Heerlen, Nijmegen, Leiden en Maastricht en de streekarchivaris van Zuid-
Oost-Brabant. Aan de hand van de door hen zowel schriftelijk als mondeling
verstrekte gegevens maakte de commissie een overzicht van de situatie bij vijf
representatief te noemen gemeenten, te weten 's-Hertogenbosch, Tilburg,
Gorinchem, Leiden en Delft. Met uitzondering van Gorinchem blijken de ar
chiefdiensten van de gemeenten na reorganisatie ondergebracht te zijn in gro
tere diensten of sektoren. Het rechtstreekse ambtelijk contact van de gemeen
tearchivaris met het college van B en w blijkt bij sommige gemeenten
impliciet ('s-Hertogenbosch, Leiden), bij andere expliciet (Tilburg) gewaar
borgd te zijn. In Delft beraadt men zich nog over de vorm waarin dit rechts-
reekse contact moet plaatsvinden.
De relatie tussen sektor- of diensthoofd en gemeentearchivaris is in de
meeste gevallen onduidelijk. De gemeentelijke archiefdienst van Gorinchem
is na reorganisatie een stafafdeling geworden met een vrij onafhankelijke po
sitie. De lijn naar het college van b en w bleef hier rechtstreeks.
Na verkregen goedkeuring van betrokkenen heeft de commissie deze infor
matie met een toelichting op de vraagstelling op 26 juni 1984 doorgestuurd
naar prof. Hennekens (zie bijlage 1). Deze antwoordde in een uitvoerig advies
op 8 augustus 1984 (zie bijlage 2). De strekking van zijn betoog is de volgende.
De plaats van de gemeentearchivaris binnen de gemeentelijke organisatie is
een zaak van de gemeenteraad. Bij de plaatsbepaling dient men ervoor te zor
gen, dat de gemeentearchivaris zijn wettelijke taak naar zijn specifieke kennis
en kunde kan uitoefenen zonder dat een andere gemeentelijke functionaris
hem daarin opdrachten, aanwijzingen, richtlijnen kan geven. De gemeentear
chivaris werkt onder de bevelen van het college van B en w. Dit houdt in, dat
hij zijn opvattingen en adviezen over zijn werkzaamheden ongeschonden op
het door hem nodig geachte tijdstip aan het college van B en w ter kennis
moet kunnen brengen en omgekeerd B en w aan hem. Wanneer de plaats van
de gemeentearchivaris in de gemeentelijke organisatie deze uitgangspunten
niet frustreert is volgens Hennekens voldaan aan het bepaalde in de Archief
wet. Kortheidshalve gesteld meent Hennekens, dat de Archiefwet slechts iets
zegt over de wijze waarop de gemeentearchivaris moet kunnen functioneren,
niet over zijn organisatorische plaats in het geheel.
De commissie kan zich geheel verenigen met de heldere notitie van
prof. Hennekens en wil derhalve de volgende aanbevelingen doen:
Indien in een gemeente het ambtelijk apparaat wordt gereorganiseerd dienen
voor wat de plaats van de gemeentearchivaris betreft twee punten in acht ge
nomen te worden:
1 De gemeentearchivaris moet zijn wettelijke taak (beheer van de gemeentelijke
archiefbewaarplaats en de daarin berustende archieven en toezicht op het be
heer van de niet-overgedragen archieven) naar zijn specifieke kennis en kunde
kunnen uitoefenen, zonder dat een andere gemeentelijke funtionaris hem
daarin opdrachten, aanwijzingen of richtlijnen kan geven.
2 De gemeentearchivaris werkt onder de bevelen van het college van b en w.
Adviezen en opvattingen over zijn wettelijk voorgeschreven werkzaamheden
moet hij ongeschonden op het door hem nodig geacht tijdstip aan het college
van b en w ter kennis kunnen brengen en omgekeerd het college van b en w
aan hem.
De commissie vestigt er de aandacht op, dat beide punten niet alleen door re
organisaties in de verdrukking kunnen komen. Ook in bestaande organisaties
kunnen situaties zijn gegroeid, die in strijd zijn met deze punten. De commis
sie adviseert derhalve om de bestaande gemeentelijke archiefverordeningen,
functiebeschrijvingen en instructies, indien nodig, op beide punten aan te pas
sen.
Tenslotte wil de commissie stellen, dat beide bovengenoemde punten het mi
nimum vormen van de eisen die aan de zelfstandigheid van de gemeentearchi
varis in de gemeentelijke organisatie worden gesteld. De raad van iedere ge
meente staat het vrij om deze zelfstandigheid nog meer gestalte te geven,
bijvoorbeeld door het creëren van zelfstandige archiefdiensten, die werkzaam
zijn onder de directe verantwoordelijkheid van het college van b en w.
Bijlage 1
Notitie van de commissie ten behoeve van
prof. mr. H. Ph. J. A. M. Hennekens
In verscheidene gemeenten in ons land wordt de organisatie van het ambtelijk
apparaat ter discussie gesteld. Het traditionele model, bestaande uit een secre
tarie met afdelingen en verschillende takken van dienst, schijnt daar niet ge
heel meer te voldoen aan de eisen die aan een efficiënt bestuursapparaat kun
nen worden gesteld. Aangedrongen wordt in die gemeenten op een integratie
van beleid en uitvoering, elementen die nu teveel verdeeld zijn tussen de secre
tarie en de takken van dienst.
In het traditionele model heeft de gemeentearchivaris met zijn medewerkers
een bijzondere plaats. Op grond van het bepaalde in artikel 25 lid 2 van de Ar
chiefwet 1962, alsmede op grond van de wetshistorische interpretatie van de
zelfde wet wordt aangenomen, dat in de gemeentelijke organisatie de gemeen
tearchivaris niet onder maar naast de gemeentesecretaris staat.1 Om aan deze
positie recht te doen zijn in de gemeenten met een gemeentearchivaris archief
diensten gevormd naar analogie van de takken van dienst ex artikel 252 Ge
meentewet. In de meeste gevallen zijn de archiefdiensten niet als zodanig door
de raad aangewezen. Wel is in een groot aantal gemeenten het bestaan van een
afzonderlijke archiefdienst geregeld door een door de raad daarvoor vast
gestelde verordening. Dit brengt met zich mee, dat de begroting en rekening
van een dergelijke archiefdienst als een afzonderlijk hoofdstuk te vinden is in
de Algemene Dienst. Bovendien bestaat er op het gebied van advisering en
rapportage een rechtstreekse lijn naar het college van b en w. Evenals de di
recteuren van de takken van dienst wordt de gemeentearchivaris benoemd
door de raad. Anders dan bij de benoeming van de overige directeuren het ge
val is, heeft de benoeming van de gemeentearchivaris door de raad een wette
lijke basis. Zij is geregeld in artikel 25 van de Archiefwet 1962, terwijl de raad
de benoeming van de overige directeuren zichzelf heeft voorbehouden. In dit
opzicht is de positie van de gemeentearchivaris sterker.
Nu in verscheidene gemeenten het traditionele organisatiemodel ter discus
sie staat doen zich ten aanzien van de positie van de gemeentearchivaris pro
blemen voor. In de nieuwe organisatiemodellen worden de afdelingen ter se
cretarie en de takken van dienst georganiseerd en samengevoegd tot nieuwe
239
238
