Positieve motieven vallen ook te noemen. Ten eerste verlangt een goed besluit
een explicitering van de archivistische handelwijze bij reorganisaties van ge
meentelijke diensten, bedrijven en instellingen. Tegenwoordig een hoogst ac
tuele zaak! Ten tweede dient de verantwoordelijke registrator als centrale fi
guur binnen de administratie zijn greep te versterken op de vele
commissiearchieven, gerubriceerde stukken en financiële bescheiden binnen
het apparaat. Juist deze leiden vaak een te afzonderlijk, onoverzichtelijk
bestaan. Ten derde moet het archiefstuk meer dan voorheen integraal aange
pakt worden, dit is vanaf zijn dynamische tot en met zijn statische stadium.
Met name komt dit naar voren in de eisen, gesteld aan de specificaties van de
te vernietigen stukken en aan de beschrijvende inventarissen. Ook de opbouw
van het nieuwe besluit bevestigt deze integrale aanpak. Na een algemeen
hoofdstuk wordt in de drie volgende de levenscyclus van het archiefstuk als
het ware op de voet gevolgd.
Dit besluit hanteert het begrip 'archiefbescheiden', zoals vervat in artikel 1
van de Archiefwet 1962. Duidelijk loopt deze omschrijving op de praktijk
achter. Reeds bij de behandeling van het wetsontwerp in de Kamer betoogde
de toenmalige staatssecretaris, dat onder archiefbescheiden ook zaken als ge
luidsbanden, computertapes, -output, microfilms kunnen vallen. De zeer
snelle ontwikkeling op administratief-technisch gebied maakt het onmogelijk
een uitputtende opsomming te geven van alle soorten informatiedragers, die
voor deze definitie in aanmerking komen. Over enige tijd zal de verwachte
wetswijziging wellicht een volgende poging doen in deze richting. Buiten kijf
staat, dat dit besluit naar de geest alle mogelijke ambtshalve opgemaakte en
ontvangen schriftelijke neerslag tot het begrip 'archiefbescheiden' rekent.
De verantwoordelijke registrator krijgt in dit besluit ruime aandacht. Hij
vormt de spil van de administratie en moet voldoen aan eisen van deskundig
heid en vakbekwaamheid. Alle archiefbescheiden van het apparaat dienen
door hem of in overleg met hem feitelijk te worden beheerd, dit ter bevorde
ring van een uniforme gedragslijn. Hierop werd al geduid. Zijn taak neemt
ook anderszins in zwaarte toe. Zo omvat deze tevens de aanleg van dossierin
ventarissen voor het dynamische en semi-statische archief, de opmaak van
stukkenlijsten, de vernietiging van stukken en de beschrijvende inventarisatie
van tien-jarenblokken. Een enorme achterstand in de selectie, vernietiging en
herinventarisatie der semi-statische archivalia moet de registrator wegwerken.
Een stukkenlijst kan hierbij helpen. Dit is een gedetailleerde categoriale opga
ve van archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, met
vermelding van de te hanteren bewaartermijnen. Uiteraard geven bij de
vaststelling de ministeriële richtlijnen van 1 december 1983 het kader aan,
waarbinnen de betrokken gemeentelijke en intergemeentelijke functionaris
sen met hun eisen moeten blijven.
De rol van de gemeentearchivaris wordt eveneens versterkt. Meer dan in het
verleden was voorgeschreven moet hij nu gehoord worden door of kan hij uit
eigen beweging voorstellen doen aan de zorgdragers. Ook aldus blijft de
gewenste uniformiteit binnen de totale organisatie beter gewaarborgd. Bo
vendien is de formele mogelijkheid geschapen, dat hij desgewenst de taak der
registratoren verlicht door met een speciaal revisie-, selectie- en inventarisatie
team, opererend vanuit de oud-archiefdienst, de semi-statische archieven te
bewerken.
Thans de manier waarop de voorbereiding van de wijziging heeft plaatsgevon
den. Een kleine werkgroep, gestuwd door de schrijvers, bereidde deze voor.
Zij baseerde zich op het Koninklijk Besluit Algemene Secretarieaangelegen
heden Rijksadministratie van 1980, het vigerende Besluit Post- en Archiefza
ken, vergelijkbare, wat afwijkende besluiten van elders, literatuur, ervarin
gen en gesprekken met collegae. Achtereenvolgens bespraken het Beraad
Chefs Interne Zaken, de Werkgroep Welzijn en de Management Overleg
groep het concept. Het beraad bestaat uit de feitelijke beheerders der post- en
archiefzaken te Roosendaal en Nispen. De werkgroep is een ambtelijk-
bestuurlijk adviesorgaan voor burgemeester en wethouders, terwijl de over
leggroep de gemeentelijke diensthoofden als leden heeft, dus de formele be
heerders. Een zekere bewustwording streefden de initiatiefnemers aldus met
een na.
Zodra de afdeling Juridische Zaken van de secretarie de juridische puntjes
op de 'i' had gezet, kon het dagelijks bestuur van de gemeente het besluit
vaststellen. Roosendaal en Nispen fungeert als centrumgemeente voor het
Streekgewest Westelijk Noord-Brabant. Voor zijn diensten heeft deze beslis
sing mede consequenties. Vertegenwoordigers hiervan werden daarom ook
bij de voorbereiding betrokken. Thans is het formele kader gereed. Nu komt
het op de uitvoering aan. Deze zal geleidelijk geschieden.
Noot
Dit artikel verschijnt eveneens in het september
nummer van Overheidsdocumentatie. Maande
lijks orgaan van de Vereniging voor documen
taire informatievoorziening en administratieve
organisatie fsoDj. De auteurs zijn respectieve
lijk gemeentearchivaris, coördinator semi-
statische archieven en chef interne zaken van de
gemeentesecretarie van Roosendaal en Nispen.
Besluit post- en archiefzaken Roosendaal en Nispen 1985
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
Dit besluit verstaat onder:
a gemeentelijke organen: de gemeentelijke bestuursorganen en de daarmee ge
lijk te stellen commissies en functionarissen.
b archiefbescheiden of stukken: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1,
lid 1, sub b, van de Archiefwet 1962.
c post- en archiefzaken: de verzorging van de ingekomen en uitgaande post, de
dossiervorming en -ordening, alsmede het archiefbeheer.
d ordeningsplan: een schema voor de indeling van een archief en voor de rang
schikking van zijn bestanddelen.
e archiefcode: een code, waarin de onderwerpen die bij een overheidsadmi
nistratie kunnen voorkomen, stelselmatig zijn ingedeeld ten behoeve van de
rangschikking en/of het toegankelijk maken van de archiefbescheiden van
dat orgaan.
registrator: het hoofd van de afdeling of het onderdeel post- en archiefzaken
van een algemene dienst of tak van dienst.
249
248
