inwinnen over de aanvrager die het archief wil raadplegen.
Het zal van de bestaande regelingen afhangen of het verzoek tot raadple
ging gericht moet worden tot de archiefbeheerder of tot degene, aan wie deze
onmiddellijk ondergeschikt is, bijvoorbeeld het college van burgemeester en
wethouders. Bij het verlenen van toestemming tot raadpleging van niet-
openbare archieven zal een afweging moeten plaats hebben tussen het grote
belang van de openbaarheid en het daardoor mogelijk gemaakte ongehinder
de onderzoek naar 'hoe het geweest is' en de belangen van rijk, gemeente, in
stellingen en personen, die van politieke en financiële aard kunnen zijn. Zo
kan informatieverstrekking achterwege blijven als de eenheid van de Kroon
wordt bedreigd, de veiligheid van de Staat wordt geschaad, de betrekkingen
met andere landen in gevaar komen, economische en financiële belangen van
de Staat op het spel staan, de opsporing van strafbare feiten wordt bemoei
lijkt of de persoonlijke levenssfeer in het geding komt. Primair moet het doel
van het onderzoek bij die afweging betrokken worden en in mindere mate de
positie van de aanvrager.
Het begrip 'privacy', inhoudende dat de belangen van nog levende perso
nen niet (onevenredig) geschaad mogen worden door openbaarmaking van
gegevens, stond bij de besprekingen in het middelpunt. Het opnemen van
strafbepalingen in de Archiefwet voor het geval door publikaties de privacy
wordt aangetast, acht de commissie niet nodig en ook onuitvoerbaar. Het
Wetboek van Strafrecht biedt voldoende middelen om smaad en aantasting
van eer en goede naam te vervolgen. De beslissing van de archivaris/beheer
der is een overheidsbeschikking; is een onderzoeker over een genomen beslis
sing niet tevreden dan kan hij te allen tijde een beroep op de AROB-rechter
doen. Aan hen die door een niet toegestane publikatie misbruik hebben ge
maakt van het in hen gestelde vertrouwen kan op basis van artikel 22 van het
Archiefbesluit de toegang tot de archiefbewaarplaatsen ontzegd worden.
Van onderzoekers mag worden verwacht dat ze hetzij door een wetenschap
pelijke opleiding hetzij door een gebleken ervaring in het verwerken van
historisch-relevante gegevens de bekwaamheid bezitten, welke tot een even
wichtige publikatie leidt. Degene, die gemachtigd is tot het verlenen van
toestemming, kan de onderzoeker suggesties doen terzake de presentatie van
onderzoeksgegevens. De gemachtigde zal in de afwegingen ook de vraag laten
meespelen hoeveel over het onderwerp reeds bekend is uit andere archivali
sche bronnen zoals gedrukte jaarverslagen en persberichten. Aan de toestem
ming kunnen voorwaarden verbonden worden. Door ondertekening van een
verklaring, waarin deze vervat zijn, moet de onderzoeker zich bereid verkla
ren deze na te leven. De voorwaarden kunnen in vele gevallen gelijkluidend
zijn, maar ook speciale voorwaarden voor concrete gevallen zijn denkbaar.
Bovendien dient aangegeven te worden dat een onderzoeker de mogelijkheid
heeft in beroep te gaan bij degene aan wie de beheerder onmiddellijk onderge-
219
