Hoofdstuk lil Vorming en ordening van de dossiers der gemeentelijke orga
nen
Artikel 8
1 De archiefbescheiden moeten zodanig worden gerangschikt, dat de stukken
betreffende eenzelfde zaak in één dossier komen, tenzij zulks ondoelmatig
zou zijn.
2 De rangschikking der stukken binnen de dossiers dient zodanig te zijn, dat de
selectie ter vernietiging op eenvoudige wijze kan geschieden.
Artikel 9
1 De ordening van het archief van een algemene dienst of tak van dienst ge
schiedt volgens een vastgesteld ordeningsplan.
2 De ordening van de archiefbestanddelen dient zodanig te zijn, dat selectie ter
vernietiging op eenvoudige wijze kan geschieden.
3 Voor elk daarvoor in aanmerking komend archief wordt een archiefcode vast
gesteld. De indeling hiervan wordt ontleend aan de basis-archiefcode van de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Ingeval deze classificatie minder
bruikbaar is kan een andere systematiek worden gebruikt.
4 Plannen tot invoering, wijziging of vervanging van een ordeningsplan of ar
chiefcode door het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst behoeven
de goedkeuring van burgemeester en wethouders, die het advies inwinnen van
de gemeentearchivaris.
5 De gemeentearchivaris is bevoegd burgemeester en wethouders voorstellen te
doen tot invoering, wijziging of vervanging van een ordeningsplan of archief
code.
Hoofdstuk iv Het beheer van de archieven der gemeentelijke organen
Artikel 10
1 Van de dossiers wordt een inventaris aangelegd en bijgehouden, opdat steeds
op eenvoudige wijze kan worden vastgesteld welke archiefbestanddelen aan
wezig behoren te zijn en waar deze zich moeten bevinden.
2 Voor het dynamische archief worden de van een opschrift voorziene buiten
mappen der dossiers gelijkgesteld met een dossierinventaris in kaartvorm.
Artikel 11
1 Door of namens de registrator wordt aantekening gehouden van de uitlening
van dossiers en wordt gecontroleerd of de uitgeleende dossiers tijdig worden
terugbezorgd.
2 Het lichten en terugplaatsen van de dossiers geschiedt door of in overleg met
de registrator.
3 Verwijdering, zelfs tijdelijk, van een stuk uit een dossier is verboden, tenzij
zulks geschiedt met toestemming van de registrator.
4 Het invoegen van stukken in een dossier is slechts toegestaan aan de registra
tor.
252
Artikel 12
1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst waarborgt de goede en
veilige bewaring van de onder zijn dienst berustende archiefbescheiden.
2 De dynamische archiefbescheiden worden als regel centraal bewaard.
3 Afgesloten archiefgedeelten worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde
ruimten, zolang ze niet naar de in artikel 17 bedoelde archiefbewaarplaats zijn
overgebracht.
4 Plannen betreffende de bouw, verbouwing, inrichting of verandering van in
richting van ruimten, zoals bedoeld in het vorige lid, behoeven de goedkeu
ring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
Artikel 13
1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst bewerkstelligt, dat de
vervaardiging van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze en met ge
bruik van zodanige materialen, dat deze bescheiden een houdbaarheid bezit
ten overeenkomstig hun belang.
2 Dit belang wordt gequantificeerd in de stukkenlijsten als bedoeld in artikel
15, lid 2.
Artikel 14
1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst doet voorstellen aan bur
gemeester en wethouders betreffende het maken van reproducties van archief
bestanddelen vallend onder zijn beheer.
2 Over deze voorstellen beslissen burgemeester en wethouders, de gemeentear
chivaris gehoord.
3 De gemeentearchivaris is bevoegd burgemeester en wethouders voorstellen te
doen tot het maken van reproducties van archiefbestanddelen, zoals bedoeld
in lid 1
Artikel 15
1 Burgemeester en wethouders dragen zorg, dat vernietiging plaatsvindt van de
daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden binnen een jaar na het
verstrijken van de voor die archiefbescheiden geldende bewaartermijn, zoals
bepaald in de stukkenlijst als bedoeld in lid 2.
2 Voor de algemene diensten en takken van dienst wordt een stukkenlijst vast
gesteld van de archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen
op grond van de Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking
komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke
organen, dagtekenende van na 1850, zoals deze is vastgesteld bij beschikking
van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en van Binnenland
se Zaken van 24 augustus 1983, respectievelijk van 7 november 1983, of nader
bij beschikking van die ministers zal worden gewijzigd.
3 Deze stukkenlijst wordt aan de goedkeuring van burgemeester en wethouders
onderworpen, de gemeentearchivaris gehoord.
4 Wanneer het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst meent dat ar
chiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen, die niet in de vernie-
tigingslijst als bedoeld in lid 2 vermeld staan, doet hij daartoe een voorstel aan
burgemeester en wethouders.
253
